Ako sa jeden austrálsky podnik so surfovými doskami viezol na vlne SaaS

Global Surf Industries (GSI) bola založená v roku 2002 s cieľom byť „najväčšou malou spoločnosťou“, aká by mohla byť -- cieľ, ktorý je dnes dosiahnuteľný vďaka pokroku v oblasti cloud computingu a iných technológií stupnica.

O pätnásť rokov neskôr, s iba 18 zamestnancami, GSI tvrdí, že je jedným z najväčších svetových veľkoobchodníkov a distribútorov surfových dosiek, pričom ročne prerobí 20 miliónov AU$. Surfové dosky navrhnuté spoločnosťou GSI – vrátane shortboardov, longboardov a paddle boardov – sa teraz predávajú vo viac ako 70 krajinách po celom svete.

Spoločnosť však nefungovala tak efektívne, ako je dnes schopná, vďaka cloudovým riešeniam typu softvér ako služba (SaaS), ako napr. G Suite na email, Nexonia na riadenie výdavkov, Skype pre okamžité správy a videohovory, Trello pre projektový manažment, Zoom pre videokonferencie a najmä Jeden svet pre celkové riadenie podniku.

OneWorld je produktom NetSuite -- čo bol získala Oracle v roku 2016 za 9,3 miliardy dolárov -- ktorá funguje ako centralizovaná platforma ERP, CRM a elektronického obchodu umožňujúca spoločnostiam riadiť nadnárodné a multidcérske operácie.

Zakladateľ a generálny riaditeľ GSI Mark Kelly pre ZDNet povedal, že spoločnosť pred prijatím OneWorld mala viacero verzií MYOB's softvér bežiaci pre rôzne jurisdikcie, čo spôsobilo, že vykazovanie na konci mesiaca (EOM) bolo časovo náročné, pretože spoločnosť musela manuálne konsolidovať čísla.

Spoločnosť potom poverila konzultanta tretej strany, aby vytvoril databázu SQL, aby mohla stiahnuť všetky údaje z MYOB a vytvárať konsolidované správy, ale stále to bol značne neefektívny proces v porovnaní s Jeden svet.

"Správa MYOB, ktorú sme v tom čase mali... úroveň zložitosti, ktorú sme chceli vložiť do podnikania, pokiaľ ide o výkazníctvo a automatizáciu, to nedokázalo poskytnúť. V podstate sme sa spútali na poradenský život,“ povedala Kelly pre ZDNet.

„Akonáhle MYOB vydá novú verziu, všetci by sme sa držali za ruky a držali palce, aby najnovšia verzia fungovala so všetkými bitmi, z ktorých sme vytvorili databázu SQL. Takže veľmi stará verzia zapadla do novej, ale veľakrát to nefungovalo. Potom by sme museli na jeden alebo dva dni prejsť do krízového manažmentu, aby sme opäť spustili všetky naše správy. To bolo dosť nákladné.

„Myslím si, že keď sa pozriem na to, čo nás teraz stojí NetSuite za rok v porovnaní s tým, čo sme platili konzultantom za obsluhu našich databáz a automatizáciu, teraz po troch rokoch používania NetSuite je to menej. V skutočnosti teraz začíname šetriť peniaze vďaka automatizácii, ktorú sme zaviedli."

Bolo to po roku uvažovania - a čo je dôležité, po zistení, že konkurenčný produkt nemôže podporovať GSI požiadavky týkajúce sa viacerých miest, viacerých entít a viacerých mien -- že sa spoločnosť rozhodla prijať OneWorld, ktorý sa ukázal byť vhodné riešenie pre GSI vzhľadom na to, že má štyri daňové subjekty v Austrálii, na Novom Zélande, v Hong Kongu a USA, pričom všetci distribútori na celom svete.

Kelly povedal, že cloudový model SaaS je pre spoločnosť vhodnejší aj vzhľadom na jej poslanie byť „najväčšou malou spoločnosťou“, akou reálne môže byť. GSI nemá IT oddelenie, takže všetky nástroje musia byť dostatočne jednoduché, aby ich mohol používať aj netechnický personál; model SaaS tiež znamená, že interné IT oddelenie nemusí vytvárať, spravovať a aktualizovať vlastný softvér, vysvetlil.

Zamestnanci GSI sú navyše roztrúsení po celom svete, pričom každý pracuje z domu, vďaka čomu sú cloudové služby založené technológie sú nevyhnutnosťou v rámci podnikania, ak chce fungovať spoločne a efektívne, Kelly povedal.

Pripustil však, že GSI si pôvodne nevybral NetSuite kvôli používateľskému rozhraniu (UI) OneWorld, o ktorom si v tom čase myslel, že sťažuje používanie produktu. Ale do šiestich mesiacov, dodal Kelly, NetSuite výrazne zmenil používateľské rozhranie OneWorld, vďaka čomu je oveľa jednoduchšie a intuitívnejšie.

„Keď školíte ľudí, používateľské rozhranie je skutočne kľúčové. Trénujem ich z jednej strany sveta na druhú a implementáciu sme zvládli za 28 dní s čiastočnou asistenciou,“ povedal.

Po troch rokoch Kelly povedal, že OneWorld je asi o 20 percent lacnejší ako staré systémy, na ktorých spoločnosť bežala. umožnilo ďalšie znižovanie prevádzkových nákladov zlepšením efektívnosti a poskytnutím lepšieho prehľadu o podnikania.

Jedným z jeho obľúbených aspektov OneWorld je funkcia elektronickej výmeny údajov (EDI); GSI dokázalo vybudovať platformu nad NetSuite OneWorld, ktorá umožnila spoločnosti zefektívniť proces zadávania objednávok, vysvetlil Kelly.

„Zákazník alebo predajca zadá svoju objednávku online a objednávka sa automaticky presunie do Netsuite. V tom momente je predajca v rámci GSI pre tento účet informovaný o tom, že v systéme je objednávka,“ povedal.

„Potom sa na to pozrie a môže tú objednávku rovno schváliť a môže ísť do našej 3PL (logistika tretích strán). Alebo zavolá zákazníkovi a povie: 'Hej, ten modrý, čo si si kúpil, predal si 10 kusov, zostal ti už len jeden, chceš zvýšiť objednávku?'

"Skladníci prevezmú informácie, spustia ich cez svoj systém a potom expedujú tovar... Tieto informácie z 3PL sa odošlú späť do NetSuite a [predajca] sa tiež vráti do NetSuite a prejde na fakturáciu. Potom náš manažér zákazníckeho servisu na konci každého dňa alebo niekoľkokrát za deň stlačí tlačidlo, odošle účet a potom je zákazníkovi oznámené, že objednávka odišla a číslo zásielky je XYZ."

Aj keď sa to nemusí zdať veľa, Kelly povedala, že to býval väčší a zložitejší proces, a preto NetSuite rieši významný problém GSI.

„[Objednávky] sa kedysi točili okolo ľudí, ktorí dostávali správy... Teraz jediné zadanie objednávky vykoná prvá osoba, ktorá objednávku zadala. Sú jedinou osobou, ktorá sa počas celého tohto procesu dotýka klávesnice,“ povedal.

"Takže zadávanie údajov a chyby boli takmer eliminované. Vieme všetko, čo bolo odoslané a fakturované, a správne číslo zásielky... Je to jednoducho dokonale efektívne a naozaj, naozaj efektívne.“

Pomocou OneWorld je GSI tiež schopný jednoduchšie vytvárať komplexné správy, povedal Kelly.

"Mám správy, že sa pozerám na veľa vecí, ktoré sa týkajú toho, čo sme robili minulý rok, aký bol náš rozpočet, aká je naša skutočnosť tento rok... A to všetko mám na jednej stránke, takže podľa kategórie produktov vidím, aké sú naše príjmy, aké sú naše náklady, takmer naživo. Denne vidím aj to, aké výdavky vbehli do systému,“ dodal Kelly.

"Takže nám to poskytuje skutočne dobrú úroveň pohodlia." Kým predtým by bolo vytváranie týchto prehľadov časovo náročné a chaotické, teraz ich vytvoríte raz a viete, že údaje sú vždy správne... a potom [majte] istotu, že keď robíte rozhodnutie, robíte to správne, pretože čísla to podporujú."

Kelly pripustil, že rast v hornej línii sa od prijatia OneWorld zmenšil, no zisk v konečnom dôsledku sa za tri roky zvýšil zhruba o 150 percent. V najbližších rokoch očakáva, že s pomocou OneWorld vygeneruje o 50 percent viac príjmov.

„To, čo NetSuite urobil, je, že som si oveľa dômyselnejšie uvedomil číslo v dolnom riadku a číslo v hornom riadku bolo relevantnejšie. Veľa ľudí sa ženie za výnosmi, no na konci dňa ide o konečný zisk. Ak nemáte dobré reportovacie nástroje a nemáte zavedené dobré systémy, tak peniaze jednoducho prepadnú,“ povedal.

Okrem toho sa zlepšila produktivita zamestnancov skrátením ročných účtovných uzávierok a hodín podávania daňových správ aspoň o 50 percent, pričom čas strávený podávaním správ o VPM sa skrátil aspoň o päť dní.

„Naším cieľom bolo urobiť mesačné výkazy do 15. dňa a teraz je 10. deň posledný deň, kedy to dostaneme. Zvyčajne je to do 8. dňa v mesiaci. Ak podnikáte a prezeráte si prehľady a rozhodujete sa na základe týchto prehľadov, nemôžete mať prehľady v druhej polovici budúceho mesiaca. Celý čas ste za osmičkou,“ povedala Kelly.

Pomocou OneWorld sa spoločnosti GSI podarilo znížiť počet skladových jednotiek (SKU) z približne 900 na menej ako 640.

„Máme 636 živých produktov vo viacerých veľkostiach a farbách a naším cieľom je vždy ich analyzovať a uistiť sa, že sa všetky predávajú. Ak nie sú, zabijeme ich alebo vymyslíme niečo iné,“ povedala Kelly.

„NetSuite bol na to skvelý nástroj na podávanie správ, ktorý videl, ako sa produkty distribuujú... [OneWorld] môže zobraziť distribúciu až po úroveň územia predaja... takže to môžete dobre analyzovať a potom sa môžete porozprávať s ľuďmi, ktorí spravujú tieto územia, a povedať: "Hej, pozri sa na tento účet, prečo to nekúpia?" Predtým to bolo trochu poslaním získať to informácie."

Cieľom je znížiť SKU ďalej na 450, dodal Kelly.

"Cieľom je skutočne mať čo najmenšie množstvo skladových zásob v rámci firmy... Predtým sme chceli mať veľa produktov. Ale potom sme povedali, 'Počkajte, čo to robíme?' Keď sa vrátime k našim výrobcom, ak ich môžeme mať 80 produktov namiesto 200, potom je pre nich ľahké objednať, je pre nich ľahké vyrábať,“ vysvetlil.

"Počtom robíme približne rovnaký objem, ale vyrábajú polovicu SKU, takže konzistencia výroby produktov je naozaj dobrá a tiež pomáha efektivite [výrobcu]."

GSI prešlo od svojho vzniku dlhú cestu. V prvých rokoch, podobne ako mnohé iné spoločnosti v tom čase, bola spoločnosť GSI odkázaná na vytáčaný internet, faxy, tlačiarne, kopírky a staromódne telefóny. Kelly povedal, že spoločnosť vynakladá niekde okolo 30 000 AU $ ročne len na telekomunikácie - vrátane 1 800 AU $ za každé bezplatné číslo medzi USA a Austráliou ročne.

Ale telekomunikačné náklady klesli na približne 2 000 AU $ v dôsledku prechodu na GSI cloudové produkty, ktoré fungujú na modeloch založených na predplatnom, ako sú Skype for Business a Zoom, Kelly povedal.

Spoločnosť úplne stratila papier, čo znamená, že údaje už nie sú pochované v tlačených dokumentoch.

Kelly však uznal, že do podnikania možno zaviesť viac automatizácie; len ešte nie je jasné kde. Povedal tiež, že zmena alebo zavedenie nových softvérových systémov je veľkým rozhodnutím pre každú spoločnosť, prirovnáva to k „vydaniu sa“, takže si to vyžaduje dôkladné zváženie.

„Trochu tohto poznania prichádzajú od ostatných zákazníkov NetSuite o tom, čo robia, takže návšteva týchto dní a fór NetSuite je pre nás skutočne dôležitá... Povedal by som, že v tých dňoch sa pravdepodobne učíme 15 percent z NetSuite a 85 percent od iných ľudí. Chodíme na tieto podujatia, aby sme sa stretli a porozprávali s mnohými ľuďmi v podobnom odvetví ako my – nie tak ďaleko ako produkty, ktoré predávame, ale aj pokiaľ ide o distribúciu, veľkoobchod a vývoj produktov,“ Kelly povedal.

"Neviem kde a ako... ale myslím si, že naša efektivita bude naďalej rásť, čo nám umožní tráviť viac času prácou v podniku ako prácou v ňom. Je v tom celkom dobrý rozdiel."