Evo kako postaviti savršenu odjavu za svoju Outlook e-poštu.
Kada šaljemo e-poštu novom primatelju, višem šefu ili budućem poslodavcu, često se brinemo oko sadržaja e-pošte. Međutim, nakon što ste izradili svoju nedvojbeno besprijekornu poruku, dobra je praksa ostaviti potpis koji podsjeća primatelja tko ste, što radite i kako stupiti u kontakt.
Potpis na kraju e-poruke ne služi samo kao pečat profesionalnosti, već može biti i način da izbjegnete ručno potpisivanje svog imena nakon svake poruke tijekom radnog dana. Osim toga, u pružanju vašeg imena, uloge, tvrtke, društvenih mreža i broja mobitela, virtualni potpis je praktički elektronička posjetnica.
Uz to, evo kako dodati značajku u Outlook za web i mobitel.
Dodavanje potpisa s računala
1. korak: Prijavite se u Microsoft
Bez obzira pristupate li programu Outlook iz internetskog preglednika ili aplikacije za stolno računalo, prvo provjerite jeste li prijavljeni na svoj Microsoftov račun. Ako imate više računa, još jednom provjerite jeste li prijavljeni na onaj kojem želite dodijeliti potpis.
2. korak: otvorite svoje postavke
Nakon što ste prijavljeni, kliknite ikonu postavki (zupčanik) u gornjem desnom kutu vašeg poštanskog sandučića i potražite na samom dnu opciju "pogledaj sve Outlook postavke".
Korak 3: Sastavljanje potpisa
Sada biste trebali vidjeti veći izbornik postavki. Odatle odaberite E-pošta > Nova poruka i odgovor.
Ispod opcije "Potpis e-pošte" odaberite "Novi potpis". U okvir "Uredi naziv potpisa" dodajte svoje ime i prezime kako biste prepoznali svoj potpis.
U tekstni okvir u nastavku ponovno upišite svoje ime i prezime i razmislite o dodavanju svog radnog mjesta/uloge, trenutnog poslodavca, bilo koje društvene mreže koja se time bavi su relevantni za vaš posao (i želite da ih pronađu relevantni ljudi) kao što su Twitter i LinkedIn, te bilo koji drugi telefonski brojevi ili e-pošta za kontakt adrese.
Više: Najbolje usluge hostinga e-pošte
Savjeti za oblikovanje
Možete upotrijebiti značajke oblikovanja da podebljate određene dijelove teksta, podcrtate ili napravite drugačiji font -- izgled alata sličan je onom u Word dokumentu.
Ako ipak želite uključiti bilo koje ručke društvenih medija, moglo bi biti korisno koristiti alat za hipervezu za izravno povezivanje vaše platforme s tekstom.
Primjer kako može izgledati potpis e-pošte s hipervezom.
Korak 4: Spremanje
Nakon što ste usavršili i prilagodili svoj potpis, odaberite "spremi". Sve vaše odlazne e-poruke sada bi trebale sadržavati vaš personalizirani potpis. Za testiranje pošaljite lažnu e-poruku sebi ili kolegi.
Korak 5: Postavljanje zadanog potpisa
Nakon što pritisnete "spremi", imat ćete i opciju odabira a zadani potpis. Odnosno, odlučujete želite li priložiti svoj potpis novim porukama, odgovorima i proslijeđenim porukama ili oboje. Mogu postojati trenuci kada radije ne biste uključili svoj potpis, primjerice u e-poruci s brzim odgovorom ili kada poruku prosljeđujete kolegi s posla. Što god da odlučite, stvar je osobnih preferencija.
Korak 6: Testirajte
Sve vaše odlazne e-poruke sada bi trebale sadržavati vaš personalizirani potpis. Za testiranje pošaljite lažnu e-poruku sebi ili kolegi.
Više: Microsoftov novi Outlook klijent je aktivan. Jeste li ažurirali svoj?
Dodavanje potpisa s vašeg telefona
Bilo da putujete na posao ili radite vikendom, slanje e-pošte s naših telefona uobičajeno je i dodavanje vaših osobni potpis puno je bolji od zadane poruke "poslano s iPhonea" ili "preuzmi Outlook" na dno.
1. korak: preuzimanje programa Microsoft Exchange/Outlook
Ako želite dodati svoj potpis na svoj iPhone ili Android, provjerite jeste li preuzeli najnoviju verziju aplikacije Microsoft Exchange/Outlook, a zatim se prijavite.
2. korak: otvorite svoje postavke
Možete pristupiti postavkama svoje aplikacije Outlook klikom na ikonu profila računa u gornjem lijevom kutu, a zatim na ikonu "postavke" (zupčanik) na dnu kartice.
Korak 3: Dodajte svoj potpis
Kao na računalu, odaberite opciju "Potpis" i zatim unesite svoje podatke.
Međutim, za razliku od web verzije, alati za formatiranje više nisu dostupni, tako da je mobilni potpis manje prilagodljiv.
Također: Kako šifrirati svoju e-poštu i zašto biste trebali
Eto ga!
Još uvijek imate pitanja? Evo male sesije s često postavljanim pitanjima prije nego krenete.
Kako mogu učiniti da moj Outlook potpis izgleda profesionalno?
Srećom po vas, Microsoft Outlook ima galeriju predložaka potpisa koje možete preuzimanje datoteka besplatno za dodavanje profesionalne i osobne note vašem potpisu. Predlošci uključuju jedinstvene boje, pravilan razmak i mogućnost povezivanja vaših profila na društvenim mrežama s widgetima ikona.
Također, ne škodi crpiti inspiraciju iz potpisa svojih kolega!
Kako mogu automatski napraviti svoj potpis u programu Outlook?
Ako želite priložiti svoj potpis svakoj e-pošti na koju odgovorite, pošaljete, sastavite ili proslijedite, provjerite jeste li odabrali vaše ime kao "zadani potpis". Na računalu će se opcija pojaviti nakon što unesete svoje ime i informacija. Ako odaberete svoje ime kao "zadanu" opciju i za nove poruke i za odgovore i prosljeđivanja, vaš potpis automatski slijedi nakon svake e-pošte. Na vašem mobilnom uređaju potpis bi se trebao automatski spremiti nakon što unesete podatke u opciju "potpis".
Postavio sam svoj potpis, ali se automatski mijenja?
Ako se vaš potpis stalno mijenja, a vaš Outlook račun je povezan s vašim radnim mjestom, posebno poslovnim uredom, velika je vjerojatnost da je IT nadjačao sve promjene koje ste napravili na svom potpisu. Nije sigurno jesu li te promjene ručne ili automatizirane, pa razgovarajte sa svojim IT odjelom i oni bi vam trebali pomoći da napravite prave promjene.
Više uputa
- Kako jednostavno instalirati uslugu u oblaku kod kuće za sat vremena ili manje
- Kako pokrenuti vlastiti Substack bilten
- Kako poslati velike datoteke na Gmailu -- do 10 GB!
- Kako jednostavno spremiti i otvoriti datoteke s mrežnog dijeljenja u LibreOfficeu