Az IT-költségvetési folyamat kihasználása az Ön előnyére

IT-költségvetés fájdalmas folyamat lehet. Soha nincs elég pénz a szervezet összes prioritására, a napi műveletek elvégzése költséges, az IT feladata most digitális átalakítás (bármit is jelentsen ez), és mindezek ellenére általában követelések merülnek fel a költségvetés évről évre történő csökkentésére. Mindez olyan folyamatnak tűnik, amelyet a lehető leggyorsabban be kell fejezni, hogy továbbléphessünk az "igazi munkához", de ez költséges hiba lenne.

Kövesd a pénzt

Willie Suttont, a híres bankrablót állítólag egy riporter megkérdezte, hogy miért rabolt ki bankokat, mire azt válaszolta: "Ott volt a pénz." (Nyilván kitalálták az idézetet a riporter által, de Sutton később felhasználta, önéletrajzi címben is szerepeltetve.) Hasonló gondolkodás illik a költségvetési folyamathoz: Az informatikai részleg és a nagyobb szervezet végső soron azokra a területekre helyezi a finanszírozást, amelyeket prioritásnak tartanak, így a költségvetés-tervezés nagyszerű módja annak ellenőrzésére, hogy IT-stratégiája és prioritásai tükrözik-e azt, amit a szervezet talál. értékes.

Szerint a TechRepublic Premium 2019 IT költségvetési kutatási jelentés: Az üzleti feltételek, a biztonság és a bevételi lehetőségek miatt nőnek az informatikai kiadások, a felmérésben résztvevők 63 százaléka szerint a biztonság A legfontosabb informatikai költségvetési prioritás, 48 ​​százalékuk azt mondta, hogy a felhő az IT költségvetési prioritás, 44 százalékuk pedig azt, hogy a belső alkalmazottak képzése a legfontosabb IT költségvetés. kiemelten fontos.

Azonban, ha a szervezete sok virágzó beszédet folytat a biztonság, a digitális, az ügyfélélmény vagy más forró terület fontosságáról, de nincs költségvetés rendelkezésre áll a beszélgetés alátámasztására, a szervezet vagy minimális jelentőséget tulajdonít ennek a területnek, vagy minimálisan ismeri az általa nyújtott előnyöket technológia. A költségvetés-tervezési folyamat végső soron lehetővé teszi annak megállapítását, hogy a szervezet követi-e azt a régi közmondást, hogy a pénzét oda kell helyezni, ahol a szája van.

LÁT: Technikai költségvetés 2020: A CXO útmutatója (ZDNet/TechRepublic különleges szolgáltatás) | Töltse le az ingyenes PDF verziót (TechRepublic)

Ez tökéletes lehetőséget kínál az IT-vezetők számára, hogy vitát kezdeményezzenek az elhangzottak és a finanszírozott dolgok közötti eltérések körül. Általában a szakadék négy dolog egy vagy kombinációjának eredménye:

• A téma elég fontos lehet ahhoz, hogy vitát érdemeljen, de végül jócskán elmarad elég fontos a finanszírozás megszerzéséhez, annak ellenére, hogy az érdekelt felek jól ismerik a költségeket és előnyöket. Ez azt jelzi, hogy ezek a területek nem olyan fontosak, mint amilyennek elhitették Önnel, és a prioritások végrehajtása során le kell hangsúlyozni őket.
• A szervezet nem elég érett ahhoz, hogy finanszírozza az ezen a területen indított kezdeményezéseket. Például sok szó esik a „digitális ügyfélélményről”, de a szervezetről nem tudja teljesíteni az ügyfelek alapvető elvárásait, és ezért nem áll készen arra, hogy magasabb szintre lépjen kezdeményezések. Ebben az esetben javasolja a finanszírozás elkülönítését olyan alapítványi és kapcsolódó kezdeményezésekre, amelyek jobbak lehetnek pozícionálja a szervezetet a jövőben, és ezeket a kezdeményezéseket a kívánt ugródeszkaként mutassa be cél.
• Előfordulhat, hogy az érdekelt felek nyilvánosan támogatnak egy kezdeményezést, de nem értik teljesen az előnyöket a költségvetés más tételeivel összefüggésben. Az alapvető informatikai funkciók, mint például az e-mail és a hálózatépítés, fenntartása és működése fontosabbnak tekinthető, mint például a felhőbe való átállás hosszabb távú kezdeményezései. Ha ez a helyzet a legtöbb nagy költségvetési tételnél, akkor itt az ideje, hogy beszéljen a vezetőséggel, mivel Az IT-t kizárólag segédprogramként lehet felfogni – trükkös helyzet, ha az IT-vezető stratégiai minőségben próbál fellépni.
• Az érintettek nem bíznak abban, hogy a szervezet képes sikeresen végrehajtani egy kezdeményezést, gondolkodást hogy a végén pénzt dobnak ki egy kudarcra, szemben a nagyobb valószínűségű kezdeményezéssel siker. Ebben az esetben vizsgálja meg múltját, és vegye észre, hogy előfordulhat, hogy rendbe kell tennie a végrehajtási képességeit, mielőtt pénzügyileg összetettebb, stratégiai kezdeményezésekre kaphat támogatást.

LÁT: Felvételi csomag: IT-pénzügyi vezető/költségvetési igazgató (TechRepublic Premium)

Mik azok a visszaterhelések?

A visszaterhelés fogalma, ahol az IT a kiadások egy részét a szervezet különböző részeihez rendeli, divatba jön. Szélsőséges példaként egyszer találkoztam egy céggel, amely nyomon követte az egyes részlegek által küldött és fogadott e-maileket, és egy fillér töredékét kérte fel a szolgáltatásért.

Ez nagyszerű módszernek tűnhet annak átláthatóvá tételére, hogy valójában mennyibe kerülnek az IT-szolgáltatások, de a kihívás az, hogy a fix és változó költségek a legtöbb belső informatikai szervezet egyszerűen nem tud megegyezni a külső beszállítókkal, és a nyers számok általában azt sugallják, hogy az IT-t teljesen fel kell oszlatni, és kiszervezett. Ezenkívül a visszaterhelések minden informatikai megbeszélést és interakciót költségkérdéssé változtatnak, ahelyett, hogy az IT által nyújtott értékről beszélnének, és végső soron heteket vagy hónapokat fog tölteni fillérek begyűjtésével és kiosztásával, aminek végeredménye az lesz, hogy a pénz a jobb zsebéből a bal zsebébe kerül. zseb.

LÁT: Gyors szószedet: Vállalati költségvetés (TechRepublic Premium)

Mi az a nulla alapú költségvetés?

A nulla alapú költségvetés (ZBB) az a gyakorlat, hogy minden költségvetési ciklust üres oldallal kezdenek. Általában egy szervezet a költségvetés-tervezési folyamatot az előző időszakban elköltött pénzkészlettel kezdi, amelyet az egyes vezetők különítenek el. A ZBB-nél minden vezetőnek külön kell pénzt kérnie minden évben. Ez a gyakorlat egészen a közelmúltig divatos volt, amikor a fogyasztási cikkek terén a ZBB számos szószólója lemaradt a K+F és az innováció terén. a költségvetést, a menedzsereket és a vezetőket pedig a dollárért való küzdelem emésztette el, ahelyett, hogy megpróbálták volna megérteni a külső piacot és reagálni a változásokra. viselkedések.

Vállalata költségvetési megközelítésétől függetlenül törekedjen arra, hogy bemutassa az IT-költések értékét és üzleti eredményeit ahelyett, hogy belső költségvetési torna gyakorlatokat végezne, amelyek végül nem hatnak az eredményre.

A költségvetés megértése a szervezet megértését jelenti

Feltételezve, hogy költségvetési számai ésszerűek, és ha egyes javasolt kezdeményezései nem az Ön által kért szinten részesülnek finanszírozásban, a fent felsorolt ​​tényezők alapján fontos megérteni, hogy miért. Ez némi nyomozói munkát igényelhet. Például egy kollegiális szervezetben az érintettek haboznak kifejezni hiányosságukat a sikerbe vetett bizalom, és mutasson egy általános érvelést, mint a „piaci feltételek” vagy „egyéb”. prioritások”.

Józanul ellenőrizze ezeket az okokat a szervezet körül. Ha azt mondják, hogy nehéz idők járnak, miközben aranyozott fogantyúkat szerelnek fel a mellékhelyiségbe, akkor egyértelműen mélyebb erők játszanak szerepet. Miután azonosította a magas szintű eltérést, megkezdheti a produktív megbeszéléseket a kulcs megváltoztatásáról az érdekelt felek álláspontjait, vagy értékelje újra, mennyire jól közvetítette azt az értéket, amelyet kezdeményezések.

Ha nincs bizalom a szervezet sikeres végrehajtási képességében, akkor az eladóval való együttműködés talán enyhíti ezt az aggodalmat. A TechRepublic Premium 2019-es költségvetési felmérése szerint mind az IT, mind a végfelhasználók azt akarják, hogy a szállítók segítsenek nekik sikeresen válaszolni minden olyan kérdésre, amelyet a pénzügyi igazgatók és a vezérigazgatók feltesznek egy technológiai javaslattal kapcsolatban.

Ezenkívül a felmérés válaszadóinak 41 százaléka azt várja a szállítóktól, hogy segítsenek nekik a befektetés megtérülésében vagy a teljes költségben saját maguk, a pénzügyi igazgatójuk és a többi költségvetés-ellenőr számára meggyőző a saját megvalósításuk iránti felelősség. A válaszadók 54 százaléka azt szeretné látni, hogy a szállító kötelezettségmentesen, bizonyítja a technológia megvalósítását, hogy azok, akik költségvetési jóváhagyásra benyújtják, a saját szemükkel láthatják, hogy megfelel az üzleti célnak szándékolt.

LÁT: Új berendezések költségvetési politikája (TechRepublic Premium)

Ha szakadék van az elhangzottak és a finanszírozás között (gyakran előfordul olyan költségvetési tételek körül, mint a biztonság és az alkalmazottak eszközök), a megbeszélések feltárhatják a valódi szervezeti prioritásokat, és rávilágíthatnak az eltérésekre, vagy segíthetik a jövőbeli tervezést.

A javasolt költségvetés és a szervezet által finanszírozni kívánt összeg közötti drámai eltérés aggasztó különbséget jelezhet Az IT prioritásai és a vállalat többi része, korai jelzést adva néhány jelentős megbeszélés szükségességéről és enyhítések. Például, ha az informatikát kulcsszereplőnek tekinti az üzleti stratégia előmozdításában, de a költségvetését úgy vágják le, hogy csak futni tudja. és fenntartani a jelenlegi tevékenységeket, nyilvánvaló és zavarbaejtő különbség van aközött, ahogyan Ön az informatikát látja, és aközött, ahogyan a tágabb szervezet látja azt.

Ez a katasztrófa receptje, mivel Ön egyféleképpen próbálja irányítani szervezetét, míg a tágabb szervezet egészen mást vár. Érdekes módon a TechRepublic Premium 2019-es költségvetési felmérése szerint a válaszadók fele ezt mondta hogy az IT-költségvetés értékének a vezetők általi észlelése ugyanolyan fontos a többi vállalkozás számára egységek. A válaszadók 17 százaléka szerint az informatikai költségvetés fontosabb, mint más üzleti egységek.

Noha a költségvetési folyamat valószínűleg soha nem lesz olyan tevékenység, amelyet a legtöbben szeretünk, talán ez a legjobb eszköz a szervezet által elmondottak és a ténylegesen végzett tevékenységek elkülönítésére. Páratlan képet ad arról, hogy a szervezet mit értékel, hogyan érzékeli a technológiát, és mi, informatikai vezetők hogyan oktattuk társainkat képességeinkről és képességeinkről.

A költségvetés-készítési folyamat egyben a végső jelentést is biztosítja az IT kompetenciájáról. Azok a vezetők, akik a költségvetési folyamatot kizárólag fájdalmas adminisztratív gyakorlatként tekintik, hiányzik az egyik legjobban hatékony eszközök állnak rendelkezésükre teljesítményük objektív értékeléséhez és a szervezet mozgatásához előre.

Lásd még

• Trilliókat költöttek digitális átalakításra, és az ügyfelek nem veszik észre (ZDNet)
• Kiberbiztonság: A cégek így költik el idei költségvetésüket (ZDNet)
• A 2019-es informatikai kiadásokat az adatközponti problémák közepette lefelé módosították (ZDNet)
• A felhő továbbra is az IT-kiadások kis százalékát teszi ki, de gravitációs vonzereje óriási (TechRepublic)
• A gördülő IT-költségvetés követése: 5 tipp (TechRepublic)
• 10 bevált módszer, amellyel informatikai projektje költségvetése alatt maradhat (TechRepublic)
• Az osztály költségvetésének kezelése: Útmutató kezdőknek (TechRepublic)