Sharepoint und Enterprise 2.0: Das Gute, das Schlechte und das Hässliche

Es hängt davon ab welche Zahlen man sich anschaut Heutzutage nutzen etwa ein Drittel aller Unternehmen Enterprise 2.0-ähnliche Tools, um die Zusammenarbeit und das Management ihres Wissens zu ermöglichen. Dies steht in krassem Gegensatz zu noch vor drei Jahren, als die meisten Arbeitnehmer nur auf Kommunikationstools zählen konnten Andere und der Wissensaustausch waren E-Mail, das Telefon und, wenn sie Glück hatten, ein Instant Messaging oder Content Management Anwendung.

Es scheint zunehmend, dass es kein „Enterprise 2.0-in-a-box“ gibtMit der zunehmenden Nutzung von Web 2.0-Anwendungen wie Blogs, Wikis und anderen Anwendungen sieht die Arbeitswelt von heute überraschend anders aus. Die Nutzung öffentlicher sozialer Netzwerke wie LinkedIn und Facebook ist heutzutage praktisch alltäglich, wenn auch nicht allgegenwärtig (ein guter Prozentsatz der Unternehmen blockiert tatsächlich immer noch den Zugriff darauf).

Und die Enterprise 2.0-Landschaft verändert sich weiter: Sie wird immer beliebter Twitter Der Einsatz von Dienstleistungen ist in manchen Geschäftskreisen fast schon zum Trend geworden, auch wenn er derzeit in PR und Marketing vorherrscht. Dies hat zur Entstehung einer neuen Generation von Social-Messaging-Anwendungen der Unternehmensklasse geführt, z Jammern Und Signale werden heutzutage hinter der Firewall eingesetzt, erreichen jedoch noch nicht einmal einen zweistelligen Prozentsatz der Akzeptanz. Vor allem mobile Geräte sind zu leistungsstarken Multi-Channel-Kollaborationskonsolen geworden, mit denen Sie auf nahezu jede beliebige Art und Weise kommunizieren können Dazu gehören Sprache, E-Mail, SMS, Chat, Web, soziale Nachrichten und so ziemlich alles andere, für das Sie eine installierbare Lösung finden können Anwendung. Es scheint unzählige Möglichkeiten zu geben, wenn es um Kommunikation und Zusammenarbeit am heutigen Arbeitsplatz geht.

Aber wenn es um Enterprise 2.0 im Besonderen geht – und das können Sie am besten von mir lesen Eine ausführliche Erklärung der genauen Konzepte von Enterprise 2.0 finden Sie hier – die Softwarelösung, zu der die meisten Unternehmen heute fast reflexartig zu greifen scheinen Microsoft Sharepoint. Tatsächlich letzten Sommer Forrester vorhergesagt dass Sharepoint den Enterprise 2.0-Markt „überrollen“ würde, obwohl „Einige Beobachter stoßen auf Kritik an den Wiki-, Blog- und Social-Networking-Funktionen von SharePoint."

Diese Bedenken hinsichtlich der Fähigkeit von SharePoint, eine effektive Enterprise 2.0-Plattform zu sein, werden von den Praktikern, mit denen ich spreche, häufig geäußert. Trotzdem höre ich, dass die meisten Unternehmen tatsächlich SharePoint einsetzen wollen, wenn es um Zusammenarbeit und Wissensmanagement im 2.0-Stil geht. Warum besteht die offensichtliche Diskrepanz zwischen der wahrgenommenen Eignung (auf die wir gleich näher eingehen werden) und der tatsächlichen Verwendung? Ein Grund dafür ist die beeindruckende Durchdringung von SharePoint im Softwaregeschäft. Der Aktuelle Adoptionsstatistiken für SharePoint dürfte für jeden, der die Bereitstellung konkurrierender Tools plant, ernüchternd sein:

• 55 % der Unternehmen haben SharePoint implementiert oder erwägen die Implementierung (Bericht „Globale Intranet-Trends 2009“. - 227 teilnehmende Organisationen)

• 46 % der Unternehmen, die soziale Medien im Intranet nutzen, nutzen SharePoint(Globale Intranet 2.0-Umfrage – Über 430 teilnehmende Organisationen)

• Nur 47 % der Organisationen verfügen über ein definiertes Governance-Modell (Globale Intranet 2.0-Umfrage)

• 70 % Nutzung auf Abteilungsebene; nur 38 % nutzen es auf Unternehmensebene (AIIM)

Mit anderen Worten, SharePoint ist bereits heute in den meisten Organisationen vorhanden: Dave Hirsch, CEO des führenden Enterprise Web 2.0-Unternehmens Jive Software wurde in der Vergangenheit aktenkundig gemacht „Rund 80 Prozent unserer Kunden verfügen über SharePoint“. Im aktuellsten maßgebliche Nummer, die ich finden konnteSchätzungen zufolge befanden sich vor über einem Jahr schätzungsweise 85 Millionen SharePoint-Endbenutzerlizenzen in den Händen der Kunden, und diese Zahl dürfte heute noch ein gutes Stück höher sein. Dies zeichnet ein ziemlich klares Bild eines Marktführers für Workflow- und Dokumentenmanagement, der fest verankert ist. In vielen Fällen ist dies bereits bezahlt und dürfte bei jedem Enterprise 2.0 ganz oben auf der engeren Auswahlliste stehen Initiative.

Microsoft SharePoint – heutzutage oft als MOSS für Microsoft Office SharePoint Server bezeichnet – ist sicherlich eine der angesehensten und am weitesten verbreiteten Plattformen ihrer Art. Es hat wirklich eine umfangreiches Leistungsspektrum die Microsoft typischerweise in fünf Hauptgruppen einteilt: Portal, Suche, Content Management, Workflow und Business Intelligence. Wie die meisten beliebte CMS- und Community-Plattformen Heutzutage verfügt SharePoint auch über eine offene Architektur, die sicherstellt, dass fast alles, was als wahrgenommen wird, funktioniert Das Fehlen kann durch den Erwerb eines der vielen Add-ons von Drittanbietern oder durch eine individuelle Entwicklung dessen, was vorhanden ist, ergänzt werden erforderlich. Allerdings haben alle Produkte, insbesondere sehr komplexe, ihre eigenen Stärken und Schwächen, und hier beginnen die guten und weniger guten Produkte zum Problem zu werden.

Als Andrew McAfee von der Harvard-Universität erstmals herausfand, was an Enterprise 2.0 im Vergleich zu herkömmlichen Tools für Zusammenarbeit und Wissensmanagement scheinbar einzigartig ist, prägte er eine Gedächtnisstütze namens SLATES. Diese Mnemonik bildet eine Checkliste von Eigenschaften, die für erfolgreiche Enterprise 2.0-Implementierungen von wesentlicher Bedeutung zu sein schienen (basierend auf erfolgreichen frühen Fallstudien). ICH deckte ursprünglich die Eigenschaften von SLATES ab Damals im Jahr 2006, als Enterprise 2.0 zum ersten Mal auf der Bildfläche erschien, sagte ich, dass es das Potenzial habe, „zu befreien“. „Ihr Intranet“ und es bleibt eine hervorragende Beschreibung der Schlüsselelemente für erfolgreiche soziale Netzwerke Software. Das war damals, als ich technische Zuhörer bei gemeinsamen Konferenzen fragen konnte, ob sie bei der Arbeit Zugriff auf Blogs und Wikis hätten, und praktisch niemand die Hand heben würde. Jetzt tun sie es alle.

In dieser Diskussion stehen insbesondere Blogs und Wikis im Mittelpunkt von Enterprise 2.0, obwohl es auch fortgeschrittenere Arten von Anwendungen gibt, die ebenfalls in Frage kommen. Dies liegt vor allem daran, dass sie die mit Abstand beliebtesten sozialen Tools im Unternehmen sind, obwohl auch soziale Netzwerke immer wichtiger werden. Aus dieser Perspektive betrachten wir, wie SharePoint dem Ideal und der Praxis von Enterprise 2.0 gerecht wird, was möglich ist sorgen für eine Vielzahl von Vorteilen, wie z. B. höhere Produktivität der Mitarbeiter, verbesserte Wissensspeicherung, funktionsübergreifende Innovation usw Als ein Unternehmenskatalysator. Das heißt, wenn die von Ihnen verwendete Software solche Szenarien tatsächlich in großem Umfang ermöglicht.

Ich sollte mir auch darüber im Klaren sein, dass SharePoint viel mehr leisten kann als das, was wir normalerweise Enterprise 2.0 zuschreiben, wofür der Elevator Pitch steht freie, aufstrebende, soziale Zusammenarbeit und weniger die Methoden zur physischen Dokumentenfreigabe (z. B. die gemeinsame Nutzung von Word, Excel, PDF usw.). Dateien), für die es ursprünglich entwickelt wurde.

Im Rahmen der folgenden Diskussion werde ich untersuchen, wo SharePoint für diesen speziellen (wenn auch sehr wichtigen) Anwendungsfall geeignet ist. Und wenn Sie sich fragen, wie bedeutsam dieses Thema ist: Die Enterprise 2.0-Story richtet sich in erster Linie an engagierte Wissensarbeiter komplexe, kollaborative Projekte, für die es bis vor Kurzem nur wenige effektive Softwaretools gab, also strategisches Geschäft Aktivitäten. Branchen wie das Finanzwesen, die Regierung, der Bauingenieurwesen, das Transportwesen und viele andere tendieren dazu, mit dieser Art von Arbeitskräften beschäftigt zu sein, und das ist wahrscheinlich auch der Fall letzte große Bastionen der Produktivitätssteigerung in modernen Volkswirtschaften, wenn die richtigen Lösungen umgesetzt werden können. Mit anderen Worten: Enterprise 2.0 kann einigen unserer wichtigsten und wertvollsten Mitarbeiter helfen, bessere Arbeit zu leisten und gleichzeitig einen größeren Mehrwert für das Unternehmen als Ganzes zu schaffen.

Aus diesem Grund und aufgrund der Tatsache, dass die am häufigsten gestellte Frage, die ich zu Enterprise 2.0 bekomme, lautet, ob SharePoint eine geeignete Plattform dafür ist (kurze Antwort: Auf jeden Fall). Kommt darauf an) Ich habe die letzten Wochen damit verbracht, mir SharePoint, das Produkt selbst, genauer anzusehen, habe ausführlich mit SharePoint- und Enterprise 2.0-Praktikern gesprochen und das Ergebnis erstellt Analyse. Ich hoffe, dass es Ihnen dabei hilft, nützliche Entscheidungen für Ihre Enterprise 2.0-Projekte und -Initiativen zu treffen.

Die Probleme und Herausforderungen bei der Verwendung von SharePoint für Unternehmen 2.0

1. SharePoint ist kein natives Web 2.0-System. Das kann ein Kompliment oder eine Anklage sein, je nachdem, mit wem Sie sprechen. Heutzutage ist es jedoch sehr schwierig zu leugnen, dass Innovationen in sozialen und kollaborativen Systemen fast ausschließlich aus dem Verbraucher-Web stammen. Das Web war mit Abstand am erfolgreichsten bei der Schaffung leistungsstarker Netzwerkeffekte und als Quelle der größten und lebendigsten sozialen Systeme der Welt. SharePoint wurde entwickelt, bevor wir viele der modernen Social-Computing-Lektionen gelernt hatten, und obwohl die Plattform über leistungsstarke Funktionen verfügt, ist dies insgesamt der Fall übermäßig komplex und bietet relativ schwache Unterstützung für die gängigsten Enterprise 2.0-Anwendungstypen, insbesondere Blogs und Wikis, aber auch soziale Netzwerke Merkmale. SharePoint besteht zumindest im Auslieferungszustand den SLATES-Test nicht. Besonders schwach ist es bei kritischen Fähigkeiten wie der Förderung des Auftauchens und der Freiform genug und unterstützen Sie das Tagging gut (Letzteres hat sich mit Sicherheit als überraschend wichtig erwiesen). Ergebnisse). Eines der häufigeren Angebote, die ich Anfang des Monats auf der CeBIT in Hannover gesehen habe, war beispielsweise der Verkauf von Unternehmen Sie erhalten die Add-ons, die Sie benötigen, um die Zusammenarbeitsfunktionen von SharePoint zu verbessern und mit neueren, moderneren Funktionen mithalten zu können Werkzeuge. Fairerweise muss man sagen, dass die SharePoint-Community auch bei diesem relativ neuen Thema proaktiv war SharePoint-Community-Kit trägt wesentlich dazu bei, viele dieser Probleme zu lösen. Ein kurzer Überblick über die Funktionen verdeutlicht auch, wie viel in der heutigen Standard-SharePoint-Konfiguration fehlt.
2. Die Technologielandschaft der Unternehmensumgebung passt gut zu SharePoint; den geschäftlichen Anforderungen in geringerem Maße. Während Web 2.0-Tools oft einzigartig viral sind und aufgrund des Wettbewerbscharakters tendenziell eine überdurchschnittliche Benutzerfreundlichkeit aufweisen In einem öffentlichen Netzwerk können sie nicht automatisch in die Unternehmensumgebung übergehen, in der mehrstufige Sicherheit, Governance und Richtlinien erforderlich sind Kontrollen sind praktisch obligatorisch und werden von nur wenigen Open-Source- (oder sogar kommerziellen) Enterprise 2.0-Tools aus der Verbraucherwelt unterstützt ausreichend. SharePoint ist in vielen dieser Punkte stark vertreten und verfügt über eine hervorragende Active Directory-Integration und eine bessere Unterstützung für Unternehmenstechnologien. Sharepoint lässt sich auch gut in Dateiserver, Dokumente vieler Art und herkömmliche Unternehmensdatenbanken integrieren, obwohl dies auch eine ältere Version der Technologielandschaft widerspiegelt. Während das heutige Unternehmen oft nicht mehr so ​​sehr wie das Web aussieht, ist es in diesem Stadium des Spiels so, dass Das ist nicht unbedingt eine gute Sache. Governance- und Richtlinienfunktionen in SharePoint sind akzeptabel, aber nicht die Besten ihrer Art, und SharePoint verfügt über glaubwürdige einheitliche Suchfunktionen (was auch immer der Fall ist). das „S“ in SLATES) und funktioniert besonders gut, wenn SharePoint die einzige Dokumentenmanagement-, Portal- und Wissensmanagement-Infrastruktur in der ist Organisation.
3. Die Wildnis des offenen Netzwerks kann für Sharepoint eine Herausforderung sein. Praktiker, mit denen ich gesprochen habe, berichteten durchweg, dass SharePoint am besten mit Homogenität funktioniert Umgebungen und nicht annähernd so gut, wenn die Umgebung nicht kontrolliert wird, insbesondere auf der browserseitig (siehe dieses Diagramm für Details) und auf mobilen Geräten. Dies macht die Öffnung von SharePoint-Umgebungen für die Zusammenarbeit mit Partnern, Kunden und sogar der Öffentlichkeit zu einem der gefragteren Themen Meiner Erfahrung nach sind Enterprise 2.0-Szenarien schwieriger als bei anderen Plattformen, die für den Einsatz in sehr unterschiedlichen Umgebungen konzipiert sind Umgebungen.
4. Self-Service-Funktionen fehlen oder werden nicht betont. Einer der wichtigen Aspekte von Enterprise 2.0 ist seine Freiformbarkeit, die zur Entstehung neuer Strukturen und Prozesse führt. Mit anderen Worten: Ein Blog oder Wiki kann aufgrund der Fähigkeit der Benutzer für nahezu jede Aktivität verwendet werden Fassen Sie Tausende winziger Entscheidungen zusammen, die sich auf das Verhalten und den Inhalt rund um die darin enthaltene Arbeit auswirken Werkzeuge. Herkömmliche Unternehmenssysteme, einschließlich SharePoint, sind tendenziell starrer in ihrer Fähigkeit, von Benutzern gestaltet zu werden Allzu oft werden Benutzer zu vorab festgelegten Verwendungszwecken gezwungen, anstatt den Benutzern die Möglichkeit zu geben, die Verwendung der Werkzeuge so zu gestalten, dass sie am besten zu ihnen passen arbeiten. Viele große SharePoint-Installationen bestehen aus Hunderten oder sogar Tausenden kleineren Websites, die jeweils vorhanden sein müssen im Hinblick auf Layout und Navigation einheitlich gestaltet werden, damit eine zentrale Verwaltung und Governance wirksam sein soll. David Hobbs Ich habe kürzlich darauf hingewiesen, wie selten dies ist ist, aber die 2.0-Welt hat herausgefunden, dass es umso besser funktioniert, je mehr es den Benutzern übergeben wird, und – was entscheidend ist – desto besser lässt es sich skalieren. Die Lektion: Je ausgefallener SharePoint-Installationen sind, desto einfacher sind sie zu verwalten, aber desto mehr schränken sie ihre Nutzung unnatürlich ein und verhindern wünschenswerte Ergebnisse. Benutzer sollten in der Lage sein, Websites innerhalb von SharePoint zu erstellen, sie im Laufe der Zeit an die lokalen Anforderungen anzupassen und sie durch gemeinsame Beiträge weiterentwickeln und verbessern zu lassen. Es ist jedoch keineswegs unmöglich, diese Art von Self-Service mit SharePoint zu ermöglichen, aber es fördert dies weder, noch ist es ein zentrales Designprinzip für das Produkt.
5. Kosten und Komplexität. Eine der immer wiederkehrenden Botschaften, die ich in Gesprächen mit SharePoint-Experten hörte, war die Komplexität und die hohen Kosten des Produkts. Das Diagramm am Anfang dieses Beitrags vermittelt einen Eindruck vom Umfang und der Tiefe der Funktionen der MOSS-Plattform. Dies bedeutet ausnahmslos, dass für die Bereitstellung und den Betrieb hochqualifizierte Implementierer, Administratoren und Mitarbeiter des technischen Supports erforderlich sind, was die Gesamtbetriebskosten erhöht. Und die inhärente Komplexität von SharePoint kann auch zu einer langsamen Einführung und einem geringen Engagement der Benutzer führen. Tatsächlich ist dies eine zentrale Lehre im Web 2.0-Design, dass Komplexität der Feind der Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz ist; Die meisten 2.0-Produkte sind in ihrer Benutzererfahrung geradezu brutal einfach. SharePoint ist es auch als Enterprise-Produkt bepreist und kann für eine große Installation sehr teuer sein (zumindest im Vergleich zu den meisten Enterprise 2.0-Produkten). Allerdings sind viele Lizenzen im Rahmen von Unternehmenskäufen enthalten, sodass viele Organisationen bereits über Client-Lizenzen verfügen, die sie nicht ausreichend nutzen.

Ich muss klarstellen, dass ich der Verwendung von SharePoint für Unternehmen 2.0 nicht allzu negativ gegenüberstehe, und sicherlich gibt es diejenigen, die dies tun. Der Schwerpunkt liegt jedoch darauf, dass das Tool, unabhängig davon, wie es zur Hand ist, ein Informationsmanagement der Enterprise-Klasse erstellt Eine Lösung ist selten der richtige Weg – außer aus rein finanziell sinnvollen Gründen – und selten ist sie der einzige Kriterien. Es zeigt sich auch zunehmend, dass es kein Enterprise 2.0-in-a-box gibt und dass Unternehmen Tools finden müssen, die am besten zu ihrer Kultur und ihren Bedürfnissen passen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Im Allgemeinen stelle ich auch fest, dass IT-Abteilungen, die sich normalerweise eher damit auskennen, große Mengen an Netzwerkinfrastruktur zu betreiben Mit Microsoft-Tools und -Plattformen bevorzugen sie tendenziell SharePoint, während Geschäftsanwender es weniger mögen und neuere, modernere bevorzugen Werkzeuge. In Kombination mit entweder bereits aktiven SharePoint-Installationen oder ungenutzten Lizenzen bedeutet dies, dass SharePoint in der Regel eine große Herausforderung darstellt Favorit auf der IT-Seite, unabhängig davon, ob es in der Lage sein wird, dem Unternehmen die gewünschten Enterprise 2.0-Ergebnisse zu liefern. Und wir sollten nicht vergessen, dass auch SharePoint als Produkt nicht stillsteht und Microsoft sicherlich an neueren Versionen arbeitet, die einige der hier behandelten Probleme beheben werden.

Diese Situation, die insbesondere in mittleren bis großen Organisationen vorherrscht, gewinnt zunehmend an Bedeutung Thema der Debatte, da die Einführung von Enterprise 2.0 in vielen Unternehmen einen allgemeinen Wendepunkt erreicht hat Jahr. Ich habe in letzter Zeit festgestellt, dass sich angesichts der unsicheren Wirtschaftslage immer mehr Unternehmen mit diesem Thema auseinandersetzen Zeiten als Hintergrund, was die finanzielle Komponente der Entscheidung viel stärker macht, als sie wäre ansonsten. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn diese Entscheidungen legen den Grundstein dafür, wie effektiv Ihre Mitarbeiter in den kommenden Jahren sein werden. In diesen Jahren werden wahrscheinlich viele Unternehmen die besten Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter einsetzen müssen, um sich erfolgreich an neue Marktbedingungen anzupassen und erfolgreich zu sein.

Weitere Standpunkte zu SharePoint

Ich bin auch nicht der Einzige, der sich mit diesem Thema auseinandersetzt. Hier sind einige andere gute Standpunkte zu SharePoint und Enterprise 2.0:

1. Thomas Vander Wals SharePoint 2007: Gateway Drug to Enterprise Social Tools
2. Lesen/Schreiben von Webs SharePoint soll Enterprise 2.0 betreiben?
3. Bill Ives‘ Enterprise 2.0-Erfolgsgeschichten auf dem neuen Sharepoint
4. Aktualisieren: James Dellows SharePoint und Enterprise 2.0

Wie stehen Sie zur Verwendung von SharePoint für Unternehmen 2.0? Bitte hinterlassen Sie Ihre eigenen Bedenken, Beobachtungen und Fragen unten in TalkBack und ich werde mein Bestes tun, um darauf zu antworten.