فيما يلي تحليلي لتشريعات مراقبة تكنولوجيا المعلومات المقترحة، وهي خطوة مهمة وحسنة النية نحو تقليل الإنفاق المسرف على مشاريع تكنولوجيا المعلومات التي تتم إدارتها بشكل سيء.
اقترح السيناتور توماس كاربر [D-DE] تشريعًا لمراقبة تكنولوجيا المعلومات (S.920) هي خطوة حسنة النية ومهمة نحو تقليل الإنفاق المسرف على مشاريع تكنولوجيا المعلومات التي تتم إدارتها بشكل سيء. ومع ذلك، فإن مشروع القانون يعاني من نقاط ضعف كبيرة من شأنها أن تؤثر على فعاليته وربما تؤدي إلى المزيد من الهدر البيروقراطي.
بعد كلامي السابق مشاركة مدونة بشأن S.920، اتصل بي أحد موظفي مجلس الشيوخ الذي يعمل على التشريع لطلب التعليق على مشروع القانون. ونظراً للطبيعة الحاسمة لهذه القضية، والتي من المحتمل أن تنطوي على مليارات الدولارات، فقد رحبت بفرصة القيام بذلك. يلخص هذا المنشور تعليقاتي الأولية، ويعمل كأساس للمناقشة الأولية مع ذلك الموظف في مجلس الشيوخ.
- متعلق ب: يقدم مجلس الشيوخ مشروع قانون مهم لمراقبة تكنولوجيا المعلومات
هذا المنشور غير عادي لعدة أسباب:
- على حد علمي، لا يطلب مجلس الشيوخ في كثير من الأحيان من أحد المدونين أن يعمل كمعلق خبير على التشريعات المعلقة. في هذه الحالة، خلفيتي في تحليل فشل تكنولوجيا المعلومات والوقاية منه هي العامل الحاسم.
- قد يكون هذا المنشور مربكًا دون الدراسة أيضًا النص الكامل الفعلي من الفاتورة. عادةً ما أحاول أن أجعل المنشورات مستقلة عن المصادر الأصلية.. ليس كذلك في هذه الحالة
- يتضمن هذا المنشور الكثير من التفاصيل والقليل من وجهات النظر العامة، مما يجعل من الصعب قراءته. بمعنى ما، هذا المنشور عبارة عن تفريغ للدماغ وأعتقد أن بعض القراء قد يجدونه مثيرًا للاهتمام. أفكاري حول مشروع القانون هذا لا تزال في طور التكوين، لذا فإن هذا المنشور لا يزال قيد التنفيذ حقًا.
- هذه المشاركة ليست مكتوبة بشكل جيد. على الرغم من أنه يؤلمني نشر الملاحظات بدلاً من النص المصقول، إلا أن هذا هو أفضل ما يمكنني فعله الآن، نظرًا لضيق الوقت الذي يفرضه جدول أعمالي المزدحم.
وعلى الرغم من عيوبه، فإنني أؤيد هذه المبادرة ولا أقبل الحجة القائلة بأن مشروع القانون لا يفعل شيئا سوى خلق أعباء بيروقراطية إضافية. وكما توضح تعليقاتي أدناه، فإن مشروع القانون لن يحقق أهدافه دون مزيد من التحسين. ومع ذلك، حتى في حالته الحالية، فإن التشريع يثير قضايا مهمة حول فشل مشاريع تكنولوجيا المعلومات وإهدارها.
تحليل فشل المشروع
يقدم الجزء المتبقي من هذا المنشور تعليقًا على كل قسم من أقسام مشروع القانون.
القسم 1: عنوان قصير
يوضح هذا القسم ببساطة اسم الفاتورة.
القسم 2: النتائج.
يعرض معلومات أساسية ويصف الأساس المنطقي لمشروع القانون هذا.
يتناول مشروع القانون هذا التنفيذ وليس التخطيط، وبالتالي فإن إجراءات الرقابة لا يتم تفعيلها إلا بعد أن تحدد الأطراف المعنية أن المشروع فاشل. وبما أن التخطيط يتم عند المنبع، وقبل ظهور أي من الشروط التي تم تناولها في مشروع القانون هذا، توجد فجوة كبيرة. وهذا النقص كبير.
وعلى نفس المنوال، فإنه لا يسعى أيضًا إلى التحقق من صحة الحالة التجارية الأصلية للمشروع. وهذا أمر مهم لأن بعض المشاريع تدار بشكل جيد، سواء من الناحية الميكانيكية أو إدارة المشروع وجهة نظر، ولكنها في الواقع لا تخدم سوى القليل من الأغراض المفيدة أو توفر قيمة تجارية متناسبة مع التكلفة.
بشكل عام، لا يعالج مشروع القانون قضايا الإدارة في حد ذاتها. بل يصف مجموعة من الشروط التي تؤدي إلى أنشطة تدخل معينة يجب تنفيذها عندما يصل المشروع إلى حدود العتبة المحددة.
القسم 3: الشفافية في الوقت الحقيقي لمشاريع الاستثمار في تكنولوجيا المعلومات.
يتطلب من الحكومة إنشاء موقع ويب يمكن الوصول إليه بشكل عام يوضح الحالة والتقدم المحرز بالنسبة لخطة مشاريع تكنولوجيا المعلومات الحكومية.
على الرغم من أنها قد تبدو نقطة واضحة، إلا أن مشروع القانون لا يحدد الجمهور لهذا الموقع. يتطلب الجمهور العام لغة أبسط وعرضًا أوضح من جمهور مديري المشاريع المحترفين. على سبيل المثال، يتطلب مشروع القانون من موقع الويب عرض البيانات المتعلقة بإدارة القيمة المكتسبة، أ تقنية القياس شائعة الاستخدام في المشاريع الحكومية، ولكنها قليلة الفائدة للعامة جمهور. وما لم يأخذ موقع الويب في الاعتبار بشكل كامل متطلبات الجمهور المختلفة، فإنه قد لا يكون مفيدًا تمامًا لأي من المجموعتين.
ومن غير الواضح أيضًا كيف يختلف موقع الويب المحدد بهذا عن موقع موجود يسمى فيو-IT، الذي يديره مكتب الإدارة والميزانية. يتضمن VUE-IT مربع اختيار لتسليط الضوء على المشاريع عالية المخاطر ويتضمن معلومات تفصيلية. على الرغم من أهمية الشفافية، إلا أن تكرار مواقع الويب يعد إهدارًا ومربكًا للمستخدمين أيضًا.
ويتطلب مشروع القانون تحديث الموقع على أساس ربع سنوي، وهو ليس في الوقت الحقيقي حسب أي تعريف معقول. من الناحية المثالية، يجب أن يحصل موقع الويب على موجزات تلقائية من برنامج إدارة المشروع المستخدم على أساس يومي، مما من شأنه أن يخلق نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي لحالة المشروع.
القسم الرابع: المشاريع الاستثمارية في مجال تكنولوجيا المعلومات.
يضع تعريفات مفصلة ومتطلبات إعداد التقارير للمشاريع. يشير هذا القسم إلى أن رئيس قسم المعلومات لا يتمتع بسلطة إشرافية كاملة اليوم. ولذلك، أتساءل ما هي حدود الرقابة على مدير تكنولوجيا المعلومات اليوم؟
يبدو أن مشروع القانون يمثل في المقام الأول طلبًا لتقارير أكثر وضوحًا، وهو ما قد لا يفعل شيئًا سوى إضافة المزيد من العبء إلى الوضع الحالي مدراء تقنية المعلومات المرهقون. إن زيادة التقارير لها قيمة فقط إلى الحد الذي يكون فيه الشخص متاحًا لقراءة المعلومات المقدمة في الملف والتصرف بناءً عليها التقارير.
يناقش مشروع القانون معايير محددة لإعداد التقارير التي تؤدي إلى الأنشطة العلاجية، بناءً على المعلومات المستمدة من أنظمة إدارة المشروع. وتعتمد هذه القيمة لبيانات المشروع على ضمان قيام الموظفين بتحديث تلك الأنظمة بشكل صحيح بمعلومات دقيقة طوال عمر المشروع. هناك ثلاثة عوائق محتملة أمام تحقيق هذا الهدف: 1. قد يفهم المشاركون في المشروع وإدارته حالة المشروع أو يفسرونها بشكل غير صحيح؛ 2. وقد لا يقضون الوقت اللازم لإدخال البيانات بشكل صحيح في النظام؛ و3. يخضع المخطط بأكمله للتلاعب إذا حاول المشاركون في المشروعات عمدًا "التلاعب" بالنظام بالبيانات التي يدخلونها.
في الفئتين الأوليين، يمكن أن تنشأ الأخطاء بسبب قلة الخبرة، أو سوء معلومات المصدر، أو ضيق الوقت لإدخال بيانات الحالة. أما الفئة الثالثة فتتضمن التلاعب المتعمد، وهو ما يختلف جوهريًا عن النقص العادي في المعلومات. بالطبع، قد يكون من الصعب أحيانًا تحديد ما إذا كانت المعلومات الخاطئة ناجمة عن قلة الخبرة أو محاولة متعمدة للتلاعب. هذه الحقيقة وحدها تجعل من الصعب تحديد العقوبات.
هذا القسم من مشروع القانون مفصل، وهنا نقاط إضافية:
- يعتمد مشروع القانون على إدارة القيمة المكتسبة (EVM) كأداة قياس لتحديد حالة المشروع. ومع ذلك، فإن أهمية التقييم الأولي تمثل خطرًا على الحصول على بيانات ذات معنى في المراحل النهائية.
- يحدد مشروع القانون معايير وفروقات محددة تؤدي إلى خطوات مراقبة المشروع. ومع ذلك، لم يتم توضيح المنطق وراء هذه الأرقام.
- ولا يفرق مشروع القانون بين المشاريع التي لا تحتوي على دراسة جدوى مفيدة والمشاريع القيمة التي يتم إنشاؤها (أو تنفيذها) بشكل سيء. يغطي مشروع القانون فقط معالجة المشروع بعد حدوث حالات فشل قيد التنفيذ بالفعل. ونتيجة لذلك، فمن المحتمل جدًا أن تؤدي هذه التدخلات إلى إبقاء المشاريع على قيد الحياة بناءً على دراسة جدوى معيبة تمامًا. هذه المشكلة تشكل خطرا رئيسيا على مشروع القانون.
النقطة الأخيرة هي نقطة حرجة، لأن مشروع القانون لا يقيم حالة الأعمال الأولية بشكل منفصل عن تنفيذ المشروع. إذا كانت حالة العمل سليمة وقيمة بما فيه الكفاية، فيجب على الإدارة بالطبع تقييم سبب تجاوز المشروع للميزانية أو تأخره، لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح.
ومن ناحية أخرى، إذا لم تكن دراسة الجدوى سليمة، فيجب إيقاف المشروع وعدم الاستمرار فيه. من الصعب تحديد هذه القضايا في مجموعة محددة من القواعد، لأن هناك العديد من الاستثناءات والأحكام المطلوبة لإجراء هذه التقييمات. تتضمن التقييمات الكاملة العودة لإعادة فحص نقطة بداية المشروع وحالة العمل والقيمة.
القسم 11319: الاستحواذ والتطوير
من الواضح أن تحليل الاستحواذ والمتطلبات يلعب دورًا مهمًا في نجاح المشروع أو فشله. ومع ذلك، فإن الاستحواذ وتنفيذ المشروع مختلفان تمامًا لدرجة أنني أتساءل عما إذا كان ينبغي فصلهما من منظور الرقابة. تعتبر كل منطقة من هذه المناطق جوهرية، وأنا أشعر بالقلق من أن تجميعها معًا لا يعطي كل منها وزنًا أو عمقًا مناسبًا.
ينص السطر 23 من مشروع القانون على "(4) عملية لضمان تنفيذ الوكالة والالتزام بها العمليات." وتؤدي هذه اللغة مباشرة إلى التركيز البيروقراطي على العملية دون الحاجة إلى شيء ملموس نتائج. بالإضافة إلى ذلك، فإن الأشخاص المشاركين على أرض الواقع في إدارة المشروع غالبًا ما يكونون غير مؤهلين وليس لديهم الوقت لإنشاء عمليات جديدة. وينبغي أن يقدم مشروع القانون توجيهات أكثر وضوحا بشأن هذه النقطة.
يصف مشروع القانون مجموعة متنوعة من المقاييس التي يمكن استخدامها كلوحة تحكم لإعداد التقارير. يعد هذا النهج ممتازًا، ولكن من المهم أن تتذكر أن هناك جماهير متعددة (بما في ذلك الإدارة العليا وإدارة المشروع المديرين وموظفي المشروع وعامة الناس)، ولكل منهم متطلباته الخاصة، مما يعقد إنشاء لوحة القيادة. يجب على بعض المجموعات المركزية إنشاء قالب لوحة معلومات مشترك يُستخدم في جميع الوكالات. يجب أن يحدد القالب المعايير التحليلية، وتنسيق البيانات، وكذلك واجهة المستخدم المناسبة للجماهير المتعددة.
القسم 5: فريق النمر
يسمح هذا القسم من مشروع القانون للوكالات بمشاركة أفضل المواهب لإصلاح المشاريع الفاشلة. ومع ذلك، فإنه يثير أيضًا سؤالاً حول ما إذا كان الموظفون في هذه الوكالات لديهم الخبرة اللازمة لإنشاء وتنفيذ المشاريع المعقدة بنجاح. في بعض الحالات، قد يكون الفشل أمرًا لا مفر منه نظرًا لعدم توفر الموارد الماهرة بشكل مناسب أثناء مرحلة تعريف المشروع وأثناء مراحل التسليم النهائية.
يعد الافتقار إلى معلومات دقيقة أو كاملة أحد المعايير التي أدت إلى نشر فريق النمر. على الرغم من أن الإبلاغ المتأخر يعد علامة تحذيرية بالتأكيد، إلا أن الإبلاغ المتأخر وحده لا يعني بالضرورة أن المشروع يواجه مشكلات (بصرف النظر عن عدم تحديث البيانات بالطبع).
وكما قلت سابقًا، يخلق مشروع القانون طبقات إضافية من البيانات، مما يتطلب موظفين ماهرين لتحليلها. وبدون وجود هؤلاء الموظفين الذين يتخذون القرارات بناءً على البيانات، تصبح جهود المراقبة بأكملها عديمة الجدوى.
وتكرارًا للنقاط السابقة أيضًا، فإن فريق Tiger يتفاعل بشكل صارم مع مشكلات إدارة المشروع المستمرة. فهو لا يعالج المشاكل الأولية المتعلقة بحالة العمل الأساسية التي تم إنشاء المشروع عليها في المقام الأول. هذا أمر جيد، ولكن يجب الاعتراف بالقيد.
القسم 6. جوائز الموظفين للتميز
يدرك أنه ينبغي الاعتراف بموظفي المشروع الذين يقومون بعمل جيد.