Inštalatér odstráni zablokovanie papiera pomocou nástrojov na mobilitu

Mobilná iniciatíva postavená na prepojených tabletoch a podnikových aplikáciách priniesla podniku výnimočné výhody. Patrí medzi ne zvýšenie fakturovateľných hodín, flexibilita pre zamestnancov, prístup k informáciám o úlohách na cestách a bezpečná dokumentácia pracovných a finančných údajov.

Podnik, ktorý vykonáva komerčné, domáce a údržbárske inštalatérske práce v okruhu 200 kilometrov okolo vidieckeho mesta Kingaroy v Queenslande, má v teréne deväť inštalatérov. Keď Todd Fiedler pred tromi rokmi kúpil inštalatérsku firmu od jej predchádzajúceho majiteľa, zdedil systém expedície práce a účtovníctva založený na tlačených pracovných kartách. Fiedlerov plán rastu podniku bol brzdený starým systémom. Procesy nedokázali podporiť objemy navyše a podnikanie sa čoskoro začalo topiť v papieri.

„Prvých 12 mesiacov to bola nočná mora,“ spomína Fiedler. „Len som strácal zápletku s papierom. Nemohol som sledovať prácu a nemohol som nájsť prácu. Ľudia by mi volali a hovorili: "Todd, neposlal si nám účet." Pýtal by som sa 'Pre akú prácu?'

Odhadoval, že každý z jeho inštalatérov stráca hodinu denne triedením papierových záznamov – čas, o ktorom si myslel, že by mal stráviť účtovateľnou prácou.

„To je osem človekohodín stratených každý deň na papieroch. Je to ako mať jedného muža na dne, každý deň,“ smúti.

Fiedler vedel, že potrebuje zefektívniť svoje obchodné operácie, a pustil sa do nasadenia flotily piatich vybavených tabletov s aplikáciou GeoOp na správu úloh založenú na polohe, ktorá sa tiež úhľadne integruje s účtovníctvom spoločnosti Xero systém.

Teraz zvláda svoju pracovnú záťaž – niekedy až 40 úloh denne – na tabletoch. Päť tabletov je zdieľaných medzi zamestnancami pomocou zdieľaného dátového plánu operátora s kapacitou 20 GB. Pracovníci môžu sledovať svoj pracovný deň a podľa toho riadiť svoju pracovnú záťaž – ušetria im to až hodinu denne a už sa nemusia stále vracať do kancelárie vypĺňať papiere. Po príchode na miesto zamestnanci urobia fotografie, nahrajú ich na pracovnú kartu vo svojom tablete a poskytnú podniku zabezpečenú dokumentáciu každej zákazky.

„Teraz je oveľa viac fakturovateľných hodín. Všetky časti sú tam, všetko je tam, len tikanie a švihnutie a chlapci idú preč. Vzájomné prepojenie GeoOp a Xero zefektívnilo náš proces fakturácie,“ povedal Fiedler.

V dôsledku zefektívnenia svojho fakturačného systému spoločnosť dramaticky zlepšila svoju finančnú výkonnosť, keďže doba obratu faktúr sa skrátila z dvoch týždňov na dve hodiny.

Nový systém šetrí Fiedlerovi hodiny telefonovaním pri organizovaní svojho tímu inštalatérov a automatizuje množstvo prácneho fakturovania a zadávania údajov.

"Predtým som bol v nedeľu večer a robil som to," hovorí. „Bol by si unavený, išiel si spať, potom by si sa zobudil a v pondelok ráno začal znova. Teraz to všetko nechávam na pondelok, pretože je to taký jednoduchý proces.“

Ďalšou veľkou výhodou presťahovania sa do bezpapierovej kancelárie je, že Fiedler počas dňa získal čas na dôležitejšie veci ako papierovanie. Teraz má viac času, ktorý môže tráviť so svojou rodinou so štyrmi deťmi, ako aj ďalší čas, ktorý môže venovať rozvoju a rastu svojho podnikania.

Fiedler hovorí, že dramatický nárast účtovateľných hodín a skutočnosť, že personál už nie je viazaný na kanceláriu, znamená, že sa zvýšila aj spokojnosť s prácou jeho inštalatérov.

„Zamestnanci si naozaj užívajú flexibilitu, ktorú technológia poskytuje a umožňuje im pracovať v pohodlí ich domova a poskytnúť im prístup k systému kedykoľvek to potrebujú,“ povedal hovorí.

Fiedler Brothers Inštalatérstvo tiež začalo využívať sociálne médiá na získanie ďalšieho podnikania. A na občasné získavanie nástrojov, ktoré zostali pri práci. Fiedlerova manželka Renee spravuje facebookovú stránku spoločnosti a raz zverejnila oznámenie o stratenom nástroji. Do šiestich hodín ho zdieľalo približne 1 000 ľudí – a chybný nástroj bol nakoniec repatriovaný.

Fiedler priznáva, že ako obchodník, ktorý začal svoju kariéru pred digitálnou érou, bol tak trochu odstrašený vyhliadkou na zrušenie systému papierového odosielania úloh a prevzatie technologického ponoriť sa. Hovorí, že pokiaľ ide o technológie a automatizované systémy, bol tam skutočný strach z neznámeho. S mladšou pracovnou silou sa však jeho zamestnanci veľmi rýchlo adaptovali, čo mu pomohlo prelomiť túto bariéru.

„Na začiatku sa to môže zdať skľučujúce, ale ak o tom čo i len uvažujete, choďte do toho. Niet pochýb o tom, že technológia napreduje rýchlym tempom, a ak s ňou budete bojovať, konkurenti vás v nej porazia.“