Devi ricordare questo: conoscenza istituzionale = successo aziendale

Noi, insieme alla maggior parte degli altri siti tecnologici, ne abbiamo scritto a lungo collaborazione e conferenze prodotti. Sebbene questi strumenti siano eccellenti per portare a termine i progetti in corso, ciò che spesso non fanno è acquisire la conoscenza istituzionale sulle lezioni apprese nel processo.

Cosa intendo per conoscenza istituzionale? Conoscenza istituzionale comprende la comprensione di processi, sistemi, dettagli, standard, folklore, valori culturali e informazioni generali che compongono un'organizzazione. Può essere altamente formalizzato (come la guida di stile che utilizziamo qui su ZDNet per produrre articoli), oppure può essere ad hoc (come un semplice elenco di note o osservazioni sull'interazione del cliente).

Quando i baby boomer iniziano ad andare in pensione, c'è un'altra ragione, spesso più urgente, per acquisire conoscenze istituzionali. Le persone esperte stanno iniziando ad andare in pensione. Ciò è particolarmente impegnativo per le aziende in rapida crescita che hanno bisogno di assumere sempre più persone risultano essere relativamente inesperti nello stesso momento in cui lo è il loro personale più esperto in partenza. A livello aziendale (e anche per alcune piccole imprese), questo è un grande motivo che piace ai sistemi cognitivi Watson dell'IBM vengono schierati.

In quasi tutti i casi (perché non esiste mai una verità veramente universale), la conoscenza istituzionale si estende nel tempo oltre un singolo progetto o prodotto. La conoscenza istituzionale è un'informazione che potresti tornare indietro e cercare tra pochi mesi o anni dopo.

A livello aziendale, l’acquisizione della conoscenza istituzionale è spesso formalizzata in sistemi che vanno da archiviazione e catalogazione (si pensi a SharePoint) a cognitiva (si pensi a IBM Watson che agisce su un corpus di documenti).

Ma non è necessario far parte di un’impresa globale per acquisire e coltivare la conoscenza istituzionale. Puoi far parte di un piccolo dipartimento o di una piccola azienda. Anche se sei un libero professionista, anche tu puoi acquisire conoscenze istituzionali per riferimento futuro.

Cosa catturare

Quindi diciamo che sei d'accordo che è una buona idea preservare le informazioni importanti. Quanto granulare dovresti ottenere? In altre parole, cosa vale la pena salvare?

Il mio consiglio è di suddividere le attività di acquisizione della conoscenza in due categorie: documenti non strutturati e documenti organizzati. Diamo un'occhiata a ciascuno di essi a turno.

I documenti non strutturati possono essere qualsiasi cosa, dalle e-mail nelle cartelle inviate e di archivio alla grande montagna di PDF che hai raccolto nel corso degli anni. Sono i fogli di calcolo, i documenti Word e i PowerPoint prodotti dalla tua azienda. Con l'eccezione di alcune strutture organizzative a livello di cartella, è essenzialmente disorganizzata e dispersa su vari dispositivi all'interno dell'organizzazione.

Poiché l'archiviazione (sia locale che nel cloud) è così economica, vale la pena conservare tutti quei documenti. Con strutture organizzative moderate (cartelle, ad esempio) e una buona capacità di ricerca, non c'è motivo finanziario convincente per non archiviare tutto.

Il valore che otterrai il giorno in cui avrai disperatamente bisogno di quel vecchio documento supera di gran lunga il costo legato all'archiviazione. In effetti, in realtà è più semplice tenersi tutto piuttosto che incorrere nel stanchezza decisionale inerente alla scelta di quali documenti conservare o eliminare.

I documenti organizzati assumono una forma diversa. Sono documenti che contengono informazioni specifiche, organizzate in modo che il tuo team possa fare riferimento. Qui su ZDNet, ad esempio, abbiamo una guida di stile, un elenco di linee guida per la formattazione delle parole (ad esempio, Wifi vs. Wi-Fi contro Wi-Fi) e istruzioni su come utilizzare le varie funzionalità del nostro sistema di gestione dei contenuti interno.

Nella mia piccola impresa, ho documenti contenenti assegnazioni di indirizzi IP e MAC, chiavi di licenza per il nostro varie installazioni di Windows, riferimenti relativi a conti e istituti finanziari, e così via. Questi sono strutturati in singoli elenchi di documenti, perché ciò rende facile vederli tutti in un unico posto.

Ora che abbiamo affrontato il concetto di conoscenza istituzionale, probabilmente avrai qualche idea su cosa potresti voler preservare. Successivamente, impariamo come farlo con gli strumenti a disposizione delle piccole imprese.

Come conservare il tutto

Prima di esaminare risorse specifiche, tieni presente che alcuni di voi potrebbero avere esigenze normative o di sicurezza specifiche. Sebbene la maggior parte dei servizi di cui parleremo abbiano una sicurezza ragionevolmente buona, se sei soggetto alle leggi FERPA o HIPAA (o altre normative simili), ti consiglio di verificare attentamente la conformità dei fornitori prima di utilizzarli Servizi.

Qui a Camp David disponiamo di una rete di condivisione file locale in cui archiviamo documenti come manuali, planimetrie e così via. Perché ci siamo abituati a utilizzare la rete logica che precede i servizi cloud, ed è un sistema che ha funzionato bene per noi, abbiamo continuato a utilizzare quell'architettura per molti dei nostri documenti. Da allora lo abbiamo potenziato con array con mirroring e backup offline.

In modo incrementale, ci siamo spostati verso un mix di Dropbox, Evernote e Google Docs, che è la triade magica che consiglio di considerare anche tu. Io uso Dropbox per sincronizzare tutti i miei desktop. Dropbox mi consente inoltre di accedere alla maggior parte dei miei documenti dall'esterno del firewall. Ciò si è rivelato eccezionalmente utile.

Evernote E documenti Google servono a scopi simili quando si tratta di archiviare documenti. Ci sono alcune domande sulla stabilità e sopravvivenza di Evernote, ma sono piuttosto interessato al prodotto per l'archiviazione di documenti non critici.

Google Documenti è ottimo sia per l'archiviazione di file che per la modifica live e collaborativa. Trascorro molto del mio tempo in riunioni telefoniche in cui gruppi di 16 o 17 partecipanti sono registrati in un foglio di calcolo Google, con le modifiche mostrate dinamicamente a tutti i partecipanti alla riunione.

Si dovrebbe notare che Microsoft offre soluzioni che abbracciano tutte e tre queste categorie, da OneDrive come analogo a Dropbox, a OneNote come ragionevole soluzione sostitutiva di Evernote, alle app online di Microsoft Office 365 per la collaborazione online. Microsoft ha anche SharePoint, il popolare organizzatore di conoscenze istituzionali a livello aziendale.

Ci sono anche, ovviamente, i wiki. I wiki sono collaborativi per natura e aperti a chiunque abbia accesso per organizzare e apportare modifiche. La mia piccola azienda utilizzava l'eccellente DokuWiki per anni. Alla fine ci ho spostato su Evernote semplicemente perché stavo cercando di ridurre il numero di server che dovevo mantenere personalmente. Un'altra scelta per noi avrebbe potuto essere quella di passare a un servizio wiki ospitato come PBWorks O ZohoWiki.

Ciò che rende tutti questi strumenti davvero potenti è la ricerca. Questo è uno dei motivi principali per cui ho consigliato di archiviare tutti i tuoi documenti, indipendentemente dal fatto che tu abbia o meno un'architettura tassonomica per loro.

Questi strumenti sono tutti self-service, relativamente economici e facili da configurare. Quindi, anche se non disponi di un reparto IT dedicato, aggiungi un metodo per l'archiviazione e il recupero la conoscenza istituzionale è semplice quanto creare un login e fornire la tua carta di credito informazione.

Con strumenti come questi disponibili, non c'è motivo per cui le piccole aziende e i dipartimenti non possano assumere un ruolo più attivo nell'organizzazione e nella preservazione della conoscenza della propria organizzazione. Perché lasciare che le grandi imprese abbiano tutti i vantaggi?

Quali strumenti, processi e metodologie utilizza la tua piccola e media impresa per archiviare ed estrarre la conoscenza istituzionale? Fatecelo sapere nei TalkBack qui sotto.

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