[PRÍPADOVÁ ŠTÚDIA] Distribútor automobilov tvrdí, že prechod z lokálneho e-mailového klienta na cloudovú službu eliminuje skryté a nákladné bremeno údržby infraštruktúry a podpory aplikácií.
SINGAPUR – Automobilový distribútor Kah Motor uviedol celkové náklady na vlastníctvo (TCO) za používanie e-mailu v spoločnosti bol znížený po prechode z lokálneho klienta na službu hostenú v cloude z balíka Microsoft Office 365. Skutočné výhody však boli nehmotnejšie, napríklad menej problémov s údržbou a licenciou manažment, zatiaľ čo spoločnosť je uprostred prechodu čo najväčšieho množstva IT na dodávku „ako službu“ Model.
Celkové náklady na vlastníctvo nie sú len peňažné pojmy, poznamenal Billy Cheng, vedúci skupiny IT v Kah Motor. Z čisto finančného hľadiska je ekonomické kúpiť softvér a používať ho navždy, povedal s odkazom na lokálny softvér a trvalé licencie.
Prípadová štúdia: Kah Motor
Čo: Kah Motor postupne prijíma plány Exchange Online, E1 a E3 Office 365, pričom konečným cieľom je migrácia všetkých používateľov na E3.
Dôvod: Aby ste eliminovali problémy s údržbou a správou licencií v spojení so softvérom na mieste, a lepšie využívať rovnaké množstvo IT zdrojov na delegovanie na inovácie namiesto údržby údržbu.
Cena: Cheng neuviedol presné čísla, ale uviedol, že mesačný účet za IT je približne 3 500 S$ (2 802 USD) vrátane poplatkov za predplatné Office 365 a iných nákladov, ako sú poplatky za širokopásmové pripojenie.
Výzvy: Aj keď je poskytovanie služby používateľom rýchle, je potrebný čas – asi 6 mesiacov – na zaškolenie používateľov, ako používať nové možnosti po prechode na vyšší plán predplatného.
Výsledky: Nižšie celkové náklady na vlastníctvo, lepšie zosúladenie medzi IT a podnikaním, ako aj 150 človekodní v produktivite IT, povedal Cheng, ktorý odmietol poskytnúť IT pracovníkov.
Argument však neobstojí, ak sa naň pozrieme z perspektívy vedenia podniku. Od každodennej prevádzky až po expanziu by každá spoločnosť obstarávala viac softvéru, okrem bežného podpora a údržba, správa hromadiacich sa licencií je ďalšou sériou nákladných „prác“ pre IT oddelenie. vysvetlil.
Vyskytli sa aj ťažkosti s prognózami, ktorým nepomohlo ani kolísavé obchodné prostredie okolo predaja áut v Singapure. "Musíme sa pozrieť do krištáľovej gule, aby sme videli, koľko používateľov by sme mali počas nasledujúcich, povedzme troch rokov, a podľa toho predpovedať kapitálové výdavky," povedal Cheng.
"Ale v sektore s veľmi krátkymi obchodnými cyklami, ako je ten náš, sme jednoducho museli prejsť od trvalého licencovania, inak by sme kupovali softvérové licencie pre zamestnancov, ktorí tu už nebudú."
Boli to skryté výzvy a náklady, ktoré sa objavia až po obstarávaní, a hlavný dôvod, ktorý prinútil Kah Motor zmeniť svoju e-mailovú aplikáciu z lokálnej na cloudovú.
E-mail je podľa Chenga č. 2 najkritickejšie aplikácie v Kah Motor, po ERP (plánovanie podnikových zdrojov). V roku 2011 spoločnosť nahradila e-mailový systém Exchange 2003 – používaný od roku 2004 – hosťovanou službou Exchange Online od spoločnosti Microsoft. Office 365 katalóg.
„Ak si kúpite trvalú licenciu, skončíte s viacerými verziami softvéru, pretože ich kúpi spoločnosť postupne [v priebehu rokov] a potom sa správa všetkých týchto licencií z dlhodobého hľadiska predraží behať. Krása Office 365 je v tom, že máme nárok na najnovšiu verziu, takže sa namiesto toho stáva trvalou inováciou,“ povedal Cheng.
Kah Motor má podľa neho celkovo 300 zamestnancov, z ktorých 200 využíva služby Office 365. Väčšina z 200 naďalej používa službu Exchange Online, ktorá stojí 4 USD na používateľa mesačne. Približne 60 používateľov od minulého roka inovovalo na plán Office 365 Enterprise E1, aby mali prístup k ďalším funkciám, ako je Sharepoint. Z tejto skupiny 60 10 nedávno prešlo na plán E3, čo je jediná podniková jednotka SKU (skladová jednotka), ktorá má v balíku zahrnutý kompletný balík Office Professional. Mesačné predplatné pre E1 je 8 USD na používateľa a 20 USD na používateľa pre E3.
Migrácia používateľov na aktualizáciu plánov sa vykonáva v dávkach, ale celkovým cieľom je, aby všetkých 200 používateľov malo E3 predplatné v priebehu niekoľkých nasledujúcich rokov, takže „väčšina, ak nie všetko IT v spoločnosti bude modelom riadených služieb“, Cheng prezradil. To v konečnom dôsledku umožní lepšie zosúladenie IT s podnikom, pokiaľ ide o schopnosti a zdroje viac ako polovica IT zdrojov môže ísť na inovácie a projekty a zvyšok na „udržanie rozsvietených svetiel“, dodal.
Rozhodnutie o postupnej migrácii používateľov namiesto „veľkého tresku, nočného prepínania“ bolo preto, že hoci „je veľmi rýchle prideliť licenciu [s cloudom], je potrebné viac času na vzdelávanie a školenie používateľov, aby získali čo najlepšie možnosti s novým nástroje“. Napríklad noví používatelia E1 sa musia naučiť používať Lync, nástroj na odosielanie okamžitých správ a videokonferencie, zdôraznil Cheng.
Cheng odmietol poskytnúť presné čísla, ale uviedol, že mesačný účet za IT je približne 3 500 S$ (2 802 USD) vrátane poplatkov za predplatné Office 365 a iných nákladov, ako sú poplatky za širokopásmové pripojenie.
Poukázal tiež na to, že Kah Motor zvažoval upgrade Exchange 2003 na Exchange 2010, ak v roku 2011 neprijal Office 365. To však bolo zrušené, pretože odhadované TCO prevádzkovania Exchange 2010 on-premise boli viac ako 200 000 S$ (160 115 USD) za obdobie troch rokov.
Dodal, že spoločnosť získala 150 človekodní v produktivite IT v dôsledku nahradenia lokálneho e-mailu Exchange. a portálové servery SharePoint so službami Office 365, kde tím IT už nemusí spravovať a udržiavať serverov. Pred prijatím Office 365 neexistovalo žiadne porovnávacie číslo, povedal.
Office 365 nie je stratégia „ochrany“.
V samostatnom rozhovore povedal Todd Cione, marketingový a operačný riaditeľ spoločnosti Microsoft Asia-Pacific tlak na podporu cloudovej trakcie s Office 365 je o riešení potrieb „súčasného pracoviska“ dnes.
To je definované charakteristikami, ako je šírenie mobilných zariadení na pracovisku, všadeprítomný prístup cez viaceré zariadenia, nárast zdieľania a sociálnej spolupráce. Zároveň IT lídri nezmenili svoje obavy, ktoré spočívajú v udržiavaní stabilného a bezpečného IT prostredia, ktoré chráni súkromie používateľov a údajov, vysvetlil.
Podľa Cione sa prijatie Office 365 v Ázii a Tichomorí v roku 2012 zvýšilo o 220 percent oproti roku predtým, presné čísla však nezverejnili.
Uprostred nárastu zavádzania cloudu medzi podnikmi nie je Office 365 „stratégiou ochrany“, ktorá má zabezpečiť presun Softvér na produktivitu balíka Office v cloudovom modeli poskytovania nie je ohrozený ako Google Apps, Cione povedal.
„Nepovedal by som, že sme v cloude úplne noví,“ povedal a poukázal na predchodcu Office 365, Business Productivity Online Suite (BPOS). „Veľmi tvrdo pracujeme na tom, aby sme zákazníkom ukázali naše schopnosti. Náš obchodný model mení. Zo softvérovej spoločnosti sa stávame spoločnosťou v oblasti zariadení a cloudových služieb.“
Chyby nevyhnutné
Andrew Milroy, viceprezident pre ICT prax pre Áziu a Tichomorie v spoločnosti Frost & Sullivan, povedal, že Microsoft „na konci dňa nemá na výber“ a potrebuje ponúkať svoj kancelársky softvér ako cloudovú službu, aj tento krok by mohol „kanibalizovať“ model softvéru s trvalou licenciou, ktorý prispel veľkou mierou k jeho skorým úspech.
„Je to v záujme [Microsoftu] aby bol Office 365 všadeprítomný ako PC; v podstate zabezpečiť, aby boli preferovaným poskytovateľom cloudového softvéru na zvýšenie produktivity, aby zostali relevantné pre ich hlavný trh. To je rozumná stratégia – nechajte ľudí používať Office [softvér], či už je to v cloude alebo PC,“ povedal v samostatnom telefonickom rozhovore.
Napriek tomu bude pre Microsoft výzvou úspešne a hladko prejsť na nový model výpočtovej techniky a licencovania bez chýb, poznamenal analytik. „Je ľahké byť na nich tvrdý ako na veľkú spoločnosť. Ak sa nad tým zamyslíte, bude to veľa pokusov a omylov. Pri práci s výzvou úplne inej výpočtovej paradigmy [z éry PC], samozrejme, budú robiť chyby."
Najnovšie čelil Microsoft rozruchu používateľov kvôli a zmena niektorých licenčných zmlúv pre Office 2013 ktorá je dostupná ako cloudová služba. Protest používateľov podnietil Microsoft umožňujú používateľom prenášať maloobchodné licencie medzi zariadeniami, po tom, čo sa predtým uviedlo, že kópia balíka Office 2013 pre jedného používateľa bude licencovaná iba pre jeden počítač, nie pre jedného používateľa.