Когато правите своя аргумент за ИТ бюджета за следващата година, имайте предвид тези потенциални пропуски, които могат да доведат до сериозни рискове и повече разходи.
Има различни причини, поради които ИТ лидерите могат да се объркат по време на бюджетния процес. Например, ИТ проектите са предизвикателни за описване на бизнес потребители, които не са техници. (Спомняте ли си колко трудно беше да се обясни виртуализацията и облачните изчисления?) И в днешната щадна корпоративна среда е трудно да се продаде голяма капиталова инвестиция с фиксирани разходи във времето или инвестиция в долари за обучение за ИТ персонал, който може да работи вместо да посещава класове.
Ето пет от най-честите бюджетни грешки, които ИТ лидерите допускат, и съвети как да ги избегнете.
1: Неуспешно проектиране на дългосрочни разходи за облак
Една от предимствата на приложенията, базирани на облак, е, че те могат да бъдат изразходвани оперативни разходи и да се разширяват или свиват според нуждите. Това е удобен модел за финансови директори, които измерват корпоративното представяне от тримесечие на тримесечие и които искат да знаят, че има гъвкавост в бюджета, ако трябва да постигнат конкретни финансови цели. Също така е по-лесно за специалист по ИТ бюджет да влезе в бюджетна среща, ако може да представи сценарий, при който даден разход е оперативен и следователно дискреционен.
Въпреки това, ако вашата дългосрочна цел за конкретно ИТ приложение изисква да имате пълен управленски контрол върху него и вие предвиждате, че приложението да бъде част от вашата корпоративна ИТ в продължение на години, вие дължите на себе си и на финансовия директор да екстраполирате разходите за продължаване на плащането на трета страна цена за наем. Бихте могли да разходите актива с фиксирана амортизация и това всъщност може да се окаже по-евтино с времето.
2: Недостатъчно инвестиране в обучение
Обучението е дискреционен разход, така че е обичайно обучението да се планира през второто или третото тримесечие - или поне в момента, когато компанията знае, че ще има добра година.
При настоящия недостиг на ИТ умения забавянето или отмяната на обучението може да бъде много пагубно. Обучението е област, в която CIO и неговият ръководен екип трябва непрекъснато да се обучават ръководството относно важността на това да има персонал, подготвен да управлява новите технологии, които компанията иска изпълнявам. След като други ръководители на C-ниво могат да свържат точките между инвестицията в обучение и новото технологии, които компанията трябва да активира, за тях е по-лесно да разберат ролята на това обучение играе.
На бюджетната маса трябва да сте готови да обсъдите уменията, преподавани в предложеното обучение, и как тези резултати ще допринесат за възможностите на компанията.
3: Хвърлете пари в склада
Количеството управлявани данни нараства експоненциално, както и покупките на евтино хранилище. Евтиното хранилище е основна причина, поради което съхранението се смята в ИТ и бизнес средите като стока, която просто купувате повече, когато е необходимо.
Проблемът с това мислене е, че естеството на данните и съхранението се променя. ИТ трябва да решава кои данни да бъдат на бързооборотно твърдотелно хранилище; кои данни трябва да се съхраняват на твърди дискове от среден клас; и кои данни могат да се съхраняват на евтино, бавно, но надеждно архивно хранилище.
Без архитектура за съхранение е трудно да се спори за по-ефективни средства за управление на съхранението, като например инвестиции в многослойна технология за съхранение и автоматизация на съхранение.
4: Отложете хардуерни и софтуерни надстройки или замени
Компаниите продължават да използват остарял хардуер и софтуер, защото, въпреки че всички знаят, че тези активи са били насочени към закриване, не са определени ясни дати за оттегляне на активите. Следователно служителите използват тези ресурси, докато не се провалят, което излага компанията на риск.
По-добър подход е да се използва система за управление на активи, която проследява активи и маркира кои от тях наближават края на живота си. ИТ бюджетист, който идва на бюджетна среща с отчет за активите, който разглежда аспектите на управлението на риска на потенциални хардуерни и софтуерни повреди има по-добър шанс тези активи да бъдат надстроени или заменени.
5: Злоупотреба с аутсорсинг и консултантски ресурси
ИТ често прибягва до аутсорсинг, когато се установи, че няма достатъчно пари за наемане на допълнителен персонал. В други случаи консултантите се наемат, когато са необходими специфични умения, които ИТ персоналът не притежава.
Тези, които представят и одобряват бюджети, често имат по-лесно време да финансират аутсорсинг или консултации, отколкото да разрешават нови позиции на персонала. С първото те знаят, че не трябва да инвестират в дългосрочен план.
Алтернативен начин за разглеждане на аутсорсинга и/или консултирането е от гледна точка на дългосрочното корпоративно здраве и инвестиции в човешкия капитал на компанията. С други думи, ако възложите ключов проект на външни изпълнители, трябва да има момент в този проект, в който продавачът (като част от вашето споразумение) предава знания на вашия персонал. В процеса на бюджетиране е лесно да забравите този краен резултат от обучението на персонала, който трябва да бъде неразделна част от всеки договор за аутсорсинг и консултации.