Wenn Sie eine PDF-Datei mit anderen Personen teilen möchten, sie aber vor der Einsichtnahme durch unerwünschte Blicke schützen möchten, verfügt LibreOffice über eine integrierte Passwortschutzfunktion.
Ich muss regelmäßig vertrauliche Informationen an Kunden senden – einen unterzeichneten Vertrag, Informationen mit einem Embargo oder so ziemlich jede andere Art von Daten, die nur für die Augen der Kunden bestimmt sein sollten. Manchmal muss ich in der Lage sein, diese Informationen mit der Gewissheit zu übermitteln, dass nur der vorgesehene Empfänger das Dokument öffnen kann.
Wenn sich ein solcher Anlass ergibt, werde ich Normalerweise greifen Sie zu LibreOffice. Mit der Open-Source-Office-Suite kann ich einem Dokument Informationen hinzufügen, es als PDF speichern und anhängen Geben Sie ein Kennwort für die Datei ein, sodass die einzige Möglichkeit, die Datei zu öffnen, darin besteht, zuerst die Verschlüsselung einzugeben Passwort.
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Um die Sicherheit zu erhöhen, sende ich die passwortgeschützte Datei per E-Mail an den Empfänger und sende dann eine separate E-Mail mit dem Entschlüsselungspasswort. Wenn ich die Datei und das Passwort in einer E-Mail senden würde, müsste die Person nur diese eine E-Mail abfangen und hätte alles, was sie zum Öffnen benötigt – und das ist nicht sicher.
Wenn sich dieses Schutzniveau nach etwas anhört, das Sie in Ihrem Leben gebrauchen könnten, lesen Sie weiter.
So schützen Sie ein PDF in LibreOffice mit einem Passwort
Was du brauchen wirst: Dazu muss die Office-Suite LibreOffice installiert sein. Ich würde Ihnen dringend empfehlen, sicherzustellen, dass Sie die neueste Version von LibreOffice (7.6) verwenden, damit Sie über die neuesten Sicherheitspatches, Fehlerbehebungen und neuen Funktionen verfügen. Du kannst Herunterladen und installieren LibreOffice für Linux, MacOS und Windows. Wenn das erledigt ist, schützen wir eine PDF-Datei mit einem Passwort.
1. Öffnen Sie LibreOffice Writer
Ich werde dies mit der Writer-Komponente von LibreOffice demonstrieren. Als erstes müssen Sie Writer öffnen. Wenn Sie Linux verwenden, können Sie Writer einfach über Ihr Desktop-Menü öffnen.
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Wenn Sie LibreOffice unter MacOS oder Windows verwenden, müssen Sie das Hauptfenster von LibreOffice öffnen und dann auf Datei > Neu > Textdokument klicken. Wenn Sie eine PDF-Datei aus einem vorhandenen Dokument erstellen möchten, öffnen Sie es im Hauptfenster oder klicken Sie auf Datei > Öffnen oder Datei > Zuletzt verwendete Dokumente.
Erstellen Sie im LibreOffice-Hauptfenster über das Menü „Datei“ ein neues Dokument.
2. Erstellen Sie Ihr Dokument
Fügen Sie dem Dokument alle benötigten Inhalte hinzu. Wenn es sich um ein Dokument handelt, das Sie auf Ihrem lokalen Laufwerk speichern möchten, stellen Sie sicher, dass Sie es speichern, bevor Sie fortfahren.
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Sobald das Dokument Ihren Wünschen entspricht, können Sie es nun als PDF exportieren und mit einem Passwort schützen.
3. Öffnen Sie das Fenster Als PDF exportieren
Wenn das Dokument zum Export bereit ist, klicken Sie auf Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren.
Stellen Sie sicher, dass Sie „Als PDF exportieren“ und nicht „Direkt als PDF exportieren“ auswählen.
4. Fügen Sie ein Passwort hinzu
Klicken Sie im daraufhin angezeigten Popup-Fenster auf die Registerkarte „Sicherheit“ und dann auf „Passwörter festlegen“. Es erscheint ein neues Popup, in dem Sie entweder das Öffnungs- oder das Berechtigungskennwort festlegen können.
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Sie möchten ein Passwort zum Öffnen festlegen. Geben Sie daher im Abschnitt „Passwort zum Öffnen festlegen“ das Passwort ein und überprüfen Sie es. Stellen Sie sicher, dass Sie ein sicheres und eindeutiges Passwort verwenden. Wenn Sie das getan haben, klicken Sie auf OK, um das Passwort zu speichern.
Stellen Sie sicher, dass Sie das Öffnungskennwort und nicht das Berechtigungskennwort festlegen.
5. Geben Sie der PDF einen Namen
Wenn das nächste Popup erscheint, geben Sie der PDF-Datei einen Namen, wählen Sie ein Verzeichnis aus, in dem die Datei gespeichert werden soll, und klicken Sie auf „Exportieren“. Das PDF wird erstellt und im von Ihnen gewählten Verzeichnis gespeichert.
Denken Sie unbedingt daran, wo Sie das PDF speichern.
Sie können nun die PDF-Datei an den Empfänger senden und ihm das Passwort per separater E-Mail, SMS oder Telefonanruf mitteilen. Ohne dieses Passwort kann die Datei nicht geöffnet werden.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade Ihre erste passwortgeschützte PDF-Datei mit der kostenlosen Open-Source-Office-Suite LibreOffice erstellt.
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