Microsoft Word kan være let at bruge og rig på funktioner, men offentlige medarbejdere, der bruger det til følsomme dokumenter, kan meget vel udgive redigerede, begrænsede eller endda klassificerede oplysninger.
Og det er ikke kun Word. Adobes PDF har lignende problemer.
Federal Computer Week tager et kig på problemet i denne uge og tilbyder nogle links til nogle programmer, der kan hjælpe. De henvender sig dog ikke til ODF. Hvis nogen ved, hvordan OpenOffice/ODF håndterer dette problem, så skriv venligst.
"Vores samfund bruger millioner af dollars på at beskytte information mod hackere og ondsindede insidere, mens vi næsten intet bruger på at forhindre følsomme information fra at lække ud i lovlige og rutinemæssige elektroniske dokumentudvekslinger,” sagde Ronald Hackett, programchef hos SRS Technologies’ Systems Solutions Division. Virksomheden sælger software, der finder og fjerner skjulte data."Ironisk nok kan den største trussel mod følsom information være ærlige brugere, der bare gør deres arbejde," sagde Hackett.
Microsoft siger, at de "tænker på" problemet. "Det er noget, vi er opmærksomme på," sagde Gray Knowlton, en senior produktchef på Microsofts udviklingsteam for Office-applikationspakken. "Det er noget, vi bruger meget tid på at tænke på."
Windows XP starter automatisk Ad Hoc Review, som registrerer hver revision, der er knyttet til et dokument. Men Vista kan være endnu værre. Ifølge en News.com-rapport om en Gartner-advarsel om Vistas metadatafunktioner:
... Microsoft er ikke opmærksom nok på at administrere de beskrivende oplysninger eller metadata, som brugere kan tilføje til filer for at gøre det nemmere at finde og organisere data på en pc, ifølge Gartner."Dette åbner muligheden for utilsigtet videregivelse af disse metadata til andre brugere i og uden for din organisation," skrev Gartner-analytikerne Michael Silver og Neil MacDonald i et forskningsnotat offentliggjort på Torsdag.