Naujausių tyrimų duomenimis, beveik pusė visų programinės įrangos kūrimo projektų susiduria su iššūkiais: jie viršija biudžetą, praleidžia terminus ir pan. Turėdamas tai omenyje, perskaičiau Larry Dignano tinklaraščio įrašą „ERP su biudžetu: ar tai įmanoma?
Pagal naujausi tyrimai, beveik pusė visų programinės įrangos kūrimo projektų susiduria su iššūkiais: jie viršija biudžetą, praleidžia terminus ir pan. Turėdamas tai omenyje, perskaičiau Larry Dignano tinklaraščio įrašą.ERP su biudžetu: ar tai įmanoma?“ su dideliu susidomėjimu. Larry yra „ZDNet“ vykdomasis redaktorius ir pateikia keletą patarimų, kaip įgyvendinti projektus neviršyti biudžeto. Atsakydamas į klausimą, Larry daro išvadą:
Taigi ar galite atlikti ERP turėdami nedidelį biudžetą? Tai įmanoma, tačiau biudžeto išlaikymas priklauso nuo įmonės. Tai taip pat priklauso nuo grąžos.
Kaip Larry analizės papildymą, pateikiame metodą, kaip išnagrinėti santykių dinamiką, lemiančią ERP sėkmę ir nesėkmę. Pavadinkime tai ERP velnio trikampiu, nes dalyvauja trys grupės: ERP pirkėjas, konsultacinis partneris ir programinės įrangos pardavėjas. Beveik kiekvieną ERP nesėkmę (ir sėkmę) galima išanalizuoti žiūrint, kaip projekto dalyviai valdė esminę įtampą tarp šių grupių.
ERP pirkėjas
Programinės įrangos pirkėjai nori išleisti kuo mažiau pinigų. Tai natūralu, tačiau kai kurie pirkėjai taupo išlaidas iki kraštutinumo, o tai yra trumparegiška. Kaip sako Larry Dignan:
Būkite griežti, bet neapgaudinėkite pardavėjo. Pigiau nereiškia, kad gausite grąžą. Jei pardavėjas neturi pelno maržos, santykiai bus įtempti bėgant metams, kai naudosite ERP sistemą. Tai sakė, kad tu negali būti našlaičiu.
Valdyti velnio trikampį iš tikrųjų prasideda per pardavėjo pasirinkimo procesas. Sėkmingi ERP pirkėjai supranta, kad renkantis programinę įrangą ir konsultuojantis su pardavėjais reikia atsižvelgti į jų organizacijos techninius, politinius ir funkcinius reikalavimus. ERP pirkimai turėtų būti vertinami kaip didelės kapitalo išlaidos, pirkėjui kreipiant dėmesį į konkrečius funkcinius reikalavimus, verslo tinkamumą, IG ir pan.
Diegimo konsultantas (sistemos integratorius)
Privačiomis akimirkomis daugelis trečiųjų šalių konsultantų svajoja apie ilgus projektus, kuriuose apmokestinamos valandos ir klientų pirkimo užsakymai liejasi kaip vanduo. Toks „anuiteto konsultavimas“ yra niekada geras ERP pirkėjui. Beveik pagal apibrėžimą, kai projektai viršija savo grafiką ir biudžetą, papildomi doleriai patenka į konsultanto kišenę. Kai kurios į ateitį žiūrinčios konsultacinės įmonės dabar siūlo vadinamąsias supakuotas paslaugas padėti sumažinti šį interesų konfliktą.
Programinės įrangos pardavėjas
ERP programinės įrangos pardavėjai maksimaliai padidina savo pajamas bandydami apmokestinti visą programinės įrangos licencijų sąrašo kainą, o pirkėjus bando sudaryti ilgalaikes palaikymo ir priežiūros sutartis. Nepavykę projektai nepadidina programinės įrangos pardavėjų pajamų iš licencijų. Tačiau kai programinės įrangos pardavėjas tiekia konsultacinius išteklius, pridedami biudžetai ir tvarkaraščiai į pardavėjo esmę, tiksliai taip, kaip aprašyta anksčiau diskusijoje apie įgyvendinimą konsultantai.
ERP pirkėjo, pardavėjo ir konsultanto santykiai gali trukti metus, nes sistema laikui bėgant yra įdiegiama, atnaujinama ir tobulinama. Sėkmė beveik garantuota, kai trys grupės yra suderintos ir dirba kartu bendradarbiavimo ir abipusės naudos dvasia. Ir atvirkščiai, įgyvendinimas žlunga, kai šie velnio trikampio santykiai iškraipomi godumas, nepatyrimas ar arogancija, kai viena ar kelios šalys bando pasinaudoti kita.
Norėdamas padėti suprasti šiuos santykius, aš paklausiau Mike'as Prosceno, SAP komunikacijos viceprezidentas, už komentarą. Štai ką jis pasakė:
Tiesą sakant, didžioji dauguma ERP diegimų yra labai sėkmingi.
ERP diegimas arba bet koks svarbus programinės įrangos diegimas susijęs su verslo procesų transformavimu. Didžiausios pastangos yra susijusios ne su pačia programine įranga, o su verslo procesų transformacija, kuri gali turėti įtakos visai organizacijai.
Sėkmė ateina tik tada, kai visos šalys yra suderintos ir siekia bendrų tikslų, nes visos šalys yra suinteresuotos projekto sėkme. Siekiant užtikrinti, kad visi būtų suderinti ir trauktų ta pačia kryptimi, stiprus vadovų rėmimas ir projektų vadovavimas turi paskatinti pokyčių valdymo veiklą.
Kiti svarbūs sėkmės veiksniai yra aiškaus projekto plano apibrėžimas nuo pat pradžių, siekiant pašalinti apimties šliaužimą, kuris prisideda prie kai kurių nesėkmių. Programinės įrangos mokymas ir švietimas taip pat yra svarbūs sėkmingam diegimui. Kitas svarbus dalykas yra būtinybė bendrauti viduje, organizacijoje, padedant darbuotojams suprasti, kodėl pokyčiai yra būtini ir kaip pokyčiai juos veikia. Galiausiai, projekto vadovų komanda turėtų būti sudaryta taip, kad atstovautų visoms įgyvendinant dalyvaujančioms šalims.
Nors gali kilti iššūkių, vadovavimas projektui gali sumažinti riziką turėdamas tvirtą planą, kuris ir toliau orientuotas į pirkėjo tikslus ir uždavinius.
Sėkmingas ERP diegimas atsiranda, kai velnio trikampio santykiai yra tinkamai suderinti. Nors kartais sunku pasiekti šį tikslą, jį galima pasiekti.