Generacija Y. Znan po smeških, preveč navdušeni uporabi klicajev in nedvomno čudni tipografski napaki ali dveh.
Manj formalni slog komuniciranja se zlahka prikrade v e-poštna sporočila, ki bi morala odražati bolj profesionalno podobo, vendar lahko povzroči, da je posameznik videti neprofesionalen ali len -- in lahko zmede prejemnika, če ne zna 'prevesti' slenga oz. tekst-govor.
Kako narediti vtis na bodočega delodajalca, profesorja ali strokovnega kolega prek e-pošte in narediti dober vtis?
1. Držite se profesionalnega e-poštnega naslova.
Bojim se, da »[email protected]«, »[email protected]« in »[email protected]« preprosto ne pridejo več v poštev. Če se ne morete prijaviti za e-poštni naslov, ki prikazuje vaše polno ime, dodajte začetnico srednjega imena ali skrajšajte svoje ime, kot je primerno.
2. Pravilno pozdravite prejemnika.
Živjo!, Hej ti! ali Yo! je treba hraniti med pogovori s prijatelji. Če z nekom komunicirate prvič, ne narobe črkujte imena osebe. Preverite vso dokumentacijo, ki jo imate, da poiščete pravilno črkovanje, ali jo poiščite na spletu.
Uporabite pravilen pozdrav:
- V poslu, če naslavljate žensko, 'ga.' je primerno -- zakonski stan pri tovrstni komunikaciji ni pomemben.
- Če ima nekdo doktorat ali medicino, "dr. [Priimek] je pravilen v e-poštnem bontonu.
- Če ni podanega imena, je vedno sprejemljivo "Spoštovani gospod ali gospa". Če poznate spol prejemnika, ga ustrezno spremenite.
3. Veliko začetnico in ločila
Če so vsa vaša e-poštna sporočila napisana z malimi črkami in ne vsebujejo velikih začetnic ali ločil, ste preprosto videti leni. Vzemite si kratek trenutek in preberite e-pošto, preden jo pošljete, ter popravite vse očitne napake. Sporočilo, polno napak, ne bo vzeto resno.
4. Izogibajte se čustvenim simbolom, razen če to storijo oni prvi.
Obstajajo primeri, ko prejemnik z veseljem uporabi manj formalen način komuniciranja - če uporabite oblikovanje, kot so čustveni simboli, potem je mogoče (čeprav ni nujno priporočljivo) torej. Vendar, če ste v poslu, se vseeno izogibajte.
5. Bodite nežni s klicaji.
Bi med predavanjem KRIČALI VSAK STAVEK na svojega profesorja? Ali pod svojimi odgovori na razgovoru za službo? To je nevljudno, nepotrebno in moteče. Nima smisla izdajati 'Caps of Fury', če poskušate narediti dober vtis.
6. Uporabite standardne prakse oblikovanja.
Animacija ljubkega mucka, označena z vašim podpisom, ali pisava Comic Sans s 14 točkami je morda vaša osebna najljubša, vendar ni primerna v uradnih okoljih. Držite se berljive velikosti, barve in standardne pisave.
7. Citati iz filmov ali slavnih ljudi v vašem podpisu zahtevajo katastrofo.
Znorite se s svojim računom Tumblr, vendar opustite komunikacijo po e-pošti in poskušajte razsvetliti ljudstvo z globokimi citati.
8. Odražajte slog vašega prejemnika.
Ta tehnika se uporablja tudi v študijah govorice telesa – če 'odsevaš' osebo, s katero komuniciraš, je večja verjetnost, da boš prejel ugoden odgovor. Če je druga oseba naklonjena e-poštnim povzetkom ali stenografskim obvestilom v vrstici z zadevo, to storite. Če uporabljajo določeno obliko e-poštnega bontona, upoštevajte.
9. Ohranite potrebo po 'prevodu'.
Pravilno ubesedeno e-poštno sporočilo, ki je jedrnato in lahko razumljivo, bo verjetno prejelo odgovor hitreje kot e-poštno sporočilo, ki zahteva napor. Manj kot je potrebno za odgovor, hitrejši je. Eseji ali slabo ubesedena sporočila vas ne bodo pripeljali nikamor -- še posebej v svetu, kjer so nabiralniki vsakodnevno preplavljeni.
10. Primernost
Zavedajte se, da ni nujno, da e-poštni pogovori ostanejo zasebni in jih je mogoče izmenjati, posredovati ali vzeti s strežnikov. Vse, kar se lahko šteje za klevetniško, obrekljivo, žaljivo ali rasistično -- izogibajte se.
Ni neobičajno, da je osebje odpuščeno zaradi vsebine e-pošte, v primeru študentov pa se lahko znajdete na disciplinski obravnavi.
11. Ne prilagajte datotek po nepotrebnem.
Pošiljanje velikih nezaželenih priponk lahko moti vašega prejemnika, pri nekaterih strežnikih pa lahko povzroči zrušitve sistema ali povzroči, da se e-poštna sporočila vrnejo nazaj. Če morate poslati veliko datoteko, jo najprej stisnite z uporabo .zip oz .rar.
12. Svojim e-poštnim sporočilom dodajte izjavo o omejitvi odgovornosti.
Da bi se čim bolje zaščitili, na dnu vključite pravno izjavo o zavrnitvi odgovornosti. Primer običajne poslovne izjave o zavrnitvi odgovornosti je:
To e-poštno sporočilo in vse njegove priloge so lahko zaupne narave in so namenjene izključno uporabi posameznika, na katerega je naslovljeno. Vsa izražena stališča ali mnenja so izključno avtorjeva in ne predstavljajo nujno [ime podjetja].
Če niste predvideni prejemnik tega e-poštnega sporočila, ne smete niti ukrepati na podlagi njegove vsebine niti ga kopirati ali pokazati nikomur.
13. Raje pomislite na 'besedilo' kot na 'roman'.
Ko je v vaši mapi »Prejeto« na stotine neprebranih e-poštnih sporočil, od katerih jih je polovica okrašena z dražečim »NUJNO« ali »POMEMBNO« oznake zadeve, če odprete e-poštno sporočilo in ugotovite, da se približuje dolžini zadnjega romana, ki ste ga prebrali, bo tam najverjetneje ostalo nekaj časa.
Če mora biti e-poštno sporočilo dolgo, na primer kopija poročila, vključite »Dolgo« v naslov zadeve, da boste prejemnika pošteno opozorili.
14. Uporabite funkcije kopiranja e-pošte vljudno.
Neposredno vstavljanje kopije CC kaže več zaupanja kot prikrita poteza BCC, ki drugim preprečuje, da bi videli več gledalcev; in to se vam lahko pozneje samo vrne. Vendar je BCC primeren, če je e-poštno sporočilo poslano z velikega seznama prejemnikov.
15. Ko uporabljate besedilno komunikacijo, se ton izgubi.
Fraza ali šala, ki je lahko smešna iz oči v oči, ni nujno dobro prevedena v besedilo. Sarkazem ali ironijo lahko vzamete napačno, zato bodite previdni – še posebej, če ju je mogoče napačno razlagati kot žaljivo.
16. Uporabite polje z zadevo, da natančno odraža vsebino e-pošte.
To ni PR kampanja in ne tekmujete za razmerje med prikazi in kliki. Poskrbite, da bo naslov teme ustrezen in prihranite čas sebi in anketirancu.
17. Pravilno zaprite e-pošto
Če ste v dvomih, kopirajte tisto, kar je vaš prejemnik že uporabil. Če e-pošto pošiljate prvič, so nekatere možnosti:
- Lep pozdrav,
- Lep pozdrav,
- Najboljše želje,
- Najlepša hvala,
- S spoštovanjem,
- S spoštovanjem,
- Hvala vam,
18. Vključite ustrezen podpis.
Prepričajte se, da je z vami mogoče zlahka vzpostaviti stik, in če boste na dopustu za določene datume, vključite to informacijo v svoj podpis.
Ustrezen podpis mora vključevati vaše ime, poštni naslov, e-poštni naslov, telefonsko številko in, če želite, račune družbenih medijev, kot sta Twitter ali LinkedIn profil.
19. Izogibajte se grafikam in ozadjem v e-pošti.
Ti so nepotrebni, povečajo velikost e-poštnega sporočila, porabijo pomnilnik in lahko otežijo branje sporočil. Animacije so absolutno območje rdeče luči, poleg tega pa pogosto niso prijazne do uporabnika invalidnim gledalcem.
20. Končne misli:
- E-pošta je pisna oblika komunikacije -- in ni zasebna ali zaupna. Ne pišite ničesar, kar bi vam lahko pozneje povzročilo težave, če bi bilo javno objavljeno.
- Hranite kopije svojih e-poštnih sporočil, poslanih in prejetih.
- Ko pošljete sporočilo, odražate sebe in morebitno podjetje ali institucijo. Upoštevajte to in poskrbite, da bo vse jasno in jedrnato.
- Uporaba črkovalnika zahteva zelo malo truda – ne pozabite.
- Ne pozabite pokazati hvaležnosti, ko prejmete odgovore. Ne samo, da to pomeni, da cenite čas nekoga, ampak tudi beseda zahvale lahko veliko pripomore.
Avtor slike: James Cridland
Sorodno:
- Študentski vodnik za Creative Commons in pošteno uporabo
- Kako resnično poučujemo s tehnologijo v učilnicah 21. stoletja
- 15 nišnih iskalnikov, ki jih potrebuje vsak študent
- 10 stvari, ki jih generacija Y počne na spletu.. in ne bi smel.