Agencija za plačila na podeželju Združenega kraljestva (RPA): napaka IT in huda nesposobnost pojebe kmete

Kombinacija napak IT in nesposobnosti vodstva je preprečila Agencija za plačila na podeželju (RPA), ki upravlja plačila kmetijskih subvencij v Združenem kraljestvu, kljub dolgoletnim prizadevanjem uspešno izvajati svoje temeljno poslanstvo. Ta skrajno negativna ocena temelji na novem poročilo Državne revizijske komisije (NAO). Accenture uvaja informacijski sistem v imenu RPA.

POVZETEK IN OZADJE

Subvencije za podeželske kmetije v Združenem kraljestvu ureja RPA v okviru sistema, znanega kot Shema enotnega plačila (SPS), ki ga je ustanovil Uredba Sveta ES 1782/2003; SPS je s 1. januarjem 2005 nadomestil večino obstoječih plačil Združenega kraljestva za pridelke in živino in je zaznamoval prizadevanja Združenega kraljestva za uskladitev s širšo evropsko politiko kmetijskih subvencij.

Tukaj je povzetek te zelo nesrečne situacije, od Poročilo Državne revizijske komisije za leto 2007 (poudarek dodan spodaj):

Shemo enotnega plačila so uvedle države članice Evropske unije v okviru Skupne kmetijske politike reforme, ki so nadomestile 11 ločenih kmetijskih in živinorejskih subvencij za proizvodnjo z enim plačilom glede na površino zemlje. V prvem letu sheme (shema iz leta 2005) je imela agencija precejšnje težave pri zajemanju in obdelavi podatkov, potrebnih za obdelavo plačil, in posledično ni dosegel svojega cilja, da do konca marca plača 96 odstotkov sklada. 2006 in zakonodajna zahteva Evropske unije za plačilo 96,14 odstotka sklada do konca junija 2006, da bi se izognili zamudam pri plačilu popravki. Številni kmetje so se zaradi tega znašli v finančnih težavah in takratni izvršni direktor agencije je bil odstavljen s položaja. Agencija se je zavezala, da bo do konca decembra 2006 plačala neporavnana plačila po shemi iz leta 2005 in do aprila 2008 izvedla svoj sanacijski načrt. Ministrstvo se je strinjalo, da bo zagotovilo dodatnih 40 milijonov funtov za pomoč agenciji pri okrevanju ter spremeni svojo IT in procese.

Za dodatno ozadje je koristno pogledati Poročilo Državne revizijske komisije za leto 2006 (poudarek dodan spodaj):

Shema enotnega plačila ni velika shema nepovratnih sredstev v primerjavi z nekaterimi vladnimi programi, ampak zapletenost uredb EU, zapleten način ki jih je Ministrstvo načrtovalo za njihovo izvajanje v Angliji, je skupaj z roki, potrebnimi za izvedbo sheme za leto 2005, povzročilo veliko tveganje projekt. Agencija je z odločitvijo o vključitvi sheme v širši program poslovnih sprememb še povečala svoje že tako precejšnje izzive.

Številne težave Agencije pa so nastale zaradi:

• podcenjevanje obsega dela, potrebnega za izvajanje sheme;
• preveč optimistično poročanje o napredku; in
• strukture upravljanja, ki so se v praksi izkazale za preveč zapletene, in odsotnost jasnih meritev, ki izhajajo iz pomanjkanje ustreznih upravljavskih informacij, ki bi nadzornim odborom omogočile merjenje napredka objektivno.

Do konca marca 2006 se je začela uvedba sheme enotnega plačila stalo 46,5 milijona funtov več, kot je Agencija predvidela v svojem poslovnem primeru novembra 2003. Izvedba sheme enotnega plačila in širšega programa poslovnih sprememb sta stala 258,3 milijona funtov, ne bosta dosegli raven napovedanih prihrankov in obstaja tveganje znatnih stroškov zaradi zavrnitve s strani Evropske komisije. Kmetijstvo je imelo tudi dodatne stroške, 20 odstotkov kmetov je doživelo stres in anksioznost, pet odstotkov vprašanih v naši anketi pa je dejalo, da so razmišljali o odhodu kmetovanje.

ODGOVORNOST VODSTVA

Raven slabega upravljanja RPA je težko preceniti. Kot majhen primer, ki predstavlja širši vzorec, glejte to Pričevanje spodnjega doma (razdelek EV8), avtor Johnston McNeill, nekdanji šef RPA, med preiskavo debakla SPS (poudarek dodan spodaj):

Če bi vedeli, da bo ta obseg [raven vlagatelja zahtevka in zemljiške knjige], bi lahko pogledali količine, ki jih sistem lahko obravnava; medtem ko smo lahko pogledali samo običajne zahteve. Ko smo določili ta sistem leta 20034, ko smo se pogovarjali z Accenturejem, smo imeli dolgotrajno pogodbeno naročilo in specifikacijo. Določili smo, ne da bi razumeli zahteve SPS. Določili smo naše običajne poslovne zahteve.

Čeprav je vladna nesposobnost igrala vlogo, ne smemo prezreti vpletenosti Accentureja v to zmešnjavo. Ko je komentiral Accenture, a Preiskovalni odbor spodnjega doma parlamenta je navedeno na strani 5 (poudarek dodan spodaj):

Videti je bilo, da so bile priče Accenture dobro izšolane, da si niso upale komentirati zadev, za katere so menile, da presegajo njihova pogodbena opazovanja. Ta odnos je odboru odrekel pomemben pogled na način vodenja projekta SPS s stališča podjetja, ki je v središču podviga. To obravnavamo kot nesprejemljiv odnos podjetja z mednarodnim ugledom in ki si morda še vedno želi sodelovati z vlado Združenega kraljestva na drugih področjih.

V dokazih, predloženih spodnjemu domu, Accenture je zanikal odgovornost za težave in dejal, da (poudarek dodan spodaj):

Kot so na splošno priznali številni komentatorji in strokovnjaki, so pomembni programi IT omogočili poslovne spremembe je lahko težko upravljati. V zadnjih letih je bilo veliko primerov problematičnih projektov v javnem in zasebnem sektorju, ki so jim pripisali težave slabo opredeljene zahteve, spreminjajoče se poslovne potrebe ter pomanjkanje poslovnega sodelovanja in pripravljenosti, ki lahko vodijo do izvedbe težave.

NAO PRIPOROČILA

Za reševanje težav, Državni revizijski urad ponuja te predloge:

Agenciji priporočamo, da:

• povrne preplačila velikih vrednosti kmetom (na primer tista nad 25.000 GBP), takoj ko je to izvedljivo;
• prinaša svoje ključne baze podatkov brez povezave v informacijski sistem sheme enotnega plačila, da bodo njegove napovedi natančnejše in zanesljivejše;
• v primeru, da Evropska unija spremeni politiko sheme, razišče, ali ta obstaja Sistemi IT bi se lahko prilagodili takšnim spremembam brez potrebe po večji preoblikovanju aplikacija. Če sistem verjetno ne bo mogel sprejeti takšnih sprememb, mora agencija o tem obvestiti svoje vodstvo Upravni odbor in oddelek ustrezno ocenita tveganja in obvestita kmete, ko bo mogoče revidirati časovni razpored definiran;
• temelji na dobrih praksah, ki smo jih ugotovili iz sistemov IT, ki podpirajo nemški model sheme enotnega plačila, kako ohraniti prosilci obveščeni o poteku svojih zahtevkov in spletnih postopkih, ki so nemškim kmetom že na voljo za prenos pravice; in
• se nauči izkušenj iz implementacije tega informacijskega sistema, da upošteva najboljše prakse. Agencija bi morala zlasti:
  • kadar koli je to izvedljivo, po upoštevanju poslovnih potreb in zapletenost sheme, ker je razvoj programske opreme po meri drag, jo je treba temeljito preizkusiti in potrebuje več časa izvajati;
  • izogibajte se sistemom brez povezave, od katerih je odvisen glavni informacijski sistem;
  • uskladite sistem s poslovnimi potrebami, namesto podjetja s potrebami sistema, pri čemer upoštevajte previdnost kakršnemu koli pomembnemu odmiku od preizkušenih in zaupanja vrednih poslovnih metod za prilagoditev IT sistem; in
  • zagotoviti, da sistemske specifikacije ohranijo realistično raven prilagodljivosti za obvladovanje prihodnjih sprememb.

MOJA ANALIZA

Zgoraj navedena priporočila državnega revizijskega urada ponazarjajo, v kolikšni meri niso bile upoštevane osnovne najboljše prakse IT. Upoštevajte tudi to:

• RPA je namesto uporabe standardnih izdelkov razvila programsko opremo po meri. Kakšna je bila vloga Accentureja pri tej odločitvi? Natančno to je vprašanje, ki sem ga obravnaval v objavi v spletnem dnevniku z naslovom Svetovanje je mala umazana skrivnost, ki je pojasnil, kako lahko svetovalna podjetja pridobijo finančno korist, ko projekt postane večji in kompleksnejši od pričakovanega.
• RPA je ustvaril podatkovne baze, v katerih so bili podatki shranjeni v računalnikih, ki niso bili povezani z glavnim sistemom, kljub dejstvu, da je bil glavni sistem odvisen od teh podatkov za pravilno delovanje. Takšna vprašanja postavljajo vprašanja o tem, kdo je zasnoval ta sistem, tako s tehničnega kot poslovnega vidika, in kako izkušeni so bili ti ljudje.
• Na splošno celotna situacija predstavlja slabo načrtovanje in projektno vodenje, ki je pripeljano do novih višin nekompetentnosti. Kljub zapletenosti pri usklajevanju praks Združenega kraljestva s politikami EU sta RPA in Accenture oblikovala in izvajal sistem, ki temelji na slabih praksah, pomanjkanju izkušenj in svetovni ravni slabosti načrtovanje.

VPLIV NA ŽRTVE

Ta situacija je drugačna od mnogih vladnih okvar informacijske tehnologije, kjer se denar zapravi, nedolžne žrtve pa ne utrpijo telesnih poškodb. V tem primeru so zapoznela in nepravilna plačila neposredno prizadela kmete, ki so odvisni od subvencij, da ohranijo svoje poslovanje. V besede Rogerja Williamsa, liberalni demokrat iz Walesa:

Kmetje so težko reševali težave z denarnim tokom. Omenjeno je bilo plačevanje položnic, a konec tega tedna bo na večini računov zapadlo plačilo obresti. Ta denar bodo vzeli z računov kmetov. O tem se jim ne bo treba zavestno odločiti; denar bo odstranjen z njihovih računov. To jih lahko dvigne nad raven, za katero so se dogovorili s svojimi bankami, in utrpeli bodo finančne posledice – ne le dodatnih obresti, ampak tudi druge povezane stroške.

The BBC še poroča o povzročeni škodi kmetom:

Kmetje na vzhodu so prisiljeni na rob bankrota, ker jim vlada ne izplačuje subvencij.

Mnogi se borijo za preživetje, medtem ko čakajo na denar iz sheme enotnega plačila (SPS).

Johnston McNeill, nekdanji vodja RPA, sčasoma opravičil za vlogo svoje agencije v katastrofalni situaciji:

"Globoko obžalujem, da mi v RPA in jaz kot izvršni direktor nismo mogli izvršiti plačil kmetom v zastavljenem časovnem razporedu." Dejal je, da je "žalosten zaradi posledic".

Na žalost, opravičilo prihaja od človeka, ki je zaslužil 250.000 funtov na leto (približno 500.000 ameriških dolarjev), medtem ko povzroča takšno škodo svojemu volilnemu okrožju, pusti le prazen in prazen zvok.