Flere chefer bruger software til at overvåge fjernarbejdere. Ikke alle er glade for det

At finde effektive måder at administrere fjernarbejdere på vil være en prioritet for mange virksomheder i de kommende måneder, efterhånden som nye arbejdsformer ansporet af COVID-19 falder til i langsigtede tendenser.

Mens mange organisationer har været i stand til at holde teams kørende med succes ved hjælp af en bunke af e-mail, beskedapps og videokonferencesoftware, ledere, der ønsker mere synlighed for deres fjernmedarbejdere, er begyndt at se efter mere omfattende måder at holde et detaljeret overblik over, hvilke medarbejdere er op til. Det betyder en fornyet interesse for fjernstyrings- og overvågningssoftware.

Fjernovervågningssoftware sælges ofte som et værktøj til at hjælpe arbejdsgivere med at spore produktivitet og som et middel til at hjælpe ledere med at identificere områder hvor processer på arbejdspladsen kan forbedres – noget højt på dagsordenen for virksomheder, der ønsker at gøre fleksibelt arbejde permanent armatur.

SE: Guide til at blive en digital transformationsmester(TechRepublic Premium)

Disse teknologier giver en række muligheder, der kan give arbejdsgivere et bemærkelsesværdigt indblik i, hvordan medarbejderne bruger deres tid, mens de er på arbejde, herunder de websteder, de besøger, de apps, de bruger, og i nogle tilfælde inkluderer evnen til at optage deres tastetryk og skrivebord sessioner.

Ifølge forskning fra Skillcast og YouGov i december 2020 er så mange som hver femte virksomhed nu ved hjælp af teknologi, der er i stand til at spore arbejdernes onlineaktivitet, eller har planer om at gøre det i fremtiden. I en separat undersøgelse foretaget af Storbritanniens Trades Union Congress (TUC) i november rapporterede en ud af syv ansatte, at deres arbejdsplads havde øget overvågning og overvågning siden starten af ​​pandemien.

Mens virksomheder kan have legitime grunde til at ville introducere aktivitetssporingssoftware, især i de brancher, der håndtere data af høj værdi på daglig basis, har nogle rejst bekymring over, hvad denne teknologis langsomme krybning ind i Fjernarbejdsmiljø betyder for medarbejdernes privatliv, især da grænserne, der adskiller arbejde og privatliv, bliver lige mere sløret.

"Jeg tror, ​​der er store spørgsmål omkring, hvordan teknologien ændrer vores forhold til arbejde og med arbejdsgivere, men også hastigheden, hvormed det bliver introduceret," siger Andrew Pakes, kommunikations- og forskningsdirektør hos den professionelle fagforening Udsigt.

"Under COVID-19 har vi set denne voksende interesse for brugen af ​​digital teknologi til at understøtte fjernarbejde, og på mange måder har det været en reel fordel for at støtte og forbinde mennesker. Men sideløbende med den positive brug af teknologi, har vi set denne bekymrende tendens med påtrængende overvågning og et hastværk med at bruge disse nye former for software."

Prospect har været højtråbende i sin søgen efter klarere vejledning omkring brugen af ​​fjernovervågningssoftware, og hvad en mere udbredt introduktion af teknologien i virksomheder betyder.

Forskning udført af YouGov på vegne af Prospect sidste år antydede, at to tredjedele af medarbejderne var utilpas med tanken om, at arbejdsgivere registrerer information som skærmbilleder og tastetryk, mens de var arbejder hjemmefra.

Siden da har fagforeningen opfordret UK Information Commissioner's Office (ICO) til at give yderligere klarhed over, hvad arbejdstagernes rettigheder er. når det kommer til de data, arbejdsgiverne indsamler om dem, samt sikre, at medarbejderne kan komme til orde i samtalen omkring arbejdspladsen teknologi.

Pakes kalder praksis med at overvåge medarbejderne "en diskret diskussion, der alt for ofte sker i indkøb og bestyrelseslokaler", men langt væk fra medarbejderne selv.

"Loven er klar, at arbejdstagere har ret til at blive informeret, hvis deres data bliver indsamlet til overvågningsformål, og vi har ret til at blive hørt. Vores bekymring er, at den høringsinvolvering for ofte ikke sker," siger Pakes.

"Vi siger to ting. For det første skal ICO give større og klarere vejledning, så arbejderne kan se, hvad deres rettigheder er. For det andet skal vi virkelig begynde at samle op og se på, hvor hullerne findes i den eksisterende lovgivning."

Hvad siger GDPR?

ICO's Code of Employment Practices advarer om, at virksomheder risikerer at bryde den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), hvis de begynder at overvåge medarbejdere uden behørig autoritet.

Det hedder også, at arbejdere skal have en klar forståelse af, hvornår information om dem er sandsynligvis opnås, hvorfor det opnås, hvordan det vil blive brugt og til hvem – hvis nogen – det vil være det afsløret.

"Hvis overvågning skal begrundes ud fra, at det er nødvendigt at håndhæve organisationens regler og standarder, skal [disse] være kendt og forstået af arbejderne," lyder vejledningen. Og alligevel sagde færre end 1 ud af 3 (31%) medarbejdere i TUC's novemberundersøgelse, at de blev hørt, når nye former for teknologi blev introduceret på arbejdspladsen.

Der er seks lovlige grundlag for behandling af personoplysninger under GDPR: klart samtykke fra den pågældende person; juridisk forpligtelse; vital interesse for individet; Offentlig interesse; kontraktlig forpligtelse samt den dataansvarliges legitime interesse.

Sarah Pearce, privatlivs- og cybersikkerhedspartner hos det globale advokatfirma Paul Hastings, siger, at det er her, tingene kan blive grumsete for fjernovervågningsværktøjer, især dem, der indsamler alt, der kan anses for at være følsomme eller personlige data under GDPR.

• Fjernarbejde er brudt. Disse seks ændringer kan hjælpe med at løse det
• Gå tilbage til kontoret? Nogle medarbejdere vil hellere holde op
• Ansættelse af udviklere bliver dit næste store problem
• Det er en kæmpe opgave at jonglere med fjernarbejde med børns uddannelse. Her er hvordan arbejdsgivere kan hjælpe

"Når det skubber ind på grænsen af ​​særlige kategorier og følsomme data, så er der mere et problem, fordi der er visse yderligere betingelser i artikel 9 i GDPR, som skal være opfyldt,« siger hun ZDNet.

Pearce finder også, at virksomheder i stigende grad søger at retfærdiggøre fjernovervågningsværktøjer under begrundelse for »legitim interesse«, hvilket kan være vanskeligt for arbejdsgivere, ligesom det kan gøre brug af samtykket mekanisme. ”Der er et stort problem med at bruge samtykke i ansættelsessammenhæng. Generelt kan man ikke bruge samtykkemekanismen i en ansættelsessammenhæng, fordi det ses som værende en uretfærdig magtbalance,” tilføjer hun.

Medarbejderne er ikke klar

Det er bestemt ikke alle medarbejdere, der er komfortable med en sådan overvågning. Microsoft mødte kritik fra fortalere for beskyttelse af privatlivets fred, der tog problemer med dets produktivitetsscore-funktion til Microsoft 365. Værktøjet analyserede, hvordan brugere i en organisation brugte Microsoft 365-produkter og tildelte dem derefter en overordnet "produktivitetsscore" baseret på, hvor ofte de engagerede sig i ting som møder, e-mail og beskeder apps.

Opråbet skyldtes hovedsageligt, at Productivity Score viste analyser for individuelle medarbejdere, som potentielt kunne bruges af ledere til at bedømme deres præstationer. Microsoft reducerede efterfølgende værktøjet ved at fjerne muligheden for administratorer til at se data om navngivne medarbejdere.

Microsoft 365 Corporate Vice President, Jared Spataro, præciserede senere, at Productivity Score ikke var designet som et værktøj til overvågning, men snarere for at hjælpe virksomheder med at identificere, hvordan brugerne arbejdede i deres softwarepakke og hjælpe dem med at køre fjernarbejdsmiljøer mere succesfuldt.

SE: Top 100+ tips til telependlere og ledere (gratis PDF) (TechRepublic)

Uanset medarbejdernes holdning til denne slags værktøjer, er det faktum, at Microsoft gør bevægelser på dette område nok til at få alarmklokkerne til at ringe for Pakes, der ser det som et tegn på, at teknologien bevæger sig ind i mainstream.

"Hvis Microsoft introducerer værktøjer, der kan bruges til arbejdsbaseret overvågning, så vil masser af andre softwareprodukter tilbyde lignende former for overvågning, som arbejdsgivere kan bruge," siger han.

"Det blev solgt som et rigtig spændende produkt for arbejdsgivere, at man kunne tjekke, hvad ens arbejdere laver. Det sætter alarmklokkerne i gang for mig. Det, der siges, er, at arbejderne ikke har en plads ved bordet, når disse spørgsmål diskuteres, heller ikke i stor stil softwarevirksomheder eller inde i virksomheder, og at vi skal få en bedre forståelse af, hvad magten ved disse værktøjer er."

En blomstrende forretning

Både arbejdsgivere og ansatte er enige om, at fjernarbejde, eller i det mindste en kombination af både hjemme- og kontorbaseret arbejde, kommer til at danne grundlaget for arbejdsøkonomien efter COVID. Det er derfor naturligt, at flere organisationer vil lede efter værktøjer, der kan gøre dette bæredygtigt på lang sigt ved at udnytte den slags indsigt, der kan aktiveres af analyse- og rapporteringsfunktioner – især hvis det tilbyder at løse problemer, som den forhastede tilgang til fjernarbejde har oprettet.

"Det, virksomheder gerne vil vide lige nu, er i virkeligheden to ting. Ét: hvad arbejder medarbejderne med, når de arbejder hjemmefra? Og to: at prøve at bringe det sikkerhedsniveau tilbage, som de havde i et kontormiljø," siger Eli Sutton, VP of operations hos Teramind.

Teraminds software tilbyder en kombination af brugerproduktivitetsovervågning, datatab og trusselsdetektionsværktøjer til arbejdsgivere, der har brug for dybere indsigt i arbejdspladsens aktivitet. Virksomheden har kunder inden for sundheds-, juridiske-, bil-, energi-, offentlige og finansielle industrier.

Sutton siger, at softwaren sikrer, at medarbejderne bruger virksomhedens tid korrekt. Teramind kan spore, hvilke hjemmesider medarbejdere besøger og hvor længe; livestream og optag arbejdernes skrivebordssessioner, overvåg medarbejdernes tastetryk og læs indholdet af deres e-mail sammen med eventuelle vedhæftede filer.

Formålet med softwaren er todelt: at holde styr på produktivitet og ydeevne, samt at beskytte virksomheder enhver skade, de kunne blive udsat for som følge af datalæk, bedrageri eller, i tilfælde af bank- og finanssektoren, insider handel.

"Typisk bruger vores kunder i den finansielle sektor løsningen på sikkerhedssiden af ​​tingene: at sikre, at brugere, der har adgang til deres data lækker hverken ved et uheld eller ondsindet information, der kan forårsage økonomisk skade eller skade deres troværdighed," siger Sutton.

"På produktivitetssiden er det i bund og grund overvågning af websteder og applikationer. Derfra kan du bore ned og se præcis, hvor meget tid de bruger på enten disse websteder eller applikationer, hvis der er hjemmesider eller applikationer, der ikke nødvendigvis passer ind i deres virksomhedsopgaver, og hvor meget tid der blev brugt på de der."

Sutton forklarer, at funktioner kan aktiveres eller deaktiveres baseret på, hvad kunderne ønsker fra softwaren. Han foreslår også, at organisationer for det meste ikke bruger Teramind's til at mikrostyre medarbejdere eller ring dem ud for at bruge for meget tid på YouTube (selvom dette er noget, softwaren kan flag).

"Den eneste gang, det virkelig kommer til diskussion, er, om nogen virkelig misbruger virksomhedens politik. For det meste handler det mere om at sikre, at brugeren har alle de nødvendige ressourcer, især i arbejdsmiljøet,« siger han.

"Vi har opdaget, at for mange af vores kunder har de opdaget, at bestemte brugere tog længere tid om at udføre visse opgaver. Gennem løsningen fandt de ud af, at det var, fordi de manglede de væsentlige værktøjer, mens de arbejdede hjemme for at udføre disse opgaver."

Uanset hvad dit syn på teknologien er, er der helt klart en appetit på det. Ifølge Sutton har Teramind oplevet en tredobling af forretningen siden starten af ​​pandemien.

"Selv i dag, med taler om vaccinationer og snak om, at folk skal tilbage på arbejde, ser vi stadig en stigning," siger han.

Retten til at afbryde forbindelsen

Det faktum, at en stor del af den professionelle arbejdsstyrke nu arbejder hjemmefra, tilføjer endnu en grad af kompleksitet til debatten omkring fjernovervågningssoftware.

I december stemte Europa-Parlamentet for at give digitale arbejdere i Europa en grundlæggende 'ret til at afbryde' fra arbejdsrelaterede opgaver uden for arbejdstiden, uden at de får konsekvenser fra deres arbejdsgivere.

I januar opfordrede MEP'erne til, at dette blev indskrevet i EU-lovgivningen og sagde, at det var afgørende for at forhindre udbrændthed blandt arbejdere i en kultur, der pressede dem til altid at være på - et problem, der utvivlsomt er blevet forværret af omdrejningspunktet for at arbejde fra hjem.

Pakes hævder, at fremkomsten af ​​fjernovervågningsværktøjer, især når de flytter ind i hjemmet, ville gøre det endnu sværere for arbejdere at frigøre sig fra arbejdet "Denne snigende grænse for, hvad der er vores hjemmeliv og vores ret til et privatliv, tror jeg, bliver en af ​​de store udfordringer i dette årti," han siger.

"Dette er en grundlæggende ændring, og det er derfor, vi er nødt til at sikre, at vi bruger de rettigheder, vi har, men vi har også en favnende samtale om, hvordan det ser ud i fremtiden?"

Kiri Addison, leder af datavidenskab for trusselsintelligens og overovervågning hos Mimecast, foreslår, at mere invasive former for fjernovervågning og overvågningssoftware risikerer at udhule tilliden mellem arbejdsgiver og medarbejder.

• Arbejdsreglerne ændrer sig, og vi kæmper alle for at tilpasse os
• Fjernarbejde: Medarbejderne siger, at disse fire ting vil gøre dem mere produktive
• Psykisk velvære på arbejdet: Tips til medarbejdere, ledere og ledere
• Tilbage til kontoret? Arbejdere ønsker mere fleksibilitet, men bekymrer sig om, at deres chefer ikke er klar

"Personligt tror jeg, at det nok er mere skadeligt for forholdet mellem arbejdsgiveren og virksomheden at gå til de ekstremer," siger hun til ZDNet.

"Der er tilfælde, hvor bestemte medarbejdere ser det som et spil, de forsøger at komme uden om overvågningssoftwaren, og du introducerer sikkerhedsrisici. Det er ikke en god dynamik, forholdet mellem virksomheden og medarbejderen, hvis de ser virksomheden som en fjende eller nogen, de skal 'slå'.

Gartner-analytiker Whit Andrews deler en lignende holdning og tilføjer, at arbejdere kan se overvågningsforsøg som et brud på "den sociale kontrakt" mellem arbejdsgiver og lønmodtager.

"Det er da ikke overraskende, at vi begynder at se, at arbejdere ikke er særligt tilfredse med øget kapacitet til at overvåge dem," siger han til ZDNet.

"De er alvorligt bekymrede over dette, og deres reaktion er forståeligt nok orienteret mod at omgå systemet... Når man begynder at tale om at overvåge arbejdere i deres hjem, tror jeg, at den sociale kontrakt bliver lidt sværere at forsvare."

ICO-vejledning gør det klart, at i alle undtagen de mest ligetil tilfælde bør arbejdsgivere udføre en databeskyttelse Impact Assessment (DPIA) for at beslutte, om og hvordan overvågning skal udføres, og om overvågning er berettiget at begynde med.

En DPIA kan hjælpe organisationer med at identificere og minimere eventuelle risici forbundet med projekter, der omfatter behandling af personoplysninger, især dem, der kan udgøre en høj risiko for enkeltpersoner, og er noget, som Pearce altid anbefaler til klienter, der overvejer at gå ned i overvågningen allé.

"En DPIA er virkelig en vurdering, evaluering og dybdegående analyse af, hvad du forventer at gøre: hvad er dine grunde, hvad er dine forventninger, og så lige så, hvad er indvirkningen på enkeltpersoner? Det skal være meget dybdegående,« siger hun.

"ICO'en har en skabelonstandardformular. Det er ikke et krav, at du følger det på den måde, men det indeholder nogle forslag til, hvad du måske vil have med i en DPIA. Enhver virksomhed, der ønsker at gøre det, ville være klogt til at se på det."

Nuværende vejledning 'ærgerligt forældet'

Selvfølgelig, hvor mange organisationer er blevet tvunget til at gå over til cloud-baseret arbejde næsten fra den ene dag til den anden, virksomheder har fået lidt tid til at udarbejde nye teknologiske planer for måneder og år foran.

Rapporter har antydet, at nogle organisationer har været nødt til at fremskynde deres digitale transformationsplaner med så mange som fem år, og at vejledningen kan være langsom at indhente.

Sidste måned advarede Labours skyggedigitalminister, Chi Onwurah, om, at "vejledning og regulering til at beskytte arbejdere er sørgeligt forældede i lyset af den accelererede overgang til fjernarbejde og hurtige fremskridt inden for teknologi," og opfordrede ministrene til at sørge for bedre lovgivningsmæssigt tilsyn med online overvågningssoftware for at sikre, at folk har ret til privatlivets fred, uanset om de er på deres arbejdsplads eller hjemme, "som i stigende grad er en og samme."

I en tale til ZDNet siger Onwurah, at hverken regeringen eller ICO har reageret på denne dramatiske ændring i vores arbejdsliv, hvilket efterlader alt for mange udsat for udnyttende praksis.

"Der er en sørgelig mangel på beskyttelse for arbejdere, når de tager deres arbejde med hjem i denne pandemi, og de er også bliver i stigende grad underlagt uacceptable niveauer af digital overvågning uden deres informerede samtykke," hun advarer.

En ICO-talsmand fortalte ZDNet, at organisationen var i de tidlige stadier af at udvikle nye arbejdsgiver-fokuserede vejledning, men specificerede ikke, om dette ville indeholde bestemmelser om brug af fjernovervågning og overvågning software.

"Efterhånden som dette arbejde udvikler sig, vil vi engagere os med organisationer og søge deres synspunkter," sagde talsmanden.

Pakes bekymrer sig om, at for meget af ICO-vejledningen er fokuseret på arbejdsgivere snarere end arbejderne selv. "Ja, ICO har en rolle med at yde rådgivning til arbejdsgivere, men den har også en rolle i at give det til arbejdere," siger han.

"ICO siger aldrig, at vi vil give klar vejledning til arbejdere, så du kan se dine rettigheder. De taler kun om vejledning til arbejdsgivere, og jeg tror, ​​vi er nødt til at rette op på den balance."

Teknologi vs tillid

Det er klart, at der er en balance at finde i at gøre fjernarbejde bæredygtigt for virksomheder på lang sigt, samtidig med at de respekterer medarbejdernes rettigheder og sikrer, at deres hjem forbliver sikre tilflugtssteder fra kravene fra arbejde.

Arbejdsgivere vil utvivlsomt have brug for mere synlighed over personale, der arbejder på hjemmenetværk, der kan være mindre sikre end virksomhedens, især hvis de regelmæssigt beskæftiger sig med værdifulde data. Men hvilken grad af overvågning dette kræver – eller måske er nødvendig – er et andet spørgsmål.

Du kan argumentere for, at arbejdsgivere, der udfører det arbejde, de er beregnet til, ikke har noget at bekymre sig om. Men problemet ser ikke ud til at være i, at arbejdsgivere har værktøjer til at fange arbejdere, der ikke gør deres job, men hvad det betyder for tillid, gennemsigtighed og retfærdighed i arbejdsmiljøer, der i stigende grad styres af analyser.

Medarbejdere har allerede bevist, at de kan stole på at arbejde hjemmefra og stadig være produktive. Er fjernovervågningssoftware nødvendig for at sikre, at det forbliver sådan?

"Vi har længe argumenteret for, at arbejdere skal have fleksibilitet. Det, vi gerne vil undgå, er en tilbagevenden til tilstedeværelse, hvor folk får at vide, at de skal være på kontoret, når de ikke gør det,« siger Pakes.

"Vi har omvendt vores økonomiske model i løbet af det sidste år, og vi har bevist, at mange af os kan arbejde sikkert og sikkert og produktivt hjemmefra.

"Hvis vi skal bruge digital teknologi til at skabe en slags national ramme for fremtidens arbejde, vi er nødt til at sikre, at vi forstærker fordelene og har seriøse samtaler om at minimere risici. Og overvågning er en af ​​dem."