Marketing Management Partners (MMP) je malý outsourcingový tím so sídlom v Sydney, ktorý nahradil svoju starnúcu IT infraštruktúru cloudom a mobilnými zariadeniami.
MMP má malý tím troch zamestnancov, ktorí poskytujú marketingové služby firmám, ktoré nemajú interný marketingový zdroj, alebo ktoré potrebujú asistenciu či už každodennú alebo projektovú. Interný tím často pracuje z rôznych miest v rôznom čase, vrátane priestorov klientov alebo doma. Jeho primárna kancelária sa nachádza v spoločnom priestore so spoločnou recepciou a zasadacími miestnosťami.
Spoločnosť požadovala softvérový systém, ktorý by lepšie podporoval každodenné operácie podniku ktorý sa z veľkej časti točí okolo účtovníctva, projektovej spolupráce, sledovania času a manažmentu zákazníkov.
Riaditeľka Marketing Management Partners, Anne Guethoff
Nový systém sa tiež musel prispôsobiť rastúcemu internému tímu MMP, klientskej základni a dodávateľom tretích strán, ktorí všetci pracujú z rôznych miest.
Zoznam požiadaviek podnietil spoločnosť presunúť celé svoje obchodné procesy a systémy do cloudu.
Spoločnosť nasadila Google Apps na spoluprácu s e-mailom, kalendárom a dokumentmi, Insightly ako CRM, Xero na účtovníctvo a Harvest na sledovanie času.
Riaditeľka spoločnosti, Anne Guethoff, hovorí o možnosti prístupu k týmto službám zo zmesi mobilných zariadení ako sú tablety, smartfóny a notebooky bol skutočným prínosom pre zamestnancov, klientov a ďalších MMP zainteresovaných strán.
„Projektový manažment, spolupráca, sledovanie financií a správa zákazníckych dát v cloude znamená, že sme nezávislí od lokalít, zariadení, a časové pásma, čo je nevyhnutné pre podnikanie, ktoré je postavené na rýchlosti implementácie, komunikácie a projektov s viacerými zainteresovanými stranami,“ povedala povedal.
„Keďže náš podnikový systém založený na cloude a zamestnanci sú nezávislí od zariadení, znamená to, že technológie a systémy nás už viac nezdržujú. Nemáme staré verzie projektových dokumentov ani finančné správy, ktoré čakajú na ďalšiu aktualizáciu,“ dodala.
Jedna z konzultantiek MMP, Erica Calea, uviedla nedávny príklad toho, ako využili mobilitu na preklenutie geografických rozdielov v termíne projektu.
„Bol som v Európe na obchodných stretnutiach, zatiaľ čo ďalší člen môjho tímu tiež cestoval lokálne. Mali sme konečný termín strategického projektu pre nového klienta. Naše technologické riešenia nám umožnili spolupracovať na jednej verzii tejto prezentácie z rôznych miest a potom prezentujte nášmu klientovi prostredníctvom služby Google Hangout a prezentujte ho v podstate rovnakým spôsobom, akým by sme boli, keby sme boli na tom istom miestnosť.”
Guethoff hovorí, že používanie cloudových služieb v spojení s pracovným postupom na viacerých zariadeniach jej tiež výrazne uľahčilo nahliadnutie do akéhokoľvek systému alebo dokumentu v reálnom čase a kedykoľvek to bude potrebné.
„Mať kedykoľvek k dispozícii finančné údaje a výkonnosť projektu znamená, že môžem robiť informované rozhodnutia rýchlo, čo bolo pre nás rozhodujúce, keďže už nie som zapojený do všetkých projektov.“
Guethoff však pripúšťa, že neexistuje žiadna dokonalá cloudová služba, ktorá by vyhovovala potrebám každého podniku, a navrhuje pragmatický prístup k prijatiu.
„Dobrým začiatkom je zdokumentovať všetky vaše obchodné funkcie a procesy, ktoré potrebujete pokryť. Potom sa môžete pozrieť na možnosti, ktoré by mohli riešiť všetky vaše potreby pomocou jedného integrovaného systému. Alebo si možno budete musieť vytvoriť svoje vlastné výberom jednotlivých služieb, ktoré sa navzájom dobre integrujú,“ povedala.
„Bez ohľadu na riešenie sa uistite, že vyčleníte dostatok času na školenie svojho tímu o tom, ako používať nový systém a aké pravidlá a rámce platia. Chcete, aby vaše systémy podporovali vašu prácu – nie aby z toho bola raketová veda!“