Tu je návod, ako nastaviť dokonalé odhlásenie pre vaše e-maily programu Outlook.
Pri odosielaní e-mailu novému príjemcovi, vyššie postavenému šéfovi alebo nádejnému zamestnávateľovi často kladieme dôraz na obsah e-mailu. Po vytvorení vašej nepochybne bezchybnej správy je však dobrým zvykom zanechať podpis, ktorý príjemcovi pripomína, kto ste, čo robíte a ako sa s ním spojiť.
Podpis na konci e-mailu pôsobí nielen ako pečiatka profesionality, ale môže byť aj spôsobom, ako sa vyhnúť tomu, aby ste museli manuálne podpisovať svoje meno po každej správe v rušnom dni. Navyše, pri poskytovaní vášho mena, funkcie, spoločnosti, sociálnych médií a čísla mobilného telefónu je virtuálny podpis prakticky elektronickou vizitkou.
Tu je postup, ako pridať funkciu do Outlooku pre web a mobil.
Pridanie podpisu z počítača
Krok 1: Prihláste sa do Microsoftu
Či už pristupujete k Outlooku z internetového prehliadača alebo počítačovej aplikácie, najprv sa uistite, že ste prihlásení do svojho účtu Microsoft. Ak máte viacero účtov, skontrolujte, či ste sa prihlásili do účtu, ktorý chcete označiť ako podpis.
Krok 2: Otvorte nastavenia
Po prihlásení kliknite na ikonu nastavení (ozubené koliesko) v pravom hornom rohu poštovej schránky a úplne dole vyhľadajte možnosť „zobraziť všetky nastavenia programu Outlook“.
Krok 3: Vytvorenie podpisu
Teraz by ste mali vidieť väčšiu ponuku nastavení. Odtiaľ vyberte Mail > Napísať a odpovedať.
V časti „Podpis e-mailu“ vyberte možnosť „Nový podpis“. Do poľa „Upraviť názov podpisu“ zadajte svoje meno a priezvisko na identifikáciu vášho podpisu.
Do textového poľa nižšie znova napíšte svoje meno a priezvisko a zvážte pridanie svojej pracovnej pozície/rolu, aktuálneho zamestnávateľa, akýchkoľvek sociálnych médií, ktoré to riešia sú relevantné pre vašu prácu (a chcete, aby relevantní ľudia našli), ako sú Twitter a LinkedIn, a akékoľvek ďalšie kontaktné telefónne čísla alebo e-maily adresy.
Viac: Najlepšie e-mailové hostingové služby
Tipy na formátovanie
Funkcie formátovania môžete použiť na zvýraznenie konkrétnych častí textu tučným písmom, podčiarknutie alebo vytvorenie iného písma – rozloženie nástrojov je podobné ako v dokumente programu Word.
Ak chcete začleniť akékoľvek rukoväte sociálnych médií, môže byť užitočné použiť nástroj hypertextového prepojenia na priame prepojenie vašej platformy s textom.
Príklad, ako môže vyzerať e-mailový podpis s hypertextovým odkazom.
Krok 4: Uloženie
Keď svoj podpis zdokonalíte a prispôsobíte, vyberte možnosť „uložiť“. Všetky vaše odchádzajúce e-maily by teraz mali obsahovať váš prispôsobený podpis. Ak chcete testovať, pošlite falošný e-mail sebe alebo kolegovi.
Krok 5: Nastavenie predvoleného podpisu
Po stlačení „uložiť“ budete mať tiež možnosť vybrať a predvolený podpis. To znamená, že sa rozhodnete, či chcete pripojiť svoj podpis k novým správam, odpovediam a preposlaným správam, alebo k obom. Môžu nastať chvíle, keď svoj podpis radšej neuvediete, napríklad v e-maile s rýchlou odpoveďou alebo keď preposielate správu kolegovi. Akokoľvek sa rozhodnete, je to osobná preferencia.
Krok 6: Test
Všetky vaše odchádzajúce e-maily by teraz mali obsahovať váš prispôsobený podpis. Ak chcete testovať, pošlite falošný e-mail sebe alebo kolegovi.
Viac: Nový klient Outlook od Microsoftu je aktívny. Aktualizovali ste ten svoj?
Pridanie podpisu z telefónu
Či už cestujete alebo pracujete cez víkend, odosielanie e-mailov z našich telefónov je samozrejmosťou a pridávanie osobný podpis je oveľa lepší ako mať predvolenú správu „odoslané z iPhone“ alebo „stiahnuť Outlook“ na adrese dno.
Krok 1: Stiahnutie Microsoft Exchange/Outlook
Ak chcete pridať svoj podpis na svoj iPhone alebo Android, uistite sa, že ste si stiahli najnovšiu verziu aplikácie Microsoft Exchange/Outlook, a potom sa prihláste.
Krok 2: Otvorte nastavenia
K nastaveniam aplikácie Outlook sa dostanete kliknutím na ikonu profilu účtu vľavo hore a potom na ikonu „nastavenia“ (ozubené koliesko) v spodnej časti karty.
Krok 3: Pridajte svoj podpis
Podobne ako na počítači vyberte možnosť „Podpis“ a potom zadajte svoje informácie.
Na rozdiel od webovej verzie však už nie sú k dispozícii formátovacie nástroje, takže mobilný podpis je menej prispôsobiteľný.
tiež: Ako šifrovať svoj e-mail a prečo by ste mali
Tu to máte!
Máte ešte nejaké otázky? Tu je mini častých otázok, než pôjdete.
Ako dosiahnem, aby môj podpis programu Outlook vyzeral profesionálne?
Našťastie pre vás má Microsoft Outlook galériu podpisových šablón, ktoré môžete Stiahnuť ▼ zadarmo pridať profesionálny a osobný vkus k svojmu podpisu. Šablóny obsahujú jedinečné farby, správne rozmiestnenie a možnosť prepojiť vaše profily sociálnych médií s miniaplikáciami ikon.
Tiež nezaškodí načerpať inšpiráciu z podpisov svojich kolegov!
Ako nastavím automatický podpis v programe Outlook?
Ak chcete pripojiť svoj podpis ku každému e-mailu, na ktorý odpoviete, odošlete, napíšete alebo prepošlete, vyberte možnosť vaše meno ako „predvolený podpis“. Na počítači sa táto možnosť zobrazí po zadaní mena a informácie. Ak vyberiete svoje meno ako „predvolenú“ možnosť pre nové správy aj odpovede a preposielanie, váš podpis bude automaticky nasledovať každý e-mail. Na vašom mobilnom zariadení by sa mal podpis automaticky uložiť, keď zadáte svoje informácie do možnosti „podpis“.
Nastavil som svoj podpis, ale stále sa automaticky mení?
Ak sa váš podpis neustále mení a váš účet Outlook je prepojený s vaším pracoviskom, najmä s firemnou kanceláriou, je pravdepodobné, že IT prepísalo všetky zmeny, ktoré ste v podpise vykonali. Či sú tieto zmeny manuálne alebo automatické, nie je isté, preto sa porozprávajte so svojím IT oddelením, ktoré by vám malo pomôcť urobiť správne zmeny.
Viac návodov
- Ako jednoducho nainštalovať cloudovú službu doma za hodinu alebo menej
- Ako začať svoj vlastný newsletter Substack
- Ako posielať veľké súbory v Gmaile – až 10 GB!
- Ako jednoducho ukladať a otvárať súbory zo sieťového zdieľania v LibreOffice