إن الحجة حول الاستعانة بمصادر خارجية للبريد الإلكتروني تهيمن عليها التصورات والأحكام المسبقة وليس الحقائق الثابتة. معظم الشركات ليس لديها فكرة عن التكاليف الحقيقية.
قد مضى قليلا من النقاش ما يجري هنا بين مدوني ZDNet، سواء بشكل عام أو خاص، حول ما إذا كان من الأفضل الاستعانة بمصادر خارجية للبريد الإلكتروني أو الاحتفاظ به داخل الشركة. خلف الكواليس، جورج أو حتى أنه يحاول إعداد قائمة بجميع المكونات المطلوبة لإنشاء بورصة زائدة عن الحاجة الهندسة المعمارية، بما في ذلك البرامج والتوظيف، وذلك لإثبات أنها "أرخص" من الدفع مزود الاستعانة بمصادر خارجية.
أتعلم؟ لقد توصلت إلى استنتاج مفاده أن معظم الأشخاص الذين يفضلون الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني داخل المنزل هم ببساطة متحيزون. لا أرى أنها تتضمن أي تكاليف لبرامج الإدارة والمراقبة للتأكد من بقاء النظام قيد التشغيل وإرسال التنبيهات إذا لم يحدث ذلك."معظم الشركات لا تفهم التكاليف الحقيقية الصعبة لأنظمة المراسلة الخاصة بها" لا أرى أنها تتضمن تكلفة تغطية العطلات أو العمل الإضافي لمدير البريد الإلكتروني، لذلك أنا خمن أنه إذا تعطل النظام في الساعة 8 مساءً، فسيتعين على الجميع الانتظار حتى اليوم التالي قبل ظهوره مرة أخرى. يبدو أن هناك افتراضًا غير معلن مفاده أنه طالما قمت بإعداده بشكل صحيح، فإن النظام الداخلي لن ينهار (أو إذا حدث ذلك، فقط خلال ساعات العمل). في حين (يستمر الافتراض) الجميع يعرف ذلك
يواجه مقدمو الخدمات الخارجيون دائمًا انقطاعات في الخدمة... السؤال الآخر المثير للاهتمام الذي يدور في ذهني هو، كيف انتهى بنا الأمر إلى تركيز المناقشة على استضافة Exchange عندما أشعلها في الأصل تحركات جوجل مع Gmail? أين هي مقارنة الأسعار للبنية الأساسية لـ Gmail الداخلية مقارنة بتكلفة خدمة جوجل؟على أي حال، فإن دوري كمدون SaaS مقيم هنا على ZDNet هو أن أكون متحيزًا بالطريقة الأخرى، لذلك قررت أن أطلب من أحد الخبراء في الاستعانة بمصادر خارجية للبريد الإلكتروني إبداء وجهة نظره. باتريك فيترمان هو رئيس Mi8، وهي شركة مبتكرة مقرها مدينة نيويورك تأسست عام 1997، وهي متخصصة في تقديم خدمة Microsoft Exchange المستضافة كخدمة اشتراك.
يتمتع باتريك وشركته بخبرة طويلة في التعامل معها الخجل الطبيعي لمعظم الشركات بشأن الاستعانة بمصادر خارجية عبر البريد الإلكتروني، لذا فهو يتخذ خطًا تصالحيًا أكثر بكثير من نهجي القتالي الاستفزازي في مثل هذه الأمور. ولكن أكثر ما أذهلني بشأن ما كتبه هو نقطته الأخيرة، لذا سأبدأ من هنا ثم أعود للعمل مرة أخرى، لأنني أعتقد أنها يؤكد الطريقة التي تهيمن بها التصورات والأحكام المسبقة على هذه الحجة بدلاً من الحقائق الثابتة (لقد أضفت التركيز على بعض كتاباته كلمات):
"من المثير للدهشة أن كل شركة نتحدث إليها لديها تكلفة ملكية إجمالية لنظام المراسلة الخاص بها أقل بكثير من متوسط الصناعة، ووقت تشغيل أعلى بكثير من متوسط الصناعة! لا أقصد السخرية، لكن الأمر أصبح واضحًا بالنسبة لي لا تفهم معظم الشركات التكاليف الحقيقية الصعبة لأنظمة المراسلة الخاصة بها، كما أنها لا تقيس وقت التوقف عن العمل بدقة. نحن نساعد الشركات في حساب هذه الأرقام، وغالبًا ما تُصدم بما تكتشفه".
ويضيف أن الهدف من الاستعانة بمصادر خارجية ليس عادة توفير المال، ولكن تحسين أداء وموثوقية البريد الإلكتروني:
"لا يمثل الاستعانة بمصادر خارجية عادةً توفيرًا هائلاً في التكاليف، ولكنه أمر يمكن التنبؤ به، وهو ما يكون مفيدًا في كثير من الأحيان (ويجب أن يكون معادلاً تقريبًا لتكاليفك الداخلية على الأقل، وليس أعلى بكثير). يمكن أن يؤدي الاستعانة بمصادر خارجية إلى تحسين الموثوقية والأداء، خاصةً إذا كنت تستخدم نظامًا قديمًا ومعرضًا للمشاكل، أو إذا كان من الصعب الحصول على الموارد."
لقد استهل هذه التعليقات بتقييم متوازن للعوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند تقييم ما إذا كان سيتم الاستعانة بمصادر خارجية للبريد الإلكتروني أم لا:
"هناك العديد من الأسباب للتفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لنظام المراسلة، ولكن في رأيي، لا توجد رصاصة فضية لهذا، لا يوجد عنصر واحد يقول، "يجب عليك بالتأكيد الاستعانة بمصادر خارجية لمراسلتك!" بل هي الطريقة التي تزن بها مؤسستك عدة عوامل مختلفة:
- طبيعة المهام الحرجة للبريد الإلكتروني
- مدى توفر وتكلفة مسؤولي البريد الإلكتروني الموهوبين في منطقتك الجغرافية
- الميزانية العامة لتكنولوجيا المعلومات وتقويم المشروع
- مجموعة الميزات المطلوبة
- التكامل مع الأنظمة الأخرى
- المتطلبات التنظيمية التي تؤثر على البريد الإلكتروني
"أنا لا أتفق مع بعض الملصقات السابقة حول ما إذا كان ينبغي للشركة أن تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لنظام مهم حقًا، ولكن يجب أن يكون متوازنًا مع القضايا الأخرى المذكورة أعلاه. لقد أصبح البريد الإلكتروني مهمة بالغة الأهمية بالنسبة لمعظم الشركات، تمامًا مثل نظام الهاتف والاتصال بالإنترنت، ولكن مثل هذه الأنظمة الأخرى إنها ليست وظيفة عمل أساسية للشركة؛ بل هي خدمة البنية التحتية. وهذا من شأنه أن يضع الرسائل على رأس قائمة الأنظمة التي ينبغي أخذها في الاعتبار عند الاستعانة بمصادر خارجية."