आउटलुक में ईमेल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें

किसी नए प्राप्तकर्ता, उच्च पदस्थ बॉस या संभावित नियोक्ता को ईमेल भेजते समय, हम अक्सर ईमेल की सामग्री पर जोर देते हैं। हालाँकि, अपना निस्संदेह बेदाग संदेश तैयार करने के बाद, एक हस्ताक्षर छोड़ना अच्छा अभ्यास है जो प्राप्तकर्ता को याद दिलाता है कि आप कौन हैं, क्या करते हैं और संपर्क कैसे करना है।

ईमेल के अंत में एक हस्ताक्षर न केवल व्यावसायिकता की मुहर के रूप में कार्य करता है बल्कि व्यस्त दिन में प्रत्येक संदेश के बाद मैन्युअल रूप से अपने नाम पर हस्ताक्षर करने से बचने का एक तरीका हो सकता है। साथ ही, आपका नाम, भूमिका, कंपनी, सोशल मीडिया हैंडल और सेलफोन नंबर प्रदान करने में, वर्चुअल हस्ताक्षर व्यावहारिक रूप से एक इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय कार्ड है।

इसके साथ, यहां वेब और मोबाइल के लिए आउटलुक पर सुविधा जोड़ने का तरीका बताया गया है।

कंप्यूटर से हस्ताक्षर जोड़ना 

चरण 1: माइक्रोसॉफ्ट में साइन इन करें 

चाहे आप आउटलुक को इंटरनेट ब्राउज़र या डेस्कटॉप ऐप से एक्सेस कर रहे हों, पहले सुनिश्चित करें कि आप अपने Microsoft खाते में साइन इन हैं। यदि आपके पास एकाधिक खाते हैं, तो दोबारा जांच लें कि आप उसी खाते में लॉग इन हैं जिस पर आप हस्ताक्षर करना चाहते हैं।

चरण 2: अपनी सेटिंग्स खोलें 

एक बार साइन इन करने के बाद, अपने मेलबॉक्स के ऊपरी दाएं कोने में सेटिंग आइकन (गियर) पर क्लिक करें और "सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें" विकल्प के लिए सबसे नीचे देखें।

चरण 3: हस्ताक्षर लिखना 

अब आपको एक बड़ा सेटिंग मेनू देखना चाहिए. वहां से चयन करें मेल > लिखें और उत्तर दें.

"ईमेल हस्ताक्षर" विकल्प के अंतर्गत, "नया हस्ताक्षर" चुनें। "हस्ताक्षर नाम संपादित करें" बॉक्स में, अपने हस्ताक्षर की पहचान करने के लिए अपना पहला और अंतिम नाम जोड़ें।

नीचे दिए गए टेक्स्ट बॉक्स में, अपना पहला और अंतिम नाम दोबारा टाइप करें और अपनी नौकरी का शीर्षक/भूमिका, वर्तमान नियोक्ता, कोई भी सोशल मीडिया हैंडल जोड़ने पर विचार करें। आपके काम के लिए प्रासंगिक हैं (और आप चाहते हैं कि प्रासंगिक लोग ढूंढें) जैसे कि ट्विटर और लिंक्डइन, और कोई अन्य संपर्क फ़ोन नंबर या ईमेल पते.

अधिक: सर्वोत्तम ईमेल होस्टिंग सेवाएँ

फ़ॉर्मेटिंग युक्तियाँ

आप विशिष्ट टेक्स्ट अनुभागों को बोल्ड करने, रेखांकित करने या एक अलग फ़ॉन्ट बनाने के लिए फ़ॉर्मेटिंग सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं - टूल का लेआउट वर्ड दस्तावेज़ के समान है।

यदि आप किसी भी सोशल मीडिया हैंडल को शामिल करना चाहते हैं, तो अपने प्लेटफ़ॉर्म को टेक्स्ट से सीधे लिंक करने के लिए हाइपरलिंक टूल का उपयोग करना सहायक हो सकता है।

चरण 4: सहेजा जा रहा है 

एक बार जब आप अपना हस्ताक्षर पूर्ण और अनुकूलित कर लें, तो "सहेजें" चुनें। आपके सभी आउटबाउंड ईमेल में अब आपके व्यक्तिगत हस्ताक्षर शामिल होने चाहिए। परीक्षण करने के लिए, स्वयं को या किसी सहकर्मी को एक नकली ईमेल भेजें।

चरण 5: एक डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर सेट करना 

"सहेजें" पर क्लिक करने के बाद आपके पास चयन करने का विकल्प भी होगा डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर. यानी, यह तय करना कि आप अपने हस्ताक्षर नए संदेशों, उत्तरों और अग्रेषित संदेशों, या दोनों पर संलग्न करना चाहते हैं। ऐसे क्षण भी हो सकते हैं जब आप अपना हस्ताक्षर शामिल नहीं करना चाहेंगे, जैसे त्वरित प्रतिक्रिया ईमेल में या जब आप किसी सहकर्मी को संदेश अग्रेषित कर रहे हों। आप जो भी निर्णय लेते हैं वह व्यक्तिगत प्राथमिकता है।

चरण 6: परीक्षण करें 

आपके सभी आउटबाउंड ईमेल में अब आपके व्यक्तिगत हस्ताक्षर शामिल होने चाहिए। परीक्षण करने के लिए, स्वयं को या किसी सहकर्मी को एक नकली ईमेल भेजें।

अधिक: माइक्रोसॉफ्ट का नया आउटलुक क्लाइंट लाइव है। क्या आपने अपना अपडेट किया है?

अपने फ़ोन से एक हस्ताक्षर जोड़ना

चाहे आप यात्रा कर रहे हों या सप्ताहांत में काम कर रहे हों, हमारे फोन से ईमेल भेजना और अपना जोड़ना आम बात है व्यक्तिगत हस्ताक्षर डिफ़ॉल्ट रूप से "आईफोन से भेजा गया" या "आउटलुक डाउनलोड करें" संदेश से कहीं बेहतर है तल।

चरण 1: माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज/आउटलुक डाउनलोड करना

यदि आप अपने iPhone या Android पर अपना हस्ताक्षर जोड़ना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने Microsoft एक्सचेंज/आउटलुक ऐप का नवीनतम संस्करण डाउनलोड किया है, और फिर साइन इन करें।

चरण 2: अपनी सेटिंग्स खोलें

आप ऊपरी बाईं ओर खाता प्रोफ़ाइल आइकन और फिर टैब के नीचे "सेटिंग्स" आइकन (गियर) पर क्लिक करके अपने आउटलुक ऐप की सेटिंग्स तक पहुंच सकते हैं।

चरण 3: अपना हस्ताक्षर जोड़ें

कंप्यूटर की तरह, "हस्ताक्षर" विकल्प चुनें और फिर अपनी जानकारी दर्ज करें।

हालाँकि, वेब संस्करण के विपरीत, प्रारूप उपकरण अब उपलब्ध नहीं हैं, इसलिए मोबाइल हस्ताक्षर कम वैयक्तिकृत है।

भी: अपना ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें और आपको ऐसा क्यों करना चाहिए

ये लो!

अभी भी कुछ प्रश्न हैं? आपके जाने से पहले यहां एक लघु FAQ सत्र है।