Bevar roen og forbered dig på alt: Hvad CIO'er skal vide om krisestyring

En krise kan ramme enhver organisation, stor som lille, og måske af hele ledelsen er det CIO'en, der er bedst placeret til at dele bedste praksis om håndtering af katastrofer, når den opstår. CIO'er skal næsten dagligt håndtere kriser, som ofte er uventede og kan have store konsekvenser i forhold til forretningsdriften.

Her deler fire it-ledere deres bedste praksis-tips til krisehåndtering.

Bevar roen og forbered dig på alt
Travis Perkins CIO Neil Pearce siger, at individuelle it-direktører har deres egen taktik til krisestyring. "Hver CIO er lidt anderledes," siger han. "Det, jeg lærte, især under min tid med BP, var, at du skal bevare roen."

Pearce kom til oliegiganten BP som global application delivery manager i 2009. "Jeg ønskede at drage fordel af en ny form for karriereudvikling," siger Pearce med henvisning til overgangen fra forhandleren Tesco. "Jeg lærte meget om ledelse, især da min tid i virksomheden faldt sammen med Mexico Golf-krisen."

Så meget som du kommunikerer eksternt, siger Pearce, at ledere også skal tale internt. "Ledere vil nogle gange glemme, at den eneste information, de personer, der arbejder for virksomheden, modtager om en krise, er det, de hører i nyhederne eller læser i avisen," siger han. "Ledere skal sørge for, at der sker en ordentlig kommunikation, og at den opdateres løbende."

Pearce erkender, at CIO'er er vant til at reagere hurtigt på hændelser. Med nogle udfordringer vil it-ledere være i stand til at bruge deres på forhånd forberedte svar. Så hvis der er en disaster recovery failover, fordi noget er gået galt i et datacenter, vil CIO'en allerede have testet processen.

Pearce siger, at alle ledere kan lære af denne form for struktureret tilgang. "Du kan mærke, når folk finder på ting, når de går med," siger han. "Succesfuld krisehåndtering handler ofte om det høje niveau af forberedelse."

2. Giv folk regelmæssige opdateringer så hurtigt som muligt
Brad Dowden, CIO hos rekrutteringsfirmaet Airswift, siger, at det ikke er hans stil at stå tilbage og give folk plads til at svare. "Jeg er lidt mere proaktiv," siger han og foreslår, at ledere på alle niveauer skal holdes informeret, selvom det betyder, at man træder over tæerne.

"Nøglen er hurtig og gennemsigtig kommunikation," siger Dowden. "Én ting er at have gode relationer til sine interessenter, men det er en helt anden ting at kunne reagere effektivt på hændelser. Lad ikke et problem vare i dagevis."

Dowden råder andre virksomhedsledere til at få fat i fakta så hurtigt som muligt. Det giver altid mening at sende nogle oplysninger ud til virksomheden, der forklarer problemet. Forklar omfanget af udfordringen, demonstrer, at du arbejder på at overvinde problemet, og fortæl resten af ​​virksomheden, hvornår du vil være i stand til at levere endnu en opdatering.

"Du vil ikke have, at folk sætter spørgsmålstegn ved din tilgang efter katastrofen, fordi de følte, som om du ikke var på forhånd," siger Dowden. "Alle er mennesker - og alle ved, at det er urimeligt at have et svar på alle mulige spørgsmål med det samme. Så længe du altid kommunikerer, hvad du ved, så er du halvvejs i retning af at løse udfordringerne på en effektiv måde."

3. Opret en robusthedsstrategi for at håndtere centrale problemområder
Andrew Marks, tidligere CIO og nu administrerende direktør for energi i Storbritannien og Irland i Accenture Technology Strategy, siger, at it-ledere har fordel af tidligere erfaringer. "Vi forventer, at der vil opstå en krise, så vi indfører strategier for at mindske sandsynligheden for problemer opstår, for at reducere påvirkningen, hvis de finder sted, og for at reagere hurtigt, når der opstår problemer," han siger.

Den vigtigste bekymring, siger Marks, er en, der vil være bekendt for alle CIO'er - balancering af risiko. "Det er afgørende," siger han. "Tag for eksempel cybersikkerhed. Med en sådan afhængighed af internettet, hvis det skulle være utilgængeligt i blot en kort periode, hvordan ville din virksomhed så fungere? Betyder det, at du skal investere i et privat netværk? Nej, det gør det ikke, men det betyder, at det er vigtigt at ændre din tilgang til forretningskontinuitet."

Marks siger, at CIO'er altid skal demonstrere, hvordan deres organisation vil være i stand til at være tilbage foran konkurrenterne, hvis en periode med afbrydelse anses for uundgåelig. Og han siger, at denne proaktive tilgang giver en lektion i forberedelse, som kan læres af alle ledere, der ønsker at løse krisehåndtering.

"Der er sandsynligvis et halvt dusin vigtige ting, der faktisk kunne gå galt," siger Marks. "Du skal ikke planlægge at dække alle elementer samtidigt. Lav i stedet en robusthedsstrategi for hver. Hvis du ikke selv kan gøre det, så kontakt en ekspert. Der er få unikke scenarier, og det er sandsynligt, at en tredjepart et eller andet sted vil have gennemlevet selv de mest ekstreme, selvom ingen i din organisation har gjort det."

4. Forstå, hvor stor krisestyring er en tovejs gade
Omid Shiraji, midlertidig CIO hos Camden Council, siger, at it-ledere har mange bedste praksis-erfaringer inden for krisestyring at dele med deres kolleger. Han siger, at CIO'er håndterer problemer på næsten daglig basis.

"Vi har erfaring med, hvordan man håndterer hændelser, hvordan man tager de nødvendige skridt til at løse problemer, og hvordan de rigtige afhjælpende skridt kan forhindre problemer i at opstå igen," siger Shiraji. Det hele er dog ikke positivt - og Shiraji siger, at it-ledere stadig har meget at lære. Marketingfolk kan hjælpe.

"CIO'er er gode til krisestyring, men vi er ikke så gode til at præsentere problemerne og skræddersy budskabet," siger han. "De oplysninger, vi giver, er ofte tekniske. Brugere internt og eksternt kan blive forvirret af jargon, og de forstår derefter ikke de handlinger, de skal tage som følge af krisen."

Shiraji siger, at tættere arbejdsrelationer mellem IT og marketing kan skabe en gensidig fordelagtig ordning. "PR- og marketingeksperter kan hjælpe dig med at skære i jargonen og præsentere dit budskab klart," siger han.

Læs mere CIO bedste praksis

• Windows 10: Hvad tænker CIO'er egentlig om det?
• CIO'ens uventede tilbagevenden
• Spil for hold: Fire måder, leg kan hjælpe dit hold med at omfavne digital disruption
• Er dette virkelig enden for den digitale chef?
• Hold kontrollen, når du ikke er på kontoret: Fem tips til at styre et spredt team
• Hvis din virksomhed er ligeglad med IT, er her fire måder at ændre mening på