Sådan konfigurerer du den perfekte afmelding til dine Outlook-e-mails.
Når vi sender en e-mail til en ny modtager, højere chef eller håbefuld arbejdsgiver, stresser vi ofte over indholdet af e-mailen. Når du har udformet din utvivlsomt pletfrie besked, er det dog god praksis at efterlade en signatur, der minder modtageren om, hvem du er, hvad du gør, og hvordan man kommer i kontakt.
En signatur i slutningen af en e-mail fungerer ikke kun som et stempel på professionalisme, men kan være en måde at undgå at skulle manuelt signere dit navn efter hver besked på en travl dag. Derudover er den virtuelle signatur praktisk talt et elektronisk visitkort ved at angive dit navn, din rolle, dit firma, de sociale medier og dit mobiltelefonnummer.
Med det, her er, hvordan du tilføjer funktionen på Outlook til nettet og mobilen.
Tilføjelse af en signatur fra computeren
Trin 1: Log ind på Microsoft
Uanset om du får adgang til Outlook fra en internetbrowser eller desktop-app, skal du først sikre dig, at du er logget ind på din Microsoft-konto. Hvis du har flere konti, skal du dobbelttjekke, at du er logget ind på den, som du gerne vil angive underskriften.
Trin 2: Åbn dine indstillinger
Når du er logget ind, skal du klikke på indstillingsikonet (tandhjul) i øverste højre hjørne af din postkasse og se helt nederst for "se alle Outlook-indstillinger".
Trin 3: Sammensætning af signaturen
Du skulle nu se en større indstillingsmenu. Vælg derfra Mail > Skriv og svar.
Vælg "Ny signatur" under "E-mailsignatur". I feltet "Rediger signaturnavn" skal du tilføje dit for- og efternavn for at identificere din signatur.
Indtast dit for- og efternavn igen i tekstboksen nedenfor og overvej at tilføje din stillingsbetegnelse/rolle, nuværende arbejdsgiver, eventuelle sociale medier håndterer det er relevante for dit arbejde (og du ønsker, at relevante personer skal finde) såsom Twitter og LinkedIn og alle andre kontakttelefonnumre eller e-mail adresser.
Mere: Bedste e-mail-hostingtjenester
Formateringstip
Du kan bruge formateringsfunktionerne til at fremhæve specifikke tekstsektioner, understrege eller lave en anden skrifttype -- layoutet af værktøjerne ligner det i et Word-dokument.
Hvis du ønsker at inkorporere eventuelle sociale mediehåndtag, kan det være nyttigt at bruge hyperlinkværktøjet til direkte at linke din platform til teksten.
Et eksempel på, hvordan en e-mailsignatur kan se ud med et hyperlink.
Trin 4: Gem
Når du har perfektioneret og tilpasset din signatur, skal du vælge "gem". Alle dine udgående e-mails skal nu indeholde din personlige signatur. For at teste, send en falsk e-mail til dig selv eller en kollega.
Trin 5: Indstilling af en standardsignatur
Efter at have trykket på "gem", vil du også have mulighed for at vælge en standard signatur. Det vil sige at beslutte, om du vil vedhæfte din signatur til nye beskeder, svar og videresendte beskeder eller begge dele. Der kan være øjeblikke, hvor du helst ikke vil inkludere din signatur, som i en hurtig svar-e-mail, eller når du videresender en besked til en kollega. Uanset hvad du beslutter dig for, er det en personlig præference.
Trin 6: Test
Alle dine udgående e-mails skal nu indeholde din personlige signatur. For at teste, send en falsk e-mail til dig selv eller en kollega.
Mere: Microsofts nye Outlook-klient er live. Har du opdateret din?
Tilføjelse af en signatur fra din telefon
Uanset om du pendler eller arbejder i weekenden, er det almindeligt at sende e-mails fra vores telefoner og tilføje dine personlig signatur er meget bedre end at have standardbeskeden "sendt fra iPhone" eller "download Outlook" på bund.
Trin 1: Download af Microsoft Exchange/Outlook
Hvis du vil tilføje din signatur til din iPhone eller Android, skal du sørge for, at du har downloadet den seneste version af Microsoft Exchange/Outlook-appen og derefter logge på.
Trin 2: Åbn dine indstillinger
Du kan få adgang til indstillingerne for din Outlook-app ved at klikke på kontoprofilikonet øverst til venstre og derefter på "indstillinger"-ikonet (gear) nederst på fanen.
Trin 3: Tilføj din signatur
Som på computeren skal du vælge "Signatur" og derefter indtaste dine oplysninger.
I modsætning til webversionen er formatværktøjerne dog ikke længere tilgængelige, så mobilsignaturen er mindre personlig.
Også: Sådan krypterer du din e-mail, og hvorfor du skal
Der har du det!
Har du stadig nogle spørgsmål? Her er en mini FAQ-session, før du går.
Hvordan får jeg min Outlook-signatur til at se professionel ud?
Heldigt for dig har Microsoft Outlook et galleri med signaturskabeloner, du kan Hent gratis for at tilføje professionel og personlig flair til din signatur. Skabelonerne inkluderer unikke farver, passende mellemrum og valget om at linke dine sociale medieprofiler til ikon-widgets.
Desuden skader det ikke at hente inspiration fra dine kollegaers underskrifter!
Hvordan gør jeg min signatur automatisk i Outlook?
Hvis du vil vedhæfte din signatur til hver e-mail, du svarer på, sender, skriver eller videresender, skal du sørge for at vælge dit navn som "standardsignatur". På en computer vises indstillingen, efter du har indtastet dit navn og Information. Hvis du vælger dit navn som "standard" for både nye beskeder og svar og videresendelser, så følger din signatur automatisk hver e-mail. På din mobilenhed skal signaturen automatisk gemmes, når du indtaster dine oplysninger i "signatur"-indstillingen.
Jeg indstiller min signatur, men den bliver ved med at ændre sig automatisk?
Hvis din signatur bliver ved med at ændre sig, og din Outlook-konto er knyttet til din arbejdsplads, især et virksomhedskontor, er chancerne for, at IT har tilsidesat eventuelle ændringer, du har foretaget i din signatur. Om disse ændringer er manuelle eller automatiserede er ikke sikkert, så tal med din it-afdeling, og de burde kunne hjælpe dig med at foretage de rigtige ændringer.
Flere how-tos
- Sådan installerer du nemt en cloud-tjeneste derhjemme på en time eller mindre
- Sådan starter du dit eget Substack-nyhedsbrev
- Sådan sender du store filer i Gmail -- op til 10 GB!
- Sådan gemmer og åbner du nemt filer fra en netværksshare i LibreOffice