So richten Sie die perfekte Abmeldung für Ihre Outlook-E-Mails ein.
Wenn wir eine E-Mail an einen neuen Empfänger, einen höheren Chef oder einen potenziellen Arbeitgeber senden, machen wir uns oft Gedanken über den Inhalt der E-Mail. Nachdem Sie Ihre zweifellos makellose Nachricht verfasst haben, empfiehlt es sich jedoch, eine Signatur zu hinterlassen, die den Empfänger daran erinnert, wer Sie sind, was Sie tun und wie er Kontakt aufnehmen kann.
Eine Signatur am Ende einer E-Mail dient nicht nur als Zeichen der Professionalität, sondern kann auch eine Möglichkeit sein, zu vermeiden, dass Sie an einem arbeitsreichen Tag nach jeder Nachricht manuell unterschreiben müssen. Darüber hinaus ist die virtuelle Signatur durch die Angabe Ihres Namens, Ihrer Rolle, Ihres Unternehmens, Ihrer Social-Media-Adressen und Ihrer Mobiltelefonnummer praktisch eine elektronische Visitenkarte.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Funktion in Outlook für das Web und Mobilgeräte hinzufügen.
Hinzufügen einer Signatur vom Computer aus
Schritt 1: Melden Sie sich bei Microsoft an
Unabhängig davon, ob Sie über einen Internetbrowser oder eine Desktop-App auf Outlook zugreifen, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie bei Ihrem Microsoft-Konto angemeldet sind. Wenn Sie über mehrere Konten verfügen, überprüfen Sie noch einmal, ob Sie bei dem Konto angemeldet sind, für das Sie die Signatur festlegen möchten.
Schritt 2: Öffnen Sie Ihre Einstellungen
Klicken Sie nach der Anmeldung auf das Einstellungssymbol (Zahnrad) in der oberen rechten Ecke Ihres Postfachs und suchen Sie ganz unten nach der Option „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
Schritt 3: Verfassen der Signatur
Sie sollten jetzt ein größeres Einstellungsmenü sehen. Wählen Sie dort aus Mail > Verfassen und antworten.
Wählen Sie unter der Option „E-Mail-Signatur“ die Option „Neue Signatur“. Geben Sie im Feld „Signaturnamen bearbeiten“ Ihren Vor- und Nachnamen ein, um Ihre Signatur zu identifizieren.
Geben Sie im Textfeld unten noch einmal Ihren Vor- und Nachnamen ein und fügen Sie gegebenenfalls Ihre Berufsbezeichnung/Rolle, Ihren aktuellen Arbeitgeber und etwaige soziale Medien hinzu sind für Ihre Arbeit relevant (und Sie möchten, dass relevante Personen sie finden), wie z. B. Twitter und LinkedIn sowie alle anderen Kontakttelefonnummern oder E-Mail-Adressen Adressen.
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Formatierungstipps
Mit den Formatierungsfunktionen können Sie bestimmte Textabschnitte fett formatieren, unterstreichen oder eine andere Schriftart erstellen – das Layout der Tools ähnelt dem eines Word-Dokuments.
Wenn Sie Social-Media-Handles einbinden möchten, kann es hilfreich sein, das Hyperlink-Tool zu verwenden, um Ihre Plattform direkt mit dem Text zu verlinken.
Ein Beispiel dafür, wie eine E-Mail-Signatur mit einem Hyperlink aussehen kann.
Schritt 4: Speichern
Wenn Sie Ihre Signatur perfektioniert und angepasst haben, wählen Sie „Speichern“. Alle Ihre ausgehenden E-Mails sollten jetzt Ihre personalisierte Signatur enthalten. Senden Sie zum Testen eine Schein-E-Mail an sich selbst oder einen Kollegen.
Schritt 5: Festlegen einer Standardsignatur
Nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, haben Sie auch die Möglichkeit, eine auszuwählen Standardsignatur. Das heißt, Sie entscheiden, ob Sie Ihre Signatur an neue Nachrichten, Antworten und weitergeleitete Nachrichten oder beides anhängen möchten. Es kann Momente geben, in denen Sie Ihre Signatur lieber nicht hinzufügen möchten, z. B. in einer Schnellantwort-E-Mail oder wenn Sie eine Nachricht an einen Kollegen weiterleiten. Wofür Sie sich auch entscheiden, ist eine persönliche Präferenz.
Schritt 6: Testen
Alle Ihre ausgehenden E-Mails sollten jetzt Ihre personalisierte Signatur enthalten. Senden Sie zum Testen eine Schein-E-Mail an sich selbst oder einen Kollegen.
Mehr: Der neue Outlook-Client von Microsoft ist live. Haben Sie Ihre aktualisiert?
Hinzufügen einer Signatur von Ihrem Telefon
Ganz gleich, ob Sie zur Arbeit fahren oder am Wochenende arbeiten: Das Versenden von E-Mails über unsere Telefone ist an der Tagesordnung und das Hinzufügen Ihrer E-Mails Eine persönliche Signatur ist viel besser als die standardmäßige Meldung „Vom iPhone gesendet“ oder „Outlook herunterladen“ am Unterseite.
Schritt 1: Herunterladen von Microsoft Exchange/Outlook
Wenn Sie Ihre Signatur zu Ihrem iPhone oder Android hinzufügen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der Microsoft Exchange/Outlook-App heruntergeladen haben, und melden Sie sich dann an.
Schritt 2: Öffnen Sie Ihre Einstellungen
Sie können auf die Einstellungen Ihrer Outlook-App zugreifen, indem Sie oben links auf das Kontoprofilsymbol und dann unten auf der Registerkarte auf das Symbol „Einstellungen“ (Zahnrad) klicken.
Schritt 3: Fügen Sie Ihre Signatur hinzu
Wählen Sie wie am Computer die Option „Signatur“ und geben Sie dann Ihre Daten ein.
Im Gegensatz zur Webversion sind die Formatierungstools jedoch nicht mehr verfügbar, sodass die mobile Signatur weniger personalisierbar ist.
Auch: So verschlüsseln Sie Ihre E-Mails und warum sollten Sie das tun?
Hier hast du es!
Sie haben noch Fragen? Hier ist eine kleine FAQ-Sitzung, bevor Sie gehen.
Wie gestalte ich meine Outlook-Signatur professionell?
Glücklicherweise verfügt Microsoft Outlook über eine Galerie mit Signaturvorlagen, die Sie verwenden können herunterladen kostenlos, um Ihrer Unterschrift eine professionelle und persönliche Note zu verleihen. Die Vorlagen umfassen einzigartige Farben, richtige Abstände und die Möglichkeit, Ihre Social-Media-Profile mit Symbol-Widgets zu verknüpfen.
Außerdem kann es nicht schaden, sich von den Unterschriften Ihrer Kollegen inspirieren zu lassen!
Wie mache ich meine Signatur in Outlook automatisch?
Wenn Sie Ihre Signatur an jede E-Mail anhängen möchten, die Sie beantworten, senden, verfassen oder weiterleiten, stellen Sie sicher, dass Sie diese Option auswählen Ihren Namen als „Standardsignatur“. Auf einem Computer erscheint die Option, nachdem Sie Ihren Namen eingegeben haben Information. Wenn Sie Ihren Namen als „Standard“-Option sowohl für neue Nachrichten als auch für Antworten und Weiterleitungen auswählen, folgt Ihre Signatur automatisch jeder E-Mail. Auf Ihrem Mobilgerät sollte die Signatur automatisch gespeichert werden, sobald Sie Ihre Informationen in die Option „Signatur“ eingeben.
Ich habe meine Signatur festgelegt, aber sie ändert sich ständig automatisch?
Wenn sich Ihre Signatur ständig ändert und Ihr Outlook-Konto mit Ihrem Arbeitsplatz, insbesondere einer Unternehmenszentrale, verknüpft ist, besteht die Möglichkeit, dass die IT alle Änderungen, die Sie an Ihrer Signatur vorgenommen haben, überschrieben hat. Es ist nicht sicher, ob diese Änderungen manuell oder automatisiert erfolgen. Sprechen Sie daher mit Ihrer IT-Abteilung. Diese sollte Ihnen dabei helfen können, die richtigen Änderungen vorzunehmen.
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