So erstellen Sie eine Datenschutzrichtlinie, die Ihr Unternehmen und Ihre Kunden schützt

Nach dem Datenschutzrecht a Datenschutzrichtlinie ist eine Erklärung oder ein Rechtsdokument, das einige oder alle Methoden offenlegt, mit denen eine Partei die Daten eines Kunden oder Mandanten erhebt, verwendet, offenlegt und verwaltet. Typischerweise geben Unternehmen diese Kunden-/Auftraggeberdaten an ihre externen Geschäftspartner weiter. Durch die jährliche Information von Kunden/Auftraggebern per Post über die Datenschutzpraktiken des Unternehmens bezüglich der Sammlung und Verteilung Mit der Nutzung von Kunden-/Kundendaten, die sich in der Unternehmensverwaltung befinden, erfüllen Unternehmen eine gesetzliche Verpflichtung zum Schutz der Daten eines Kunden oder Mandanten Privatsphäre. Hier zum Beispiel Datenschutzbestimmungen von Google.

Datenverwalter innerhalb der Organisation, vor allem der IT-Abteilung, sind fortlaufend dafür verantwortlich, die Unternehmensdaten sicher und privat zu halten.

Insgesamt sind Datenschutzrichtlinien für die IT, Compliance-Beauftragte und andere im Unternehmen wichtig, denn wenn Kunden/Auftraggeber informieren das Unternehmen darüber, dass sie nicht möchten, dass ihre persönlichen Daten erfasst oder weitergegeben werden. Unternehmen müssen sich daran halten diese Entscheidungen; Daten über diese Personen dürfen nicht verkauft oder an andere weitergegeben werden.

In Organisationen, in denen Kundendaten äußerst sensibel sind, z. B. in der Versicherungs- und Finanzbranche Im Dienstleistungs- und Gesundheitswesen müssen Arbeitnehmer Datenschutzmaßnahmen ergreifen, damit Informationen nicht unbeabsichtigt zugänglich gemacht werden geteilt.

So verwenden Sie diese Richtlinienrichtlinien

Wie Sie Ihre Datenschutzrichtlinie entwickeln und pflegen, hängt von Ihrem Unternehmen, Ihren Kunden und der Branche ab, in der Sie tätig sind. Die folgenden Richtlinien sind in allgemeine Kategorien unterteilt, die Sie bei Ihrer Sorgfaltspflicht bei der Erstellung Ihrer Datenschutzrichtlinie berücksichtigen sollten. Abhängig von Ihrer Geschäftsanwendung sind die Kernpunkte innerhalb jedes Themas für Sie unterschiedlich wichtig. Konzentrieren Sie sich auf die Richtlinien, die für Ihr Geschäftsmodell direkt relevant sind, während Sie eine Richtlinie formulieren, die Ihren Anforderungen entspricht Informieren Sie sich über die Umstände Ihres Unternehmens, schauen Sie sich aber unbedingt auch die anderen Themen an, damit Sie keinen weiteren relevanten Bereich übersehen.

Wer sollte einbezogen werden?

Eine Datenschutzrichtlinie ist eine interne Angelegenheit, die den Umgang von Mitarbeitern mit sensiblen Informationen betrifft, aber auch erhebliche Auswirkungen hat Auswirkungen auf Ihre externen Stakeholder, unabhängig davon, ob es sich um Ihren Vorstand und Ihre Investoren, Ihre externen Geschäftspartner oder Ihre eigenen handelt Kunden. Um alle Bereiche des Datenschutzes umfassend abzudecken, sollte daher ein interdisziplinäres Team bei der Richtlinienentwicklung zusammenarbeiten. Dieses Team sollte Folgendes umfassen:

• ES
• Der Datenverwalter von Unternehmensinformationen
• Einhaltung
• Der Verwaltungszweig des Unternehmens, der sicherstellt, dass das Unternehmen auf dem neuesten Stand ist und die Datenschutzrichtlinien einhält
• Juristisches Personal, das über die Gesetzgebung und die aktuelle Rechtsprechung zum Datenschutz auf dem Laufenden ist und stets Beiträge zu Datenschutzentwürfen oder -überarbeitungen leisten und diese sorgfältig prüfen sollte, bevor sie in Kraft treten
• Dritte Geschäftspartner, die Ihre Kundeninformationen möglicherweise für Marketing- oder Forschungszwecke nutzen möchten, sich aber über die Grenzen der Informationen, die Sie ihnen zur Verfügung stellen können, im Klaren sein müssen
• Zusätzliche Mitarbeiter von Geschäftsfunktionen/Auftragnehmern, die auf vertrauliche Informationen zugreifen müssen, weil diese ihre Fähigkeiten direkt beeinträchtigen um ihre Arbeit zu erledigen (z. B. benötigt ein „Gast“-Chirurg zur Vorbereitung einer heiklen Operation Zugang zur Krankengeschichte eines Patienten).

Elemente, die in einer Datenschutzrichtlinie behandelt werden sollen

Datenschutz ist ein Thema, das sich mit den Funktionen Recht/Compliance, Marketing/Öffentlichkeitsarbeit und IT in einem Maße überschneidet, dass viele Elemente von interdisziplinären Teams angegangen werden müssen. Zu den Elementen, die in einer Datenschutzrichtlinie behandelt werden sollten, gehören:

• Verpflichtungen gegenüber Kunden/Stakeholdern
• Wie Kundeninformationen gesammelt und verwendet werden
• Wie Kundeninformationen weitergegeben werden
• Wie die Aktivität des Kundenkontos verfolgt wird
• Wie Kundeninformationen an Dritte weitergegeben werden
• Datenschutz und Sicherheit
• Opt-in- oder Opt-out-Entscheidungen, die Kunden in Bezug auf ihre Informationen treffen können
• Datenschutzrechte des Kunden
• Unternehmenskontaktinformationen für Kunden mit Fragen zum Datenschutz
• Anmeldeinformationen
• Einhaltung des Datenschutzes
• Datenschutzpraktiken für Mitarbeiter
• Vorratsdatenspeicherung
• Diese Elemente können in zwei allgemeine Kategorien eingeteilt werden:
• Kommunikation und Marketing
• Recht, Compliance und IT.

Kommunikation und Marketing

Verpflichtungen gegenüber Kunden/Stakeholdern

Die Datenschutzerklärung, die Unternehmen ihren Kunden geben, sollte mit einer Stellungnahme des Unternehmens dazu beginnen, wie es Kundendaten schützen wird. Viele Unternehmen nutzen diesen Anfangspunkt der Richtlinie, um ihren Kunden zu erklären, dass ihre Daten verschlüsselt und sicher aufbewahrt werden – und dass die Daten nicht an andere verkauft werden. Das Unternehmen gibt außerdem an, dass die Datenschutzrichtlinie und der Zugriff darauf den Kunden jederzeit zur Verfügung stehen und dass die Kunden bei jeder Änderung der Richtlinien benachrichtigt werden.

Wie Kundeninformationen gesammelt und verwendet werden

In der an Kunden ausgegebenen Datenschutzrichtlinie sollte erläutert werden, wie das Unternehmen Kundeninformationen nutzen möchte (z. B. zur Verbesserung). Produkte) und welche Kundeninformationen das Unternehmen zu diesem Zweck sammeln möchte (Kundenkontoinformationen, Browsing). Geschichte usw.). Wenn das Unternehmen plant, die Standortinformationen oder persönlichen Informationen, die sich auf den lokalen Geräten der Benutzer befinden, zu verwenden/zu sammeln, sollte dies ebenfalls offengelegt werden.

Wie Kundeninformationen weitergegeben werden

In der Datenschutzrichtlinie des Unternehmens sollten Kunden über alle Organisationen informiert werden, an die das Unternehmen seine Kundendaten weitergeben möchte. In der Regel handelt es sich hierbei um Tochtergesellschaften oder Drittgeschäftspartner des Unternehmens, die ihrer Meinung nach einen Mehrwert für die Kunden darstellen.

Opt-in- oder Opt-out-Entscheidungen, die Kunden in Bezug auf ihre Informationen treffen können

Die Datenschutzrichtlinie sollte den Kunden erklären, welche Opt-in- oder Opt-out-Möglichkeiten sie haben, um den Datenschutz ihrer Daten zu wahren. Beispielsweise könnten Unternehmen ihren Kunden die Möglichkeit geben, sich für Angebote von Werbetreibenden anzumelden (oder abzumelden). Drittgeschäftspartnern zu widersprechen oder die Anonymisierung ihrer Kundendaten zu Analysezwecken abzulehnen Berichterstattung.

Datenschutzrechte des Kunden

Kunden sollten über ihre gesetzlichen Datenschutzrechte informiert werden. Beispielsweise könnten sie das Recht haben, Auskunft darüber zu verlangen, ob das Unternehmen personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben hat Parteien und an welche Dritten zu Marketingzwecken oder ob das Unternehmen personenbezogene Daten ohne deren Zustimmung verkauft hat Zustimmung.

Unternehmenskontaktinformationen für Kunden mit Fragen zum Datenschutz

Das Unternehmen sollte seinen Kunden stets eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer und eine physische Adresse zur Verfügung stellen, damit Kunden sich bei Fragen oder Rückmeldungen zur Datenschutzrichtlinie an das Unternehmen wenden können.

Recht, Compliance und IT

Wie die Aktivität des Kundenkontos verfolgt wird

Unternehmen verwenden Cookies häufig, um zu verfolgen, von welchen Websites Benutzer kommen und welche Websites sie nach dem Besuch der Unternehmenswebsite besuchen. Darüber hinaus können Nutzungsaktivitäten auf der Unternehmenswebsite selbst verfolgt werden. Wie diese Cookies zum Verfolgen von Benutzeraktivitäten verwendet werden, sollte in der Datenschutzrichtlinie erläutert werden, zusammen mit der Tatsache, dass Benutzer das Cookie-Tracking deaktivieren können, wenn sie dies wünschen. Bevor jedoch eine Richtlinie für Benutzer veröffentlicht wird, sollten die Rechts-, Compliance-, Marketing- und IT-Abteilungen festlegen, welche Benutzeraktivitätsmuster verfolgt werden sollen und wie Tracking-Informationen verwendet werden sollen.

Wie Kundeninformationen an Dritte weitergegeben werden

Intern sollten die Bereiche Recht, Compliance und IT Richtlinien und Standards entwickeln, die regeln, wie Kundeninformationen an Dritte weitergegeben werden und welche Datenschutzmaßnahmen umgesetzt werden. Bei Co-Marketing-Maßnahmen, bei denen der Kunde informiert wird und die Weitergabe personenbezogener Daten ablehnen kann Informationen, an die das Unternehmen möglicherweise direkte Kundeninformationen und Kontaktinformationen weitergibt Geschäftspartner. In anderen Fällen, beispielsweise bei zum Verkauf angebotenen Datenanalyseinformationen, kann das Unternehmen dazu verpflichtet sein Anonymisierung einzelner Kundenkontakte und -informationen, sodass keine Rückverfolgbarkeit der Daten möglich ist Einzelpersonen.

Datenschutz und Sicherheit

Sicherheitsmaßnahmen, sichere Speicherung und der Schutz von Daten zum Zwecke der Privatsphäre sollten als Richtlinie und als Verfahren definiert werden, die in der IT, dem Verwalter der Daten, aktiviert werden. IT-Praktiken sollten sich an Leitlinien und Standards halten, die sowohl aus rechtlichen Quellen als auch aus Compliance-Quellen herausgegeben werden.

Protokollinformationen

Im Rahmen der Netzwerkverwaltung führt die IT Serverprotokolle, die automatisch Details darüber sammeln und speichern, wie Benutzer die Onlinedienste des Unternehmens genutzt haben. ihre Telefon- und/oder IP-Adressen, Zeitpunkt des Kontakts, Dauer des Kontakts usw.; der verwendete Browsertyp sowie die Zeiten und Daten ihrer Serviceanfragen; und Informationen, die durch Cookies auf der Website gesammelt werden. Aus Sicht des Datenschutzes sollten IT, Recht und Compliance festlegen, wie diese Informationen intern verwendet werden sollen und wie sie geschützt werden sollen Gewährleistung der Privatsphäre und Sicherheit von Personen, die die Unternehmenswebsite nutzen, und unter welchen Umständen eine Weitergabe zulässig ist Information.

Datenschutzpraktiken für Mitarbeiter

Für Unternehmen in hochsensiblen Kundeninformationsbranchen (Gesundheitswesen, Finanzen, Versicherungen usw.) müssen Mitarbeiter häufig online, telefonisch oder persönlich mit Kunden interagieren. In diesen Zeiten können vertrauliche Informationen weitergegeben werden. Basierend auf den Empfehlungen seiner Rechts- und Compliance-Abteilung sollte das Unternehmen über eine Reihe schriftlicher Richtlinien verfügen, die den Umgang mit Mitarbeitern regeln Kunden und ihre privaten Informationen, begleitet von der Schulung aller Mitarbeiter, die in kundenorientierten Funktionen tätig sind und/oder mit sensiblen Daten in Kontakt kommen Information. Ähnliche Datenschutzrichtlinien und -verfahren sollten für IT-Personal eingeführt werden, das mit der Verwaltung und dem Zugriff auf private Kundeninformationen beauftragt ist. Als Teil dieses Prozesses sollte die IT umfangreiche Protokolle führen, die den Zugriff von Mitarbeitern, IT und Geschäftspartnern auf Kundeninformationen verfolgen.

Einhaltung des Datenschutzes

Unternehmen sollten Richtlinien und Verfahren entwickeln, die mindestens jährliche Audits der Informationssicherheit und des Datenschutzes von Kunden und Kunden gewährleisten andere für das Unternehmen wichtige Informationen, wobei in Prüfzyklen alle Änderungen am bestehenden Datenschutz berücksichtigt und dokumentiert werden Praktiken Methoden Ausübungen.

Vorratsdatenspeicherung

Die IT sollte zusammen mit den geschäftlichen Benutzerbereichen, der Compliance und der Rechtsabteilung jährlich die Richtlinien zur Datenaufbewahrung überprüfen und bei Bedarf Überarbeitungen vornehmen und dokumentieren. Bei der Datenaufbewahrung geht es insbesondere darum, wie lange vertrauliche Kundenhistorien in Unternehmensdatenspeichern aufbewahrt werden.

Richtlinienentwicklung und -umsetzung

Auditzyklen und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Unternehmen sollten sich bei ihren Rechtsberatern, Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfern erkundigen, welche Bereiche des Datenschutzes geprüft werden müssen. In einigen Fällen verfügen Unternehmen möglicherweise auch über interne Auditverfahren, die von ihren eigenen Audit- und Compliance-Teams durchgeführt werden. Im Rahmen des Audit- und Compliance-Prozesses sollten Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ihre Datenschutzrichtlinien auf dem neuesten Stand bleiben Wir achten darauf, dass wir die neuesten Regulierungs- und Compliance-Regeln kennen und dass Richtlinienaktualisierungen zeitnah an Kunden, Geschäftspartner und andere weitergegeben werden Stakeholder.

Richtlinienaktualisierungen und Genehmigungen

Aktualisierungen der Datenschutzrichtlinien sollten sofort nach der Genehmigung veröffentlicht werden. Die Liste der Genehmigungsunterschriften für diese Aktualisierungen sollte innerhalb des Unternehmens vereinbart und vollständig ausgeführt werden, bevor eine Richtlinienaktualisierung in Kraft tritt. Alle Richtlinienaktualisierungen sollten mit einer sofortigen Veröffentlichung sowie Schulungen/Schulungen für die von der Richtlinie betroffenen Mitarbeiter einhergehen. Für jede Richtlinie sollte eine historische Aufzeichnung aller Aktualisierungen geführt werden.

Richtlinienabzeichnungen durch Mitarbeiter

Im Rahmen des neuen Mitarbeiterorientierungsprozesses sollte vorgeschrieben werden, dass Mitarbeiter in Positionen versetzt werden, bei denen es um Datenschutzbedenken geht Um eine Schulung zu erhalten, die Richtlinien zu lesen und zu bestätigen, dass sie alle Datenschutzrichtlinien gelesen haben, bevor sie mit dem Training beginnen Zuordnungen. Es sollte eine Aufzeichnung aller Mitarbeiterfreigaben geführt werden.

Verstöße und Strafen

Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien können schwerwiegende Folgen für Mitarbeiter und das Unternehmen haben. Aus diesem Grund sollten die Mitarbeiter darüber informiert werden, dass Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen können im Vorfeld und einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie der zivil- und/oder strafrechtlichen Verfolgung auf Bundes- und/oder Landesebene Gesetze. Mitarbeiter, die Verantwortung übernehmen, die den Schutz privater Informationen beinhaltet, sollten dazu verpflichtet werden Lesen und unterzeichnen Sie die Unternehmenserklärung zu Verstößen und Strafen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Das Unternehmen sollte eine Aufzeichnung dieser unterzeichneten Bestätigungen der Mitarbeiter führen, dass das Memorandum über Verstöße/Strafen gelesen und verstanden wurde.

Siehe auch

• Forscher schlagen eine Methode vor, um das Coronavirus über Smartphones zu verfolgen und gleichzeitig die Privatsphäre zu schützen
• Lernen Sie NordSec kennen: Das Unternehmen hinter NordVPN möchte Ihre One-Stop-Privacy-Suite sein
• AI: Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?
• Unternehmen mit schlechten Datenschutzpraktiken sind 80 % häufiger von Datenschutzverletzungen betroffen (TechRepublic)
• Atlas ID bietet einen datenschutzorientierten Weg zu einem sichereren Arbeitsplatz (TechRepublic)