Comment utiliser Google Drive comme sac à dos virtuel (et pourquoi vous devriez)

La préparation des cours chaque semestre peut peser sur votre précieux temps et votre portefeuille. Depuis la pandémie, de nombreuses classes se sont tournées vers des formats hybrides ou virtuels, et même les manuels trop chers se sont déplacés en ligne. Alors pourquoi ne pas faire de même avec votre sac à dos? Ok, peut-être pas votre sac à dos physique mais son contenu qui peut vous alourdir en marchant sur le campus?

Bien que les ordinateurs portables intelligents soient excellents, ils ont souvent des limites de pages et ajoutent un stylet supplémentaire sournois ou des frais d'abonnement. Au lieu de cela, vous pouvez vous passer complètement du papier en utilisant Google Drive, le service de stockage gratuit alimenté par Google fourni avec votre Gmail.

Je viens juste d'obtenir mon diplôme universitaire et je serai le premier à dire que Google Drive m'a sauvé la vie. Depuis le confort de mon ordinateur portable ou de mon téléphone, j'ai pu prendre des notes pour la majorité de mes cours, planifier ma semaine et organiser des documents vitaux. Voici comment je l'ai fait et comment vous pouvez aussi.

1. Faire des dossiers pour chaque classe ou club 

Au lieu d'investir dans les dossiers qui se détachent inévitablement du poids des papiers que vous imprimez et enfoncez dans les poches fragiles, créez un dossier Drive permanent. Voici comment.

Étape 1: Sélectionnez "+ Nouveau"

Pour ajouter quoi que ce soit à votre lecteur, sélectionnez le bouton "+ Nouveau" dans le coin supérieur gauche.

Une fois que vous avez activé le bouton + Nouveau, vous verrez un menu déroulant avec les options pour créer de nouveaux dossiers, fichiers, formulaires, feuilles, diapositives et documents. Il s'agit du processus de création que vous suivrez pour toute nouvelle information que vous souhaitez ajouter à votre Google Drive. Pour l'instant, concentrons-nous sur les dossiers, car ils sont l'épine dorsale du sac à dos virtuel.

Étape 2: Créer un nouveau dossier

Tout d'abord, je vous recommande de nommer vos dossiers d'après vos cours respectifs. De cette façon, la navigation dans les différents dossiers sera plus facile à faire en un coup d'œil.

Une fois que vous avez nommé votre ou vos dossiers, vous pouvez importer des documents en les téléchargeant depuis le site Web de votre cours (tel que Canvas ou Blackboard) et les télécharger dans le dossier approprié. Le téléchargement est aussi simple que de faire glisser et de déposer le fichier depuis votre fenêtre de téléchargements.

Conseil utile: utiliser les sous-dossiers. Vous pouvez créer un nouveau dossier dans un dossier pour les plans de cours, les devoirs, les projets, etc.

Ces dossiers virtuels facilitent l'organisation de vos documents et en un seul endroit. Plutôt que de fouiller dans votre sac à dos pour chercher parmi des feuilles de papier, vous pouvez même taper dans la barre de recherche le dossier ou le document que vous recherchez.

2. Faire et annoter des copies 

Souvent, les professeurs et les enseignants auront rédigé leurs plans de cours, leurs rubriques ou leurs devoirs dans Google Docs. J'ai toujours aimé annoter ces documents, prendre des notes ou mettre en évidence des dates d'échéance importantes. Dans ce cas, vous pouvez faire une copie d'un document, ajouter des modifications et des notes, et le faire avec le texte d'origine toujours intact.

Étape 1: Sélectionnez le fichier

Dans le coin supérieur droit de votre document, sélectionnez le bouton Fichier puis « Faire une copie ».

Maintenant, vous aurez une copie de votre document dans votre Google Drive. Google Docs renommera automatiquement votre document "Copie de nom du document original". Vous pouvez, bien sûr, changer le nom - tout ce que vous pensez rendra le document plus facile à trouver.

À partir de là, vous êtes libre de baliser le programme, les instructions, etc., et de prendre toutes les notes dont vous avez besoin pour rester sur la bonne voie.

3. Travailler hors ligne avec Google Docs 

L'une des phrases les plus courantes que j'ai utilisées au cours de ma carrière de premier cycle était "Laissez-moi créer un document Google". J'espère qu'après avoir lu cet article, vous pourrez dire la même chose. Non seulement Google Docs enregistre automatiquement votre travail, mais vous pouvez même travailler hors ligne en tournant sur l'option dans les paramètres du lecteur. C'est un outil pratique lorsque vous tapez les derniers éléments d'un essai pendant un trajet ou lorsque le Wi-Fi de l'école est instable.

Sur Google Docs, vous pouvez tout faire, de la rédaction d'un essai à la prise de notes. Le service fonctionne également très bien pour créer des listes de tâches de classe via les fonctionnalités de liste de contrôle et de puces.

Aussi: Comment utiliser l'historique des versions de Google Docs

4. Partager des notes à l'aide d'un Drive partagé

Google Drive peut également vous éviter d'avoir à prêter votre ordinateur portable à un camarade de classe et garantit que tous les membres de votre équipe de projet de groupe a fait voir l'agenda mis à jour. Voici comment créer un Drive partagé pour ces cas.

Étape 1: sélectionnez l'onglet "Drive partagés"

Sur le côté droit de l'écran d'accueil de Google Drive, sélectionnez la troisième option du menu Drive, "Drives partagés".

Étape 2: Créer un Drive partagé 

Une fois que vous avez sélectionné l'option "Drive partagé", un bouton bleu apparaîtra au centre de l'écran, vous invitant à créer un lecteur partagé. Nommez votre dossier en conséquence.

Étape 3: Gérer l'accès pour ajouter des membres 

Après avoir nommé votre dossier, le côté droit de l'écran affichera le nom de votre dossier et la personne qui l'a créé (vous). À partir de là, vous pouvez ajouter des membres au dossier partagé en saisissant leurs adresses e-mail.

Notez que si vous utilisez un compte de messagerie .edu et que vous ajoutez des camarades de classe qui sont également sur le domaine, Google devrait remplir automatiquement leurs informations de contact lorsque vous recherchez leurs noms.

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Étape 4: Définir le statut de membre

Une fois que vous avez saisi tous les noms des personnes que vous souhaitez ajouter, assurez-vous de définir leurs autorisations de modification. Vous pouvez choisir entre gestionnaire, gestionnaire de contenu, contributeur, commentateur ou simplement spectateur. Une fois terminé, sélectionnez le bouton bleu "envoyer" pour déclencher l'invitation.

Voilà, un moyen facile (et gratuit) de rester organisé tout en gardant votre sac à dos sans encombrement. Bien que je n'aie discuté que de certaines de mes façons préférées d'utiliser Google Drive comme sac à dos virtuel, il existe de nombreuses autres fonctionnalités et hacks intégrés qui peuvent améliorer votre expérience scolaire. Si vous en avez un qui n'a pas été mentionné, partagez-le dans la section des commentaires ci-dessous !