Вот как настроить идеальную подпись для ваших электронных писем Outlook.
Отправляя электронное письмо новому получателю, вышестоящему начальнику или перспективному работодателю, мы часто обращаем внимание на содержание электронного письма. Однако после того, как вы создали свое несомненно безупречное сообщение, хорошей практикой будет оставить подпись, которая напомнит получателю о том, кто вы, чем занимаетесь и как с вами связаться.
Подпись в конце электронного письма не только служит знаком профессионализма, но и позволяет избежать необходимости вручную подписывать свое имя после каждого сообщения в напряженный день. Кроме того, при указании вашего имени, роли, компании, идентификаторов социальных сетей и номера мобильного телефона виртуальная подпись фактически является электронной визитной карточкой.
Вот как добавить эту функцию в Outlook для Интернета и мобильных устройств.
Добавление подписи с компьютера
Шаг 1. Войдите в Microsoft
Независимо от того, используете ли вы Outlook из интернет-браузера или настольного приложения, сначала убедитесь, что вы вошли в свою учетную запись Microsoft. Если у вас несколько учетных записей, дважды проверьте, вошли ли вы в ту, которую хотите назначить подписью.
Шаг 2. Откройте настройки
После того, как вы вошли в систему, щелкните значок настроек (шестеренка) в правом верхнем углу вашего почтового ящика и найдите в самом низу опцию «просмотреть все настройки Outlook».
Шаг 3: Составление подписи
Теперь вы должны увидеть увеличенное меню настроек. Оттуда выберите Почта > Написать и ответить.
В разделе «Подпись электронной почты» выберите «Новая подпись». В поле «Изменить имя подписи» добавьте свое имя и фамилию, чтобы идентифицировать вашу подпись.
В текстовом поле ниже повторно введите свое имя и фамилию и рассмотрите возможность добавления должности/должности, текущего работодателя, любых социальных сетей, которые имеют отношение к вашей работе (и вы хотите, чтобы соответствующие люди находили их), такие как Twitter и LinkedIn, а также любые другие контактные номера телефонов или адрес электронной почты. адреса.
Более: Лучшие услуги хостинга электронной почты
Советы по форматированию
Вы можете использовать функции форматирования, чтобы выделять определенные разделы текста жирным шрифтом, подчеркивать или использовать другой шрифт — макет инструментов аналогичен макету документа Word.
Если вы хотите включить какие-либо дескрипторы социальных сетей, может быть полезно использовать инструмент гиперссылок, чтобы напрямую связать вашу платформу с текстом.
Пример того, как может выглядеть подпись электронной почты с гиперссылкой.
Шаг 4: Сохранение
После того, как вы усовершенствовали и настроили свою подпись, выберите «Сохранить». Все ваши исходящие электронные письма теперь должны содержать вашу личную подпись. Чтобы проверить, отправьте фиктивное электронное письмо себе или коллеге.
Шаг 5: Установка подписи по умолчанию
После нажатия «Сохранить» у вас также будет возможность выбрать подпись по умолчанию. То есть решить, хотите ли вы прикрепить свою подпись к новым сообщениям, ответам и переадресованным сообщениям или к тому и другому. Могут быть моменты, когда вы бы предпочли не включать свою подпись, например, в быстром ответе по электронной почте или когда вы пересылаете сообщение коллеге. Что бы вы ни выбрали, это ваше личное предпочтение.
Шаг 6: Тест
Все ваши исходящие электронные письма теперь должны содержать вашу личную подпись. Чтобы проверить, отправьте фиктивное электронное письмо себе или коллеге.
Более: Новый клиент Microsoft Outlook запущен. Вы обновили свой?
Добавление подписи с телефона
Если вы едете на работу или работаете в выходные, отправка электронных писем с наших телефонов является обычным делом, а добавление личная подпись намного лучше, чем сообщение по умолчанию «отправлено с iPhone» или «загрузить Outlook» в нижний.
Шаг 1. Загрузка Microsoft Exchange/Outlook
Если вы хотите добавить свою подпись на свой iPhone или Android, убедитесь, что вы загрузили последнюю версию приложения Microsoft Exchange/Outlook, а затем войдите в систему.
Шаг 2. Откройте настройки
Вы можете получить доступ к настройкам своего приложения Outlook, щелкнув значок профиля учетной записи в левом верхнем углу, а затем значок «Настройки» (шестеренка) внизу вкладки.
Шаг 3. Добавьте свою подпись
Как и на компьютере, выберите опцию «Подпись», а затем введите свою информацию.
Однако, в отличие от веб-версии, инструменты форматирования больше недоступны, поэтому мобильная подпись менее персонализирована.
Также: Как зашифровать почту и зачем это нужно
Вот оно!
Остались вопросы? Вот мини-сессия часто задаваемых вопросов, прежде чем вы пойдете.
Как сделать мою подпись в Outlook профессиональной?
К счастью для вас, в Microsoft Outlook есть галерея шаблонов подписей, которые вы можете скачать бесплатно, чтобы добавить профессиональный и личный стиль к вашей подписи. Шаблоны включают уникальные цвета, правильный интервал и возможность связать ваши профили в социальных сетях с виджетами значков.
Также не помешает черпать вдохновение из подписей коллег!
Как сделать мою подпись автоматической в Outlook?
Если вы хотите прикрепить свою подпись к каждому электронному письму, на которое вы отвечаете, отправляете, составляете или пересылаете, убедитесь, что вы выбрали ваше имя в качестве «подписи по умолчанию». На компьютере эта опция появится после того, как вы введете свое имя и информация. Если вы выберете свое имя в качестве параметра «по умолчанию» как для новых сообщений, так и для ответов и пересылаемых писем, ваша подпись будет автоматически следовать за каждым электронным письмом. На вашем мобильном устройстве подпись должна автоматически сохраняться после того, как вы введете свою информацию в опцию «подпись».
Я установил свою подпись, но она продолжает меняться автоматически?
Если ваша подпись постоянно меняется и ваша учетная запись Outlook связана с вашим местом работы, особенно корпоративным офисом, есть вероятность, что ИТ-отдел отменил любые изменения, внесенные вами в вашу подпись. Являются ли эти изменения ручными или автоматическими, неизвестно, поэтому поговорите со своим ИТ-отделом, и они должны помочь вам внести правильные изменения.
Больше инструкций
- Как легко установить облачный сервис дома за час или меньше
- Как начать свой собственный информационный бюллетень Substack
- Как отправлять большие файлы в Gmail — до 10 ГБ!
- Как легко сохранять и открывать файлы из сетевой папки в LibreOffice