Все повече шефове използват софтуер за наблюдение на отдалечени работници. Не всички са доволни от това

Намирането на ефективни начини за управление на отдалечени работници ще бъде приоритет на много фирми през идните месеци, тъй като новите стилове на работа, стимулирани от COVID-19, се установяват в дългосрочни тенденции.

Въпреки че много организации са успели да поддържат екипите да работят успешно, използвайки смесица от имейли, приложения за съобщения и софтуер за видеоконференции, мениджърите, които искат по-голяма видимост на своите отдалечени служители, започнаха да търсят по-изчерпателни средства за водене на подробна следа на служителите са до. Това означава подновен интерес към софтуера за дистанционно управление и наблюдение.

Софтуерът за отдалечено наблюдение често се продава като инструмент за подпомагане на работодателите да проследяват производителността и като средство за подпомагане на мениджърите да идентифицират области където процесите на работното място могат да бъдат подобрени – нещо високо в дневния ред за фирми, които искат да направят гъвкавата работа постоянна приспособление.

ВИЖ: Ръководство как да станете шампион на дигиталната трансформация(TechRepublic Premium)

Тези технологии предоставят различни възможности, които могат да дадат на работодателите забележителна представа за това как служителите използват времето си, докато са на работа, включително уебсайтовете, които посещават, приложенията, които използват, и в някои случаи включват възможността да записват техните натискания на клавиши и работния плот сесии.

Според проучване на Skillcast и YouGov през декември 2020 г., всеки пети бизнес сега е използване на технология, способна да проследява онлайн активността на работниците, или имате планове да го направите в бъдеще. В отделно проучване на Конгреса на профсъюзите на Обединеното кралство (TUC) през ноември, един на всеки седем служители съобщи, че тяхното работно място е имало повишен мониторинг и наблюдение от началото на пандемията.

Въпреки че фирмите може да имат законни причини да искат да въведат софтуер за проследяване на дейността, особено в тези отрасли, които обработват данни с висока стойност ежедневно, някои изразиха опасения относно това, какво е бавното навлизане на тази технология в дистанционната работна среда означава неприкосновеност на личния живот на служителите, особено когато границите, които разделят работата и личния живот, се изравняват по-замъглено.

„Мисля, че има огромни въпроси около това как технологиите променят отношенията ни с работата и с работодателите, но също така скоростта, с която се въвежда“, казва Андрю Пейкс, направление „Комуникации и изследвания“ в професионалния профсъюз перспектива.

„По време на COVID-19 видяхме този нарастващ интерес към използването на цифрови технологии за поддържане на дистанционна работа и в много отношения това беше истинска полза за подкрепата и свързването на хората. Но наред с положителното използване на технологиите, видяхме тази тревожна тенденция на натрапчиво наблюдение и бързане да се използват тези нови форми на софтуер."

Prospect е гласен в стремежа си за по-ясни насоки относно използването на софтуер за дистанционно наблюдение и какво означава по-широко разпространено въвеждане на технологията в бизнеса.

Проучване, проведено от YouGov от името на Prospect миналата година, предполага, че две трети от служителите са били неудобно от идеята работодателите да записват информация като екранни снимки и натискания на клавиши, докато са били работя от вкъщи.

Оттогава синдикатът призова Службата на комисаря по информацията на Обединеното кралство (ICO) да предостави допълнителна яснота относно правата на работниците когато става въпрос за данните, които работодателите събират за тях, както и да гарантират, че работниците могат да имат думата в разговора на работното място технология.

Пакес нарича практиката за наблюдение на служителите „дискретна дискусия, която твърде често се случва в зали за обществени поръчки и заседателни зали“, но далеч от самите служители.

„Законът е ясен, че работниците имат право да бъдат информирани, ако данните им се събират за целите на наблюдението, и ние имаме право да бъдем консултирани. Нашето безпокойство е, че твърде често участието в консултациите не се случва“, казва Пейкс.

„Ние казваме две неща. Първо, ICO трябва да предостави по-големи и по-ясни насоки, така че работниците да могат да видят какви са техните права. Второ, ние наистина трябва да започнем да откриваме и да разглеждаме къде има пропуски в съществуващото законодателство."

Какво казва GDPR?

Кодексът на трудовите практики на ICO предупреждава, че фирмите рискуват да нарушат Общия регламент за защита на данните (GDPR), ако започнат да наблюдават служители без подходящо разрешение.

Той също така посочва, че работниците трябва да имат ясно разбиране кога е информацията за тях вероятно ще бъде получен, защо се получава, как ще бъде използван и за кого – ако някой – ще бъде разкрит.

„Ако мониторингът трябва да бъде оправдан въз основа на това, че е необходимо да се наложат правилата и стандартите на организацията, [те] трябва да бъдат познати и разбрани от работниците“, се казва в ръководството. И все пак, в проучването на TUC през ноември, по-малко от 1 на 3 (31%) служители казаха, че са били консултирани, когато нови форми на технологии бяха въведени на работното място.

Съществуват шест законови основания за обработване на лични данни съгласно GDPR: ясно съгласие от въпросното физическо лице; правно задължение; жизненоважен интерес за индивида; обществен интерес; договорно задължение, както и легитимен интерес на администратора на данни.

Сара Пиърс, партньор по поверителност и киберсигурност в световната правна кантора Paul Hastings, казва, че това е мястото, където нещата могат да станат мътни за инструменти за дистанционно наблюдение, особено тези, които събират всичко, което може да се счита за чувствителни или лични данни GDPR.

• Дистанционната работа е прекъсната. Тези шест промени могат да помогнат за коригирането му
• Да се ​​върна в офиса? Някои служители предпочитат да напуснат
• Наемането на разработчици ще бъде следващият ви голям проблем
• Съчетаването на дистанционната работа с образованието на децата е огромна задача. Ето как работодателите могат да помогнат

„Когато навлезе в границите на специална категория и чувствителни данни, тогава има повече проблем, защото има някои допълнителни условия в член 9 от GDPR, които трябва да бъдат изпълнени“, казва тя ZDNet.

Пиърс също така открива, че компаниите все повече се стремят да обосноват инструментите за дистанционно наблюдение под основания за „легитимен интерес“, което може да бъде трудно за работодателите, както и използването на съгласието механизъм. „Има голям проблем с използването на съгласие в контекста на заетостта. Най-общо казано, не можете да използвате механизма за съгласие в контекста на заетостта, защото се възприема като несправедлив баланс на силите“, добавя тя.

Служителите не са готови

Със сигурност не всички служители се чувстват комфортно с подобно наблюдение. Microsoft се сблъска с критики от защитници на поверителността, които се противопоставиха на неговата функция за резултат на производителността за Microsoft 365. Инструментът анализира как потребителите в една организация използват продуктите на Microsoft 365 и след това им присвоява общ „резултат за производителност“ въз основа на това колко често са се ангажирали с неща като срещи, имейл и съобщения приложения.

Недоволството произтича главно от факта, че рейтингът за производителност показва анализи за отделни служители, които потенциално могат да бъдат използвани от мениджърите, за да преценят представянето им. Впоследствие Microsoft съкрати инструмента, като премахна възможността администраторите да преглеждат данни за посочени служители.

Корпоративният вицепрезидент на Microsoft 365, Джаред Спатаро, по-късно изясни, че продуктивността не е създадена като инструмент за наблюдение, а по-скоро да помогне на бизнеса да идентифицира как потребителите работят в неговия софтуерен пакет и да им помогне да управляват повече среди за отдалечена работа успешно.

ВИЖ: Топ 100+ съвета за дистанционни работници и мениджъри (безплатен PDF) (TechRepublic)

Независимо от отношението на служителите към този вид инструменти, фактът, че Microsoft прави ходове в това пространство е достатъчно, за да настрои алармата за Пейкс, който вижда това като знак, че технологията се движи към мейнстрийм.

„Ако Microsoft въвежда инструменти, които могат да се използват за наблюдение на работното място, тогава много други софтуерни продукти ще предлагат подобни форми на наблюдение, които работодателите могат да използват“, казва той.

„Беше продаден като наистина вълнуващ продукт за работодателите, че можете да проверите какво правят вашите работници. Това предизвиква тревога у мен. Това, което се казва, е, че работниците нямат място на масата, когато се обсъждат тези въпроси, нито от голямо значение софтуерни компании или вътрешни предприятия и че трябва да разберем по-добре каква е силата на тези инструментите са."

Процъфтяващ бизнес

И работодателите, и служителите са съгласни, че дистанционната работа или най-малкото комбинация от работа у дома и работа в офиса ще формира основите на работната икономика след COVID. Следователно е логично, че повече организации ще търсят инструменти, които могат да направят това устойчиво в дългосрочен план, като използват вида прозрения, които могат да бъдат активирани чрез възможности за анализ и отчитане – особено ако предлага коригиране на проблеми, които има прибързаният подход към отдалечената работа създадено.

„Това, което бизнесът иска да знае точно сега, са две неща. Първо: върху какво работят служителите, когато работят от вкъщи? И второ: опитвайки се да върнат нивото на сигурност, което имаха в офис среда“, казва Ели Сътън, вицепрезидент по операциите в Teramind.

Софтуерът на Teramind предлага комбинация от инструменти за мониторинг на производителността на потребителите, загуба на данни и откриване на заплахи за работодатели, които се нуждаят от по-задълбочена представа за дейността на работното място. Компанията има клиенти в здравеопазването, правната, автомобилната, енергийната, правителствената и финансовата индустрия.

Сътън казва, че софтуерът гарантира, че работниците използват правилно времето на компанията. Teramind може да проследява кои уебсайтове посещават служителите и за колко време; предавайте на живо и записвайте работните сесии на работниците, наблюдавайте натисканията на клавишите на служителите и четете съдържанието на техните имейли, заедно с всички прикачени файлове.

Целта на софтуера е двойна: следене на производителността и производителността, както и защита на бизнеса от всякаква вреда, на която биха могли да бъдат изложени в резултат на изтичане на данни, измама или, в случай на банкиране и финанси, вътрешна информация търговия.

„Обикновено нашите клиенти във финансовия сектор използват решението от гледна точка на сигурността: гарантирайки, че потребителите, които имат достъп до техните данни не изтичат случайно или злонамерено на информация, която би могла да причини финансови щети или да навреди на доверието им“, казва Сътън.

„От страна на производителността, това е основно наблюдение на уебсайтове и приложения. Оттам можете да разгледате и да видите точно колко време прекарват в тези уебсайтове или приложения, ако има уебсайтове или приложения, които не се вписват непременно в техните фирмени задачи, и колко време е изразходвано за тези."

Сътън обяснява, че функциите могат да бъдат активирани или деактивирани въз основа на това, което клиентите искат от софтуера. Той също така предполага, че в по-голямата си част организациите не използват Teramind за микроуправление на служители или да ги извикате, че прекарват твърде много време в YouTube (въпреки че това е нещо, което софтуерът може флаг).

„Единственият път, когато наистина се стига до обсъждане, е ако някой наистина злоупотребява с фирмената политика. В по-голямата си част това е по-скоро да се гарантира, че потребителят разполага с всички необходими ресурси, особено по време на работа от вкъщи“, казва той.

„Открихме, че за много от нашите клиенти те са открили, че определени потребители отнемат повече време за изпълнение на определени задачи. Чрез решението те откриха, че това е така, защото им липсват основните инструменти, докато работят у дома, за да изпълнят тези задачи."

Каквото и да е вашето мнение за технологията, очевидно има апетит към нея. Според Сътън бизнесът на Teramind се е увеличил три пъти от началото на пандемията.

„Дори днес, когато се говори за ваксинации и хората се връщат на работа, все още виждаме увеличение“, казва той.

Право на прекъсване на връзката

Фактът, че голяма част от професионалната работна сила сега работи от вкъщи, добавя още една степен на сложност към дебата около софтуера за дистанционно наблюдение.

През декември Европейският парламент гласува в подкрепа на предоставянето на цифрови работници в Европа основно „право на прекъсване на връзката“ от свързани с работата задачи извън работно време, без да понасят последствия от своите работодатели.

През януари евродепутатите призоваха това да бъде заложено в законодателството на ЕС, заявявайки, че е от решаващо значение за предотвратяване на прегарянето сред работниците в култура, която ги е принуждавала да бъдат винаги активни – проблем, който несъмнено се е изострил от въртенето към работа от У дома.

Пакес твърди, че нарастването на инструментите за дистанционно наблюдение, особено когато се преместят в дома, ще направи още по-трудно за работниците да се откъснат от работа „Тази пълзяща граница на това, което е домашният ни живот и правото ни на личен живот, мисля, че ще бъде едно от големите предизвикателства на това десетилетие“, той казва.

„Това е фундаментална промяна и затова трябва да гарантираме, че използваме правата, които имаме, но също така имаме обхватен разговор за това как изглежда в бъдеще?“

Кири Адисън, ръководител на науката за данни за разузнаване на заплахи и наблюдение в Mimecast, предполага, че повече инвазивните форми на дистанционно наблюдение и софтуер за наблюдение рискуват да подкопаят доверието между работодателя и служител.

• Правилата на работа се променят и всички се борим да се адаптираме
• Дистанционна работа: Служителите казват, че тези четири неща ще ги направят по-продуктивни
• Психично благополучие на работното място: Съвети за служители, мениджъри и ръководители
• Обратно в офиса? Работниците искат повече гъвкавост, но се притесняват, че шефовете им не са готови

„Лично аз смятам, че да се стигне до тези крайности вероятно е по-вредно за отношенията между работодателя и компанията“, казва тя пред ZDNet.

„Има случаи, в които определени служители виждат това като игра, опитват се да заобиколят софтуера за наблюдение и вие въвеждате рискове за сигурността. Не е добра динамика, връзката между компанията и служителя, ако те виждат компанията като враг или някой, когото трябва да „победят“.

Анализаторът на Gartner Уит Андрюс споделя подобно мнение, добавяйки, че работниците може да гледат на опитите за наблюдение като нарушение на "обществения договор" между работодател и служител.

„Тогава не е изненадващо, че започваме да виждаме, че работниците не са особено доволни от увеличения капацитет за наблюдение“, казва той пред ZDNet.

„Те са сериозно загрижени за това и реакцията им разбираемо е насочена към избягване на системата... Когато започнете да говорите за наблюдение на работниците в домовете им, мисля, че социалният договор става малко по-труден за защита."

Ръководството на ICO изяснява, че във всички случаи, освен в най-простите, работодателите трябва да извършват защита на данните Оценка на въздействието (DPIA), за да се реши дали и как да се извърши мониторинг и дали е оправдано да започне мониторинг с.

DPIA може да помогне на организациите да идентифицират и минимизират всички рискове, свързани с проекти, които включват обработка на лични данни, особено тези, които могат да представляват висок риск за хората и са нещо, което Пиърс винаги препоръчва на клиенти, които обмислят да преминат през мониторинга авеню.

„DPIA наистина е оценка, оценка и задълбочен анализ на това, което очаквате да направите: какви са вашите причини, какви са вашите очаквания и след това също какво е въздействието върху физически лица? Това трябва да е много задълбочено", казва тя.

„ICO има шаблонен стандартен формуляр. Не е изискване да го следвате по този начин, но той излага някои предложения какво може да искате да включите в DPIA. Всяка компания, която иска да направи това, би била добре посъветвана да разгледа това."

Настоящите насоки са „страшно остарели“

Разбира се, тъй като много организации бяха принудени да преминат към работа в облак почти за една нощ, на предприятията е оставено малко време за изготвяне на нови технологични планове за месеците и годините напред.

Докладите предполагат, че някои организации е трябвало да придвижат своите планове за дигитална трансформация с цели пет години и че насоките може да са бавни за наваксване.

Миналия месец цифровият министър в сянка на труда, Чи Онвура, предупреди, че „насоките и разпоредбите за защита на работниците са ужасно остарели в светлината на ускореното преминаване към дистанционна работа и бързия напредък в технологиите“ и призова министрите да осигурят по-добър регулаторен надзор на софтуер за онлайн наблюдение, за да се гарантира, че хората имат право на поверителност, независимо дали на работното си място или вкъщи, "които все повече са едно и един и същ."

Говорейки пред ZDNet, Onwurah казва, че нито правителството, нито ICO са реагирали на тази драматична промяна в нашия трудов живот, оставяйки твърде много обект на експлоататорски практики.

„Има ужасна липса на защита за работниците, тъй като те носят работата си у дома в тази пандемия, а също така са все повече са обект на неприемливи нива на цифрово наблюдение без тяхното информирано съгласие“, тя предупреждава.

Говорител на ICO каза на ZDNet, че организацията е в ранните етапи на разработване на нови, фокусирани върху работодателите ръководство, но не уточнява дали това ще съдържа разпоредби за използването на дистанционно наблюдение и наблюдение софтуер.

„С развитието на тази работа ние ще се ангажираме с организации и ще търсим техните мнения“, каза говорителят.

Пейкс се притеснява, че твърде голяма част от насоките за ICO са фокусирани върху работодателите, а не върху самите работници. „Да, ICO има роля да предоставя съвети на работодателите, но има и роля да ги предоставя на работниците“, казва той.

„ICO никога не казва, че ще предоставим ясни насоки за работниците, така че да можете да видите правата си. Те говорят само за насоки за работодателите и мисля, че трябва да възстановим този баланс."

Технология срещу доверие

Ясно е, че трябва да се намери баланс, за да се направи дистанционната работа устойчива за бизнеса в дългосрочен план, като същевременно зачита правата на служителите и гарантира, че домовете им остават сигурни убежища от изискванията на работа.

Работодателите несъмнено ще се нуждаят от повече видимост за персонала, който работи в домашни мрежи, които може да са по-малко сигурни от корпоративните, особено ако редовно работят с ценни данни. Но каква степен на мониторинг изисква това – или може би е необходимо – е друг въпрос.

Може да се твърди, че работодателите, които вършат работата, за която са предназначени, няма за какво да се тревожат. Но проблемът изглежда не е в това, че работодателите разполагат с инструменти, за да хващат работниците, които не си вършат работата, а какво означава това за доверието, прозрачността и справедливостта в работна среда, управлявана все повече от анализи.

Служителите вече са доказали, че може да им се разчита да работят от вкъщи и въпреки това да бъдат продуктивни. Необходим ли е софтуер за дистанционно наблюдение, за да се гарантира, че ще остане така?

„Ние отдавна твърдим, че работниците трябва да имат гъвкавост. Това, което искаме да избегнем, е връщането към презентизма, при който на хората се казва, че трябва да са в офиса, когато не го правят“, казва Пейкс.

„През изминалата година преобърнахме нашия икономически модел и доказахме, че много от нас могат да работят безопасно, сигурно и продуктивно от вкъщи.

„Ако ще използваме цифрови технологии, за да създадем един вид национална рамка за бъдещето на работата, трябва да гарантираме, че увеличаваме ползите и водим сериозни разговори за минимизиране на рискове. И наблюдението е едно от тях."