كيف يعيد التحول الرقمي تشكيل ميزانية تكنولوجيا المعلومات: رحلة 3 مدراء تكنولوجيا معلومات

تستمر الخطوط الفاصلة بين الأعمال وتكنولوجيا المعلومات في التلاشي، مع تغير تقنيات الجيل التالي وتعطيل الطريقة التي ينجز بها المحترفون عملهم. ولا يوجد مكان يتجلى فيه هذا الأمر أكثر من ظهوره ونموه التحول الرقمي.

مع انتقال الأساليب ومسارات العمل من أماكن العمل إلى السحابة، أو من المهام اليدوية إلى العمليات الآلية، قد يصبح من غير الواضح أي قسم في الشركة مسؤول عن ماذا. على الجانب المالي، يمكن أن يؤثر هذا الاضطراب أيضًا على ميزانية تكنولوجيا المعلومات.

يعمل التحول الرقمي على إعادة تشكيل ميزانيات تكنولوجيا المعلومات في العديد من الشركات حول العالم. كان هناك تحول نهائي من نماذج إيرادات النفقات الرأسمالية إلى نماذج إيرادات النفقات التشغيلية للعديد من شركات البرمجيات التي تبيع الآن أدواتها كخدمة، على سبيل المثال. أيضًا، في حين أن التحول الرقمي قد يساعد الشركات على توفير الأموال في بعض المجالات، إلا أنه قد يؤدي أيضًا إلى بعض النفقات غير المتوقعة.

يرى: دليل قائد تكنولوجيا المعلومات لتحقيق التحول الرقمي (أبحاث التكنولوجيا برو)

سيختلف تأثير التحول الرقمي على ميزانية تكنولوجيا المعلومات بين الشركات. فيما يلي ثلاث دراسات حالة من ثلاث منظمات مختلفة جدًا.

1. أتمتة سير العمل في نيويورك

خطوتان من أكبر الخطوات نحو التحول الرقمي التي اتخذتها مدينة وايت بلينز، نيويورك ستبدأ في أتمتة ورقمنة سير العمل الحالي في أقسامها، حسبما صرح مدير تكنولوجيا المعلومات مايكل كوكلي لـ ZDNet. وكان ذلك لغرض محدد للغاية.

عندما يبدأ المواطن العمل مع الحكومة، فإنه غالبًا ما يحتاج إلى العمل مع وكالات حكومية متعددة لتلبية احتياجاته. ومع ذلك، قال كوكلي، إن هذه التفاعلات قد تكون معزولة حيث أن الإدارات قد لا تشارك البيانات المناسبة اللازمة لعملياتها الفردية.

"من خلال نشر حلول سير العمل المستندة إلى السحابة، قمنا بإنشاء كفاءات بين إدارات المدينة، وقللنا بشكل كبير من تعقيد العمل كمية الورق المستخدمة، وعززت تجربة الطرف الذي يهدف أو يحتاج إلى التعامل مع المدينة." كوكلي قال.

سيؤدي استهلاك الورق الأقل وساعات العمل الأقل إلى تقليل التكاليف، ولكن المستويات الجديدة من الأتمتة ستؤدي إلى زيادة في ميزانية تشغيل تكنولوجيا المعلومات. وقال كوكلي إنه بالنسبة للبلديات الأكبر حجما التي لديها عدد أكبر من المطورين الداخليين، فإن هذا قد يؤدي إلى زيادة في النفقات الرأسمالية أيضا.

تمكنت شركة White Plains من جعل بعض الخوادم افتراضية وتخطط أيضًا لجعل أجهزة الكمبيوتر المكتبية افتراضية، مما قد يساعد في تقليل تكاليف التشغيل. لكن كوكلي قال إن ذلك قد يقابله زيادة الإنفاق التشغيلي على أدوات مثل تلك الموجودة في VMware.

"في حالتي، من المهم أن أعمل مع قسم الميزانية لتحديد وتبرير الزيادات المحتملة في بنود ميزانيتي، والتأكد من أنني القدرة على تحديد والإشارة إلى الوفورات المتوقعة لكل قسم أو على مستوى المدينة والتي ستكون متوقعة نتيجة لنشر تكنولوجيا."

وحث كوكلي الشركات الأخرى التي تتطلع إلى التحول الرقمي على التفكير في النطاق الترددي المتزايد الذي يأتي مع التكنولوجيا الإضافية. لتقليل زمن الوصول، قد تحتاج الشركة إلى شراء موارد إضافية للشبكات. وقال كوكلي: "من الواضح أن هناك تكاليف مرتبطة بذلك، وكما هي العادة، فإن هذه التكاليف الإضافية تقع عادةً على عاتق ميزانية تكنولوجيا المعلومات".

2. شفافية الاتصالات لفريق الهوكي المحترف

عندما دالاس ستارز بدأ فريق NHL رحلة التحول الرقمي، بدأت مع فريق المبيعات. وأوضح دان دوجيندورف، رئيس قسم المعلومات ونائب رئيس العمليات التجارية في دالاس ستارز، أن المنظمة نقلت مركز الاتصال الخاص بها إلى منصة اتصالات سحابية من الصمامات لتحسين الرؤية والإدارة.

في السابق، قال دوجندورف، كانت المنظمة تعتمد بشكل أساسي على نظام الشرف للتأكد من أن الموظفين كانوا يقومون بالمكالمات التي كان من المفترض أن يقوموا بها. والآن، ومع وجود شاشة عملاقة تعرض البيانات الصحيحة، أصبح لديهم قدر أكبر من المساءلة والقدرات فهم المكالمات التي يتم إجراؤها، وإلى أي رقم، وتكرار المكالمات، ومكالماتها اتجاه.

تتم محاسبة النظام شهريًا لكل مستخدم، اعتمادًا على الخطة التي اختارها. هناك ثلاث خطط متاحة، وقال دوجيندورف إن فريق دالاس ستارز يستخدم الثلاثة جميعًا لمستويات مختلفة من المستخدمين.

وقال دوجيندورف: "لقد ارتفعت قيمة النفقات بالتأكيد". "ولكن، بغض النظر عما كنا سنفعله لترقية النظام، كان هناك شيء ما سيرتفع، لأن نظامي كان حرفيًا من التسعينيات، لذلك لم أدفع أي شيء مقابل ذلك."

ونظرًا لأن النظام قائم على السحابة، فإن التعافي من الكوارث لبيانات المكالمات متاح أيضًا، وهو ما قال دوجيندورف إنه لم يكن هو الحال سابقًا. يمكن لمندوبي المبيعات الآن أيضًا العمل من المنزل أثناء الطقس العاصف. لذلك، على الرغم من أنهم يتحملون نفقات تشغيلية جديدة، قال دوجندورف إن المنظمة تحصل على المزيد من الوصول إلى المزيد من الميزات مقابل التكلفة.

يرى: قالب سياسة ميزانية المعدات الجديدة (أبحاث التكنولوجيا برو)

مبادرة رقمية أخرى هي نظام تصوير المستندات الذي سمح لفريق دالاس ستارز برقمنة حساباته المستحقة الدفع وقال دوجندورف إن الفواتير وأتمتتها حيث يلزم إرسالها للحصول على الموافقات بناءً على المخططات التنظيمية وسلطات التوقيع. وقد أدى ذلك إلى تقليل وقت المعالجة من ثلاثة إلى أربعة أسابيع إلى يومين أو ثلاثة أيام.

وقال دوجيندورف إنه داخل دالاس ستارز، لا توجد قاعدة صارمة وسريعة لتحديد أولويات النفقات الرأسمالية أو النفقات التشغيلية، مما جعل من الأسهل متابعة جهود التحول الرقمي. وعلى الرغم من توفير المال، إلا أنه قال إنه ستكون هناك دائمًا تكلفة إضافية، ويحتاج مدراء تكنولوجيا المعلومات إلى ذلك تأكد من حصولهم على موافقة من المستخدمين النهائيين قبل متابعة تحول رقمي معين جهود.

وقال دوجندورف: "لا تنشغل كثيرًا بأن هذا حل تكنولوجي". "إنك تقوم بالفعل برقمنة ما تفعله الشركة بالفعل. لذلك، تحتاج إلى التأكد من أن المستخدمين النهائيين لشركتك يريدون ذلك، وأنهم مقتنعون به."

3. إبقاء الموظفين غير الربحيين على اتصال بالسحابة

عندما هيئة السياحة في سان دييغو شرعت في استكشاف رحلة التحول الرقمي الخاصة بها، وكان لديها هدف أكبر في الاعتبار. كانت المنظمة غير الربحية، التي تقوم بتسويق السياحة في سان دييغو، تحاول خفض ميزانية تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها بمقدار 200 ألف دولار. وقالت إيزابيل ساويربري، مديرة تكنولوجيا المعلومات، إنها تعمل أيضًا على تحسين الاتصال والاتصال للعاملين عن بعد زد نت.

وقالت ساوربيري إن السياحة هي ثاني أكبر صناعة في سان دييغو، وتستقبل المدينة حوالي 34.9 مليون زائر سنويًا. لقد كانت صناعة السياحة موجودة منذ بعض الوقت، لذلك كان جزءًا كبيرًا من الأهداف التقنية الشاملة للمنظمة هو التخلص من الأنظمة القديمة القديمة ودمج الأدوات حيثما أمكن ذلك.

وفي محاولة للتحديث، بدأت المنظمة بنقل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يبلغ عمره 10 أعوام إلى السحابة. على وجه التحديد، اختار أوراكل تخطيط موارد المؤسسات السحابيةقالت ساوربي، إن ذلك ساعد في توفير أموال الاستضافة والدعم، بينما لم يتطلب أيضًا أي نفقات رأسمالية للترقيات. وقالت سوربري إن الترقيات، بشكل عام، كانت أقل إيلامًا، حيث كان النظام أسهل في الاستخدام، ويوفر وصولاً أسرع إلى الميزات الجديدة، والتنفيذ السريع.

بالنسبة لإعداد التقارير، قامت هيئة السياحة في سان دييغو بدمج جميع أنظمتها في منصة واحدة لإعداد التقارير، لوحة.

وقال ساويربري: "يعد Tableau حلاً منخفض التكلفة نسبيًا بالمقارنة مع أدوات ذكاء الأعمال الأخرى، كما يمكن تدريب المستخدمين المتميزين على إنشاء التقارير بدلاً من استخدام موارد تكنولوجيا المعلومات للتطوير".

وحاليا تعمل المنظمة على التنفيذ مايكروسوفت 365، ولكن ثبت أن هذا "مكلف" مقارنة بمجرد ترقية المستخدمين إلى أحدث إصدار من Microsoft Office Suite، كما قال ساويربري. ومع ذلك، فقد أثبت التخزين السحابي والوصول إلى Sharepoint فوائدهما.

يعد النهج الذي تتبعه هيئة السياحة في سان دييغو للتحول الرقمي فريدًا من حيث أنه يقع في إطار هدف محدد حول تقليل ميزانية تكنولوجيا المعلومات. يوضح هذا النهج بعض الاستثمارات التي يمكن لشركة أو مؤسسة القيام بها لتوفير المال مع تحسين العمليات في نفس الوقت.

وقالت سوربري: "من خلال بذل هذه الجهود، مكّن ذلك فريق تكنولوجيا المعلومات لدينا من التركيز على الابتكار وتقليل تكاليف التطوير وتجنب قضاء الوقت في إجراء الصيانة".

انظر أيضا

• التحول الرقمي: دليل CXO (تك ريبابليك)
• التحول الرقمي على وشك مواجهة واقع الأعمال مقابل شد الحبل الاستثماري (زد نت)
• حزمة Lean Six Sigma وإدارة الجودة (أكاديمية TechRepublic)
• الموظفون الذين يتعاملون مع العملاء والذين تركوا وراءهم في التحول الرقمي: مايكروسوفت (زد نت)
• تقرير: الاستراتيجيات الثلاث للتحول الرقمي الناجح (تك ريبابليك)