Microsoft fügt seiner Unternehmenskommunikationslösung Lync mehrmals im Jahr neue Funktionen hinzu: Um die meisten davon nutzen zu können, müssen Sie über Lync-Client-Updates auf dem Laufenden bleiben.
Die Office 365-Dienste und die Office Web Apps sind nicht die einzigen Teile von Office, die regelmäßig Updates erhalten Microsofts neuer Ansatz der „kontinuierlichen Entwicklung“: Es kommen regelmäßig neue Tools zu Office-Clients Also. Mehrmals im Jahr erhält der Lync-Client ein kumulatives Update, das weitere Funktionen hinzufügt einschließlich Fehlerbehebungen (mobile Lync-Clients erhalten Updates, wenn Sie die regelmäßigen kumulativen Updates für anwenden). Lync-Server).
Wenn Sie im Februar aktualisiert haben, können Sie Lync 2013 anweisen, Ihnen Kontakte, die offline sind, nicht anzuzeigen und Personen in nicht vertrauenswürdigen Netzwerken zu erlauben, Sie zu einer Verbindung einzuladen.
Im Juli wurde mit dem Server-Update eine Zwei-Faktor-Authentifizierung hinzugefügt, während zu den neuen Funktionen des Desktop-Clients eine neue Besprechungsansicht von gehörte geplante Lync-Besprechungen, von denen aus Sie auch Anrufe und Sofortnachrichten starten können (was viel praktischer ist, als zwischen Outlook wechseln zu müssen). und Lync); Sie konnten Bilder auch per Drag-and-Drop oder Einfügen direkt in eine Lync-IM-Nachricht einfügen und erhielten zwei Optionen, um die Beiträge des Publikums in einer Besprechung zu vereinfachen.
Durch die IM-Stummschaltung kann ein Besprechungsmoderator das Gesprächsfenster ausschalten. Normalerweise möchten Sie es den Leuten ermöglichen, miteinander zu diskutieren, aber es kann schwierig sein, währenddessen mit den Kommentaren des Publikums Schritt zu halten Wenn es sich also eher um eine strukturierte Sitzung als um ein Brainstorming in freier Form handelt, können Sie IM während einer Präsentation ein- und ausschalten Sitzung. Wenn Sie möchten, dass die Leute auch dann Fragen stellen, wenn IM stummgeschaltet ist, oder wenn Sie möchten, dass sie nicht in einer Flut anderer Gespräche untergehen, schalten Sie den Q&A-Manager im Menü „Präsentierbarer Inhalt“ ein.
Halten Sie wichtige Fragen aus der Chatflut heraus und nicht jeder muss endlos zurückscrollen, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Dadurch bleiben nicht nur alle Fragen an einem Ort, sondern die Antworten werden auch daneben angezeigt Fragen und nicht dort, wo das Gespräch angekommen ist, wenn der Moderator dazu kommt, zu antworten ihnen. Moderatoren können zwischen der Anzeige aller eingereichten Fragen und der noch nicht beantworteten Fragen wechseln, und die Teilnehmer können alle Fragen mit Antworten oder nur ihre eigenen Fragen sehen.
Durch das Stellen von Fragen im Q&A-Manager ist es einfacher, die Antworten zu sehen.
Das kumulative September-Update für Lync 2013 (das zurückgezogen und dann im Oktober erneut veröffentlicht wurde) fügte die Rechtschreibprüfung für Sofortnachrichten und die Option hinzu, die Formatierung aus dem Text zu entfernen, wenn Sie ihn in eine Sofortnachricht einfügen. Für einige Benutzer verursachte es außerdem Probleme, da Lync ihren Status nicht mehr automatisch als „Beschäftigt“ anzeigte, wenn in ihrem Outlook-Kalender eine Besprechung geplant war. Das wird im neuen kumulativen November-Update behoben, das weitere praktische Funktionen hinzufügt – eine für Administratoren und andere, die den Benutzern das Leben erleichtern.
In IM-Chats werden jetzt Fotos der chattenden Personen angezeigt, was etwas mehr Platz einnimmt, es aber auch einfacher macht, zu erkennen, wer gerade spricht (es könnten viele Personen an derselben Unterhaltung teilnehmen). Sie sehen Fotos für alle Lync-Benutzer, die Ihr Foto nur dann neben jedem Kommentar sehen, wenn sie selbst über das Update verfügen.
Je mehr Personen Sie chatten, desto nützlicher ist es, von jedem ein Foto zu sehen.
Lync Online holt Ihr Foto automatisch von SharePoint Online oder der Outlook Web App. Wenn Sie es nicht in OWA eingestellt haben oder SharePoint nicht verwenden, müssen Sie unter Optionen > Mein Bild selbst ein Bild hinzufügen, das dauert Sie werden auf eine Webseite im Lync-Portal weitergeleitet, auf der Sie ein Foto von Ihrem Computer auswählen können (das dann in OWA angezeigt wird). SharePoint). Wenn Sie Ihr Facebook-Foto verwenden, eines von SkyDrive oder Flickr auswählen oder sogar dasselbe Bild wie auf Yammer verwenden möchten, müssen Sie es zuerst auf Ihren Computer herunterladen. Das November-Update fügt die Option hinzu, eine URL direkt in das Optionsdialogfeld einzugeben, es gibt jedoch einige Nachteile.
Zunächst muss Ihr Administrator die Richtlinie aktivieren, damit Sie dies tun können, sonst wird Ihnen die neue Einstellung nicht angezeigt. Das bedeutet, dass sie sich mit PowerShell auskennen müssen, da die Option es noch nicht in Lync Server geschafft hat – und die erforderliche PowerShell funktioniert noch nicht für Office 365, sodass Sie sie für Ihr Unternehmen nicht aktivieren können selbst.
Und dann wird das Foto nicht nach Lync kopiert; Der Lync-Client verweist lediglich darauf (wenn Sie also Ihren Yammer-Headshot aktualisieren, wird er auch in Lync aktualisiert). Das heißt, wenn Sie ein Yammer-Foto verwenden, wird es nur von Personen mit Zugriff auf dieses Yammer-Netzwerk angezeigt. Wenn Sie ein Foto von SkyDrive verwenden, muss es öffentlich freigegeben sein. Es wäre einfacher, wenn Sie Lync anweisen könnten, das Bild zwischenzuspeichern, damit es jeder sehen kann.
Eine weitere neue Funktion wird in Office 365 überhaupt nicht funktionieren, wird aber in On-Premise-Lync-Systemen sehr willkommen sein. Wenn Sie über einen permanenten Chatroom verfügen (z. B. für technischen Support, Teambesprechungen oder HR-Ankündigungen), gibt es jetzt unten auf dem Bildschirm die Schaltfläche „Alle anrufen“. Dadurch wird eine Lync-Besprechung mit allen Teilnehmern im Chatroom geöffnet und für jeden, der später hinzukommt, wird ein Link zur Besprechung im Chat hinterlassen. Es ist leicht, eine Stunde damit zu verschwenden, Dinge zu tippen, die man am Telefon in fünf Minuten erklären könnte, und das ist eine schnelle Möglichkeit, mit dem Reden zu beginnen.
Klicken Sie, um einen Text-Chat in eine Sprachkonversation umzuwandeln. Praktisch, wenn Leute aneinander vorbei reden.
Wenn Sie Lync-Besprechungen aufzeichnen, können Sie jetzt auswählen, welche Auflösung gespeichert werden soll – 480p, 720p oder volles 1080p HD. Das macht einen großen Unterschied darin, wie viel Speicherplatz Aufnahmen beanspruchen: Wenn Sie ein Windows-Tablet mit einer kleinen SSD verwenden, reduzieren Sie die Auflösung, um Platz zu sparen.
Sparen Sie Platz, indem Sie die Auflösung der Aufnahmen ändern.
Administratoren werden von der neuen Protokollierungsfunktion begeistert sein. Anstatt einem Benutzer, der keine Verbindung herstellen kann, mitzuteilen, dass er ein Tracing-Tool ausführen soll, suchen Sie die Protokolle und senden Sie sie per E-Mail (oder planen Sie eine Remote-Sitzung an). Beobachten Sie, wie der Benutzer versucht, eine Verbindung herzustellen.) gibt es einen Link zu den Anmeldeprotokollen im Menü für den Lync-Client im Benachrichtigungsbereich von Windows Taskleiste. Liegen keine Fehler vor, sind die Protokolle leer; Bei Fehlern werden alle Schritte angezeigt, die Lync unternommen hat, um eine Verbindung herzustellen. Der Benutzer kann dann auf eine Schaltfläche klicken, um sie in seine Zwischenablage zu kopieren und sie per E-Mail an den Helpdesk zu senden. Das sollte bei jeder Supportanfrage für fehlgeschlagene Verbindungen mindestens eine halbe Stunde einsparen.
Auf dem Laufenden bleiben
Monat für Monat erweitert Microsoft Lync um nützliche Extras und es lohnt sich, auf dem Laufenden zu bleiben. Seltsamerweise sind die kumulativen Updates für den Lync-Client nicht für den Rest von Office im Office 365-Portal verfügbar, wo Benutzer möglicherweise danach suchen. Sie müssen sie aus dem Microsoft Download Center herunterladen (wenn Sie Lync nur aktualisieren möchten) oder den Kontobereich verwenden Klicken Sie im Menü „Datei“ in Word, Excel, PowerPoint oder OneNote auf „Updates installieren“, um Ihr gesamtes Office zu aktualisieren Software.
Einige kumulative Updates erfordern auch Updates oder Einstellungsänderungen am Lync Server, wo der Vorteil von Office 365 deutlich wird. Obwohl die Foto-URL-Funktion noch nicht verfügbar ist, führt Microsoft die Updates ziemlich schnell ein und Administratoren müssen nichts tun, es sei denn, sie möchten bestimmte Einstellungen ändern. Aber selbst die Aktualisierung einer einfachen Installation von Lync Server 2103 Standard Edition bedeutet, dass sowohl die Back-End-Datenbank als auch Lync Server aktualisiert werden müssen. Updates für die Enterprise Edition umfassen mehrere Schritte, obwohl Microsoft dies zwischen Februar und Juli erheblich vereinfacht hat kumulative Updates (dies gilt jedoch nur, wenn Sie bereits über das Februar-Update verfügen, sodass Sie mindestens den gesamten Prozess durchlaufen müssen einmal).
Übrigens scheint die Windows Store Lync-App nicht annähernd so oft aktualisiert zu werden wie der Desktop-Client. Das letzte Update erfolgte im Juni 2013 und fügte die Besprechungsansicht hinzu, die Möglichkeit, an einer Besprechung teilzunehmen, ohne über ein Lync-Konto zu verfügen (was bei iPad- und Windows Phone-Benutzern nicht der Fall war). erhältlich bis Oktober), weitere Optionen für gemeinsame Foliendecks, das Wählen von Telefonnummern durch Anklicken und die Option, Ihre Voicemail schneller oder langsamer abzuspielen Geschwindigkeit.
Wie die moderne OneNote-App erwartet auch die Windows Store-Version der Lync-App weiterhin die Ausführung Vollbild oder in den Viertel- oder Dreiviertel-Bildschirmfenstern, die die einzigen Optionen in Windows waren 8. In Windows 8.1 ist die 50:50-Aufteilung zwischen zwei Apps die Standardeinstellung, Sie erhalten jedoch immer noch nur die schmalere Lync-Ansicht mit schwarzen Balken. Und wenn Sie in einem schmalen oder halbgroßen Snap-Fenster „Besprechungen“, „Verlauf“ oder „Voicemail“ auswählen, wechselt Lync zu Vollbildansicht, anstatt den Inhalt wie in der Dreiviertelansicht auf Ihr Fenster zu skalieren. Kontakte sind die einzige Ansicht, die in einem kleinen, eingerasteten Fenster funktioniert.
Das ist ziemlich restriktiv. Das Einrasten von Lync in einem kleinen Fenster neben etwas anderem ist eine großartige Option, wenn Sie chatten, aber eine Präsentation sehen Die Hälfte des Bildschirms wäre sehr nützlich und wir würden uns freuen, wenn das Office-Team beide Windows Store-Apps für Windows aktualisiert 8.1.