Gmail eller Exchange? Seks spørgsmål til at hjælpe dig med at træffe det rigtige valg

Når det kommer til e-mail, er der ikke sådan noget som en ensartet løsning. Jeg har lært den lektie eftertrykkeligt i løbet af det sidste år, da jeg har testet en række forskellige e-mail-løsninger for mig selv og for forskellige venner og kunder.

Den tophemmelige Technology Reviewers Handbook siger, at efter al den evaluering er det meningen, at jeg skal vælge en vinder. Men der er ingen klar vinder. I stedet bruger jeg med glæde tre forskellige e-mail-systemer:

• 

  Min virksomheds e-mail kører på en hostet Exchange-konto hos Intermedia. Min kones virksomhedskonto er hostet på den samme server. (Jeg har tidligere skrevet om mine grunde til at vælge Exchange 2010; Jeg skiftede til Intermedia tidligere i år, fordi de tilbød Exchange 2010, da andre hostede Exchange-udbydere stadig tilbød Exchange 2007.)
• Jeg har en enkelt brugerkonto hos Office 365 til flere kommende projekter, hvor andre funktioner end e-mail var den afgørende faktor.
• Jeg spiller Google Apps-administrator for en out-of-state-klient, der havde brug for en gratis, nem e-mail-løsning, der ville fungere godt med hans nye Android-telefon.

Hvorfor tre forskellige løsninger? Fordi hver klient (inklusive mig selv) havde forskellige behov. Jeg ordnede dem ved at stille en række spørgsmål og tænkte, at det kunne være nyttigt at dele mit beslutningstræ her.

En note: Hvis du bor i USA, bør dine muligheder være de samme som dem, jeg skriver om i dette indlæg. I andre lande er nogle tjenester muligvis ikke tilgængelige, og andre tilbydes muligvis til andre priser. Derudover dækker jeg ikke de mange uddannelsestilbud, der er til rådighed for studerende og andre tilknyttet en uddannelsesinstitution.

1. Ønsker du en store-and-forward-server eller en, der synkroniserer dine beskeder i skyen?

De fleste internetudbydere tilbyder POP3-postkasser. De er normalt også en standardfunktion med billige webhostingplaner. Disse konti bruger store-og-send-servere, der antager, at du downloader dine beskeder til en lokal butik og sletter dem fra serveren med det samme. Serveren er ikke designet til at opbevare et arkiv. Din hovedkopi af enhver besked er lokal.

Derimod gemmer skybaserede mailprodukter dine beskeder på en server, så du kan få adgang til din e-mail – det hele, nyt og gammelt – via en webbrowser. Du kan normalt synkronisere serverens beskedlager med en lokal pc eller enhed ved hjælp af Exchange ActiveSync eller IMAP.

Til dette spørgsmål tror jeg, at der kun er ét rigtigt svar. Hvis du arbejder i en stor virksomhed, er en central server, der gemmer hver brugers meddelelser, en vigtig del af en juridisk acceptabel arkiveringspolitik. Men en cloud-baseret server er også en god idé, selvom du er en enkeltmandsorganisation. Hvis du har mere end én enhed (smartphone og pc, måske en notebook, måske en tablet), er det umuligt at holde alt synkroniseret med en POP3-konto. Jeg har stadig et par POP3-konti tilknyttet nogle domæner, jeg ejer, men jeg videresender alle indgående beskeder fra disse konti til en skybaseret konto.

2. Har du brug for et tilpasset domæne?

Jeg er overbevist om at eje dit eget domæne – især til forretningspost. Du kan være meget glad for at bruge en generisk webmail-adresse som dit visitkort til resten af ​​verden. (Bare ikke vedtage en adresse fra din internetudbyder som din primære e-mail-konto. Hvis du flytter eller skifter tjenesteudbyder, bliver den adresse ubrugelig.)

Det gratis Google Apps-tilbud giver dig mulighed for at tildele dit tilpassede domæne til Google Apps. Hotmail tilbyder også denne funktion, men domænestyringsværktøjerne i Windows Live Admin Center gav mig lyst til at skrige af frustration. For mine kunder uden for staten tog det et par timer at få deres tilpassede domæne til at fungere med Google Apps, men efter at de indledende hikke var ude af vejen, har det været problemfrit.

Naturligvis tilbyder alle de betalte tjenester – hostede Exchange, Office 365 og Google Apps – fremragende integration med tilpassede domæner. For Office 365 og Intermedia havde jeg valget mellem at vende et helt domæne eller bare definere postudvekslingsposter (MX). Hvis du kender din vej omkring DNS-konfiguration, er dette en ligetil opgave. Hvis du ikke gør det, skal du være parat til at bede om hjælp (eller tage et lynkursus i DNS-styring).

Her er DNS-manageren for en Office 365 P-plan. Bemærk, at du skal konfigurere MX-posterne med en ekstern DNS-tjeneste, og du kan ikke redigere dem her:

Og her er den tilpassede DNS-manager, som Intermedia-kunder finder i HostPilot-kontrolpanelet:

3. Planlægger du at bruge Microsoft Outlook?

Hvis du bor i Outlook, skal din primære konto være på en Exchange 2010-server. Periode. Fuldt stop.

Kombinationen af ​​Outlook og Exchange tilbyder fantastisk online og offline support. Det er sandt, uanset om du bruger Microsofts Office 365 eller en hostet Exchange-mulighed som Intermedias. Hotmail-konti fungerer godt, efter du har installeret Microsoft Outlook Hotmail Connector.

Min erfaring med at få adgang til Gmail- og Google Apps-konti via Microsoft Outlook har konsekvent været dårlig – så dårlig, at jeg ikke vil bruge de to produkter sammen. Jeg vil heller ikke anbefale den kombination til nogen andre. Hvis du har en Gmail-konto, og du vil have offlineadgang, kan du bruge Offline indstillingeri Googles Chrome-browser eller prøv et andet klientprogram fra tredjepart end Outlook.

Side 2: Hvor meget ville du betale? -->

Forrige side

4. Er du villig til at betale? Hvis ja, hvor meget?

Hvis du vil have gratis, så få Hotmail eller Gmail. (Og vend ikke næsen op af Hotmail. Hvis du ikke har kigget for nylig, anbefaler jeg, at du prøver det igen. Det er en førsteklasses webmail-løsning, der ville have hære af fans, hvis den kom ud af Mountain View eller Cupertino.)

Google Apps er også tilgængelig som et gratis tilbud. Det er begrænset til 10 brugerkonti, og hver konto har samme serverlagerplads som en gratis Gmail-konto - i øjeblikket lidt over 7 GB.

De betalte tilbud er Google Apps for Business, Office 365 og Intermedia Hosted Exchange.

Priserne starter ved omkring $50 om året, og du kan få en masse ekstra tjenester sammen med din e-mail-pakke. Det vigtigste, så vidt jeg er bekymret for, er den dedikerede support, der ikke er tilgængelig med de gratis tjenester (mere om det senere). Google tilbyder en række tilføjelser til sine Google Apps for Business-kunder. Microsoft inkluderer SharePoint og Lync Online (beskeder og samarbejde) med Office 365. Disse sidstnævnte tilføjelser var grunden til, at jeg valgte Office 365 til min næste bog.

• Google Apps: den gratis version tillader op til 10 brugerkonti med de samme grænser for e-mail-lagerplads som en gratis Gmail-konto. Google Apps for Business øger lagerpladsen til 25 GB og tilføjer interoperabilitetsomkostninger for BlackBerry og Microsoft Outlook; det koster $5 pr. brugerkonto pr. måned, eller $50, hvis det betales årligt.
• Office 365-planer
  • Plan P (for professionelle og små virksomheder), $6 pr. brugerkonto pr. måned
  • Plan E (mellemstore virksomheder og virksomheder), planer starter ved $10 pr. bruger pr. måned. For 24 USD om måneden kan en enkelt bruger også få en Office Professional Plus-licens.
• Intermedia Hosted Exchange: $7,50 pr. postkasse pr. måned for Business-konto (25 GB lagerplads), eller $10/måned for Enterprise-konto med ubegrænset lagerplads og en 50 MB SharePoint-plan; ekstra SharePoint-lagerplads er tilgængelig mod et gebyr.

5. Hvor god er spamfiltreringen?

Det er det spørgsmål, de fleste glemmer at stille. I mit tilfælde var der en enorm forskel. Gmail, Hotmail og Office 365 var lige så effektive til at adskille hveden fra avnerne, med en lav forekomst af rigtige beskeder fejet ind i uønsket mappe.

En Office 365 P-plan tilbyder ikke nogen finjustering af sine spamfiltre. Det er et simpelt skifte.

[Opdatering; En læser påpeger, at med Office 365 E-planer har administratorer adgang til Forefront for Exchange.]

Intermedia tilbyder meget mere finkornet kontrol. Hver besked, der går gennem dens SpamStopper-motor, tildeles en numerisk score. Jo højere score, jo mere sandsynligt er det, at en bestemt besked er spam. Ved at bruge skyderne i SpamStopper-sektionen af ​​HostPilot kan du indstille tærskler baseret på disse scores, hvor meddelelser over en bestemt score flyttes til uønsket mappe eller slettes summarisk.

En af mine e-mailadresser har været i brug siden 1994. Den får bjerge af spam hver dag – jeg anslår, at mere end 90 % af de beskeder, der sendes til den adresse, er spam. Desværre kan jeg ikke trække adressen tilbage, så jeg videresender den blot til en anden konto på et andet domæne. Det er en virkelig stresstest for ethvert spamfilter.

Med Office 365 ville jeg typisk få hundredvis af beskeder fra denne adresse shuntet ind i min uønsket mappe hver dag. At prøve at vælge den lejlighedsvise legitime besked var ubehageligt arbejde, og jeg ved, at jeg gik glip af et par vigtige beskeder. Derimod tillod Intermedia-filtrene mig at filtrere spam ved hjælp af den numeriske vurdering, der er knyttet til hver besked, efter den var blevet analyseret. Jeg var i stand til hurtigt at justere disse indstillinger, så kun en håndfuld faktiske spam-beskeder snigede sig igennem hver dag. Det gør de falske positive meget nemmere at få øje på og hvidliste.

6. Har du brug for menneskelig støtte?

Når det kommer til support, får du helt sikkert, hvad du betaler for.

Med gratis Gmail-, Hotmail- og Google Apps-konti og med $6 pr. måned Office 365 Plan P får du kun online support (typisk via bruger-til-bruger-fora). Google Apps for Business og E-for-Enterprise Office 365-planerne tilbyder mere robuste supportmuligheder.

Men de kan ikke holde et stearinlys for Intermedias støtte, som det lovligt udråber som "førende i branchen." Jeg brugte deres gratis migreringstjeneste med en testkonto sidste efterår til at kopiere indholdet af min Gmail-konto til tilsvarende mapper i den nye Exchange-butik. Siden jeg flyttede mine primære forretnings- og personlige konti til Intermedia, har jeg været nødt til at ringe efter support ved flere lejligheder. Holdtider var korte, og de ingeniører, jeg talte med, var i stand til at løse mine problemer hurtigt og præcist.

De var især gode til at hjælpe mig med at spore eksterne årsager til problemer, herunder DNS-konfigurationer, der påvirkede e-mail-levering. Da jeg kortvarigt oplevede nogle routingproblemer på Comcasts netværk, kontaktede Intermedias ingeniører Comcast for at løse problemet. Det var en forfriskende ændring fra den sædvanlige fingerpegning, der foregår.

I mit tilfælde var kombinationen af ​​fremragende spamfiltrering og god support nok til at tippe vægten kraftigt til Intermedias favør. Ironisk nok annoncerede Intermedia for nylig, at de planlægger at videresælge Office 365-tjenester. Du kan vædde på, at jeg vil følge udviklingen nøje.

Og det er min liste.

Hvis du har været igennem en lignende beslutningsproces, er det muligt, at dine beregninger var anderledes. Fortæl mig om det i Talkback-sektionen.

Se relateret:

• Hvorfor jeg lader en anden køre min Exchange 2010-server
• Hvorfor Office 365 beta er værd at teste
• Hvad Microsofts onlineafbrydelse siger om dets cloud-strategi
• Microsoft lancerer Office 365: Her er hvad du behøver at vide