เรื่องอื้อฉาวของ IRS: การกล่าวอ้างที่น่าหัวเราะเกี่ยวกับอีเมลรัฐบาลที่หายไป? เคยไปมาแล้ว ทำแบบนั้น

• สภาคองเกรสที่ควบคุมโดยฝ่ายค้านเรียกร้องให้มีอีเมลฝ่ายบริหารเป็นส่วนหนึ่งของการสอบสวนหรือไม่? ตรวจสอบ.
• ฝ่ายบริหารอ้างว่าสภาคองเกรสกำลังล่าแม่มด? ตรวจสอบ.
• มีคำถามจริงเกี่ยวกับพฤติกรรมของฝ่ายบริหารในเรื่องอื้อฉาวที่อาจเกิดขึ้นหรือไม่? ตรวจสอบ.
• ข้อความอีเมลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดหายไปอย่างกะทันหันใช่ไหม ตรวจสอบ.
• การเรียกร้องสิ่งที่ผิดพลาดกับการจัดการอีเมลดูเหมือนจะน่าหัวเราะสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีใช่ไหม ตรวจสอบ.
• การเรียกร้องของฝ่ายบริหารเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการกู้คืนข้อความอีเมลที่สูญหายนั้นดูสูงเกินจริงไปไม่ได้ใช่ไหม ตรวจสอบ.
• แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะบอกได้ว่าการจัดการด้านไอทีด้านการดูแลระบบนั้นไม่เป็นมืออาชีพอย่างที่คิดหรือไม่ หรือมีการใช้การเสแสร้งว่าไม่มีความรู้เพื่อเบี่ยงเบนคำถามเรื่องการเปิดเผยข้อมูลหรือไม่ ตรวจสอบ.

ฟังดูคุ้นเคยใช่ไหม?

ฉันกำลังพูดถึงฝ่ายบริหารใด? เป็นฝ่ายบริหารของ Obama หรือไม่ที่ผู้อำนวยการ IRS อ้างว่าสูญเสียข้อความอีเมลที่อาจกล่าวหา? หรือว่าเป็นฝ่ายบริหารของบุชที่ข้อความอีเมลเกี่ยวกับการไล่ทนายความสหรัฐฯ แปดคนหายไปอย่างใด?

ฮ่า! คำถามซ่อนเงื่อน! คำตอบที่ถูกต้องคือ: ทั้งสองอย่าง

การเก็บถาวรและการกู้คืนมีความแตกต่างกัน การเก็บถาวรเป็นการกระทำทางเทคนิค การฟื้นฟูเป็นการกระทำทางการเมืองหรือทางตุลาการ

ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมาประมาณปี 2008 ฉันได้ตรวจสอบการร้องเรียนทางอีเมลที่หายไปของทำเนียบขาว ส่งผลให้มีบทความเป็นชุด หนังสือ (อีเมลทั้งหมดหายไปไหน? — ดาวน์โหลดฟรี) และบทความต่อเนื่องหลายชุด

แม้ว่าตอนนี้ทำเนียบขาวจะถูกควบคุมโดยพรรคเดโมแครตมากกว่า GOP แต่เรื่องราวและการกล่าวอ้างเกี่ยวกับอีเมลที่หายไปชุดนี้ – มาจาก Lois Lerner เกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมายที่เป็นไปได้ของกลุ่มที่ไม่แสวงหาผลกำไรแบบอนุรักษ์นิยม - เรื่องราวและการกล่าวอ้างแทบจะเหมือนกับที่เราได้ยินเมื่อข้อความอีเมลของบุชถูกส่งไป หายไป.

ผู้สร้างข้อความที่หายไปอ้างว่าพวกเขาสูญหายไป เมื่อถูกขอให้ดำเนินการตามขั้นตอนการฟื้นฟูตามปกติและสมเหตุสมผล ทั้งทำเนียบขาวของบุชในขณะนั้นและกรมสรรพากรของฝ่ายบริหารของโอบามา ในเวลานี้อ้างว่า "สุนัขกินการบ้านของฉัน" อ้างว่าเป็นเขตแดนของคนบ้า

น่าเศร้าที่คำกล่าวอ้างบางส่วนไม่ได้สะท้อนถึงความปรารถนาทางการเมืองที่จะปกปิดความจริง แต่สะท้อนถึงการจัดการด้านไอทีที่ไม่ดีอย่างไม่อาจเข้าใจได้ในฝ่ายบริหาร นอกจากนี้ยังสะท้อนถึงแนวทางปฏิบัติในการเก็บถาวรที่เป็นความลับซึ่งดูเหมือนเป็นเรื่องบ้าสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านไอทียุคใหม่ แต่ก็เป็นปัญหาสำหรับคนชอบรัฐบาล

มาเริ่มกันที่เรื่อง "การพิมพ์" ทั้งหมดเลย Larry Seltzer กล่าวถึงในบทความของเขา เกี่ยวกับคดี Lois Lerner IRS ใช่ สิ่งหนึ่งที่รัฐบาลของเราทำคือแนะนำให้ผู้คนพิมพ์ข้อความอีเมลที่พวกเขาคิดว่าจำเป็นต้องเก็บถาวร

ฉันพบสิ่งนี้ตอนที่ฉันกำลังตรวจสอบข้อความอีเมลที่หายไปของทำเนียบขาว กระบวนการเก็บถาวรนั้นไม่ได้ทำให้เสียรายละเอียดจนเกินไป ถือเป็นเรื่องบ้า แทนที่จะใช้ระบบจัดการข้อมูลและจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่ซับซ้อน พนักงานแต่ละคนได้รับมอบหมายให้ตัดสินใจว่าควรบันทึกข้อความใดไว้สำหรับการเก็บถาวร จากนั้นจึงพิมพ์ออกมา

อย่างจริงจัง. คุณไม่สามารถทำสิ่งนี้ขึ้นมาได้

มีการดำเนินการเก็บรักษาบันทึกสองประการที่ส่งผลกระทบต่อแนวทางปฏิบัตินี้ ได้แก่ Federal Records Act และ Presidential Records Act ปัญหาอีเมลของทำเนียบขาวจำนวนมากขัดต่อกฎใน PRA แต่ FRA นำไปใช้กับงานของ Lerner

สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงคือมีสิ่งที่กำหนดไว้เรียกว่า "บันทึก" สำหรับ FRA "บันทึก" ไม่ใช่เพียงข้อความอีเมลใดๆ "บันทึก" คือข้อความอีเมลที่ตรงตามเกณฑ์บางประการสำหรับการจัดเก็บ ด้วยวิธีนี้ รัฐบาลไม่จำเป็นต้องเก็บทุกข้อความจากคู่สมรสทุกคนเพื่อขอให้คู่รักนำคริสปี้ครีมกลับบ้านเป็นอาหารเช้า

ได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานของรัฐและลดภาระงานเอกสารของรัฐบาล และมันโง่

ในหนังสือของฉัน ฉันพูดถึงข้อความสำคัญมากที่นักการเมืองไม่ชอบได้ยิน: การเก็บถาวรและการกู้คืนมีความแตกต่างกัน การเก็บถาวรเป็นการกระทำทางเทคนิค การฟื้นฟูเป็นการกระทำทางการเมืองหรือทางตุลาการ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ไม่ควรมีการพิจารณาทางการเมืองใด ๆ เกี่ยวกับการจัดเก็บข้อความและไฟล์ออกไปอย่างถูกต้อง มันเป็นเพียงปัญหาทางเทคนิค ในทางกลับกัน เมื่อถึงเวลาที่ต้องดึงข้อความเหล่านั้นและเปิดเผยต่อสาธารณะ นั่นถือเป็นประเด็นทางการเมืองและตุลาการ

สิ่งสำคัญที่สุดคือทุกอย่าง (โดยเฉพาะอย่างยิ่งความจุขนาดใหญ่ของเราในตอนนี้) ควรจะเป็น เก็บไว้ในกรณีที่เราต้องการ แต่จะมีเพียงส่วนเล็กๆ เท่านั้นที่ต้องนำมาเปิดเผยในภายหลัง เวลา.

ทั้งในทนายความที่ถูกไล่ออกจากบุชและคดีที่ไม่แสวงหาผลกำไรของ Obama IRS นั้น Outlook ถูกใช้เป็นไคลเอนต์อีเมลและข้อความอีเมลจะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ PST ดังที่เราทุกคนทราบกันดีว่าไฟล์ PST ไม่ใช่รูปแบบไฟล์ที่แข็งแกร่งที่สุดและมีแนวโน้มที่จะเสียหาย เห็นได้ชัดเจนว่าการจัดเก็บอีเมลไว้ในไฟล์ PST ไม่ใช่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บถาวร

นอกจากนี้ ด้วยเหตุผลที่ฉันไม่สามารถอธิบายได้เสมอมา Microsoft ไม่พบไฟล์ PST ของพวกเขา โฟลเดอร์ My Documents หรือ Documents ดังนั้นผู้ใช้ที่รู้ว่าจะสำรองข้อมูล My Documents จะสำรองข้อมูล PST ของตน ไฟล์. ด้วยเหตุนี้ ผู้ใช้ที่เปลี่ยนคอมพิวเตอร์จึงมักพบว่าตนสูญเสียที่เก็บถาวรอีเมล แม้ว่าจะใช้ "Do you want to archive now?" ของ Outlook เองก็ตาม สร้างขึ้นในทรัพยากร

ด้วยเหตุนี้ ในกรณีอีเมลของ Bush ฉันมักจะกลับมาถามว่านี่เป็นไอทีที่แย่จนไม่อาจเข้าใจได้หรือเป็นวิธีที่สะดวกในการพิสูจน์ความถูกต้องของข้อมูลที่สูญหาย

ในกรณีของกรมสรรพากรปัจจุบัน มีหลักฐานแปลกๆ อีกชิ้นหนึ่ง FedSpending.org รายงาน ที่กรมสรรพากรทำสัญญากับบริษัทจัดเก็บอีเมลชื่อ โซนาซอฟท์ จนกระทั่งพอถึงเวลาที่ประเด็นของโลอิส เลิร์นเนอร์กลายเป็นประเด็นร้อนแรง Sonasoft เชี่ยวชาญในการเก็บถาวร Exchange ในช่วงเวลาที่ปัญหา IRS กลายเป็นประเด็นร้อน สัญญาของ Sonasoft หมดลง และไม่มีการต่ออายุ

ดังนั้น ในกรณีของ IRS เรามีคำถามสองสามข้อที่ค่อนข้างแตกต่างจากคดีของบุช ประการแรก Sonasoft เก็บถาวรอะไร และแม้ว่าสัญญาจะหมด นั่นหมายความว่าข้อมูลถูกทำลายแล้วใช่หรือไม่ เหตุใดจึงมีการใช้ไฟล์ PST ในเมื่อโดยทั่วไป Exchange จัดเก็บข้อมูลไว้ใน OST เกิดอะไรขึ้นกับฮาร์ดไดรฟ์ของ Lerner? มันสามารถถูกโยนทิ้งหรือถูกทำลายอย่างจริงจังหรือไม่?

อย่าคาดหวังคำตอบที่แท้จริง

ฉันจะบอกคุณสิ่งนี้: มีโอกาสที่เราจะไม่ได้รับคำตอบที่แท้จริง - หรือข้อความที่หายไปจะปรากฏขึ้นอีกครั้งอย่างน่าอัศจรรย์อีกครั้งหลายปีหลังจากที่ความเกี่ยวข้องและเชื้อเพลิงทางการเมืองหมดไปนานแล้ว

ความจริงที่ว่าเราได้เห็นพฤติกรรมและกลวิธีเดียวกันเกือบทุกประการ (และแนวปฏิบัติด้านไอทีที่แย่มาก) ในสองสิ่งที่แตกต่างกันมาก ฝ่ายบริหารได้ตอกย้ำข้อสรุปที่ผมพบในหนังสือว่า IT เป็นปัญหาเชิงระบบโดยอิงจากวิธีที่ฝ่ายธุรการ ฟังก์ชั่น.

ย้อนกลับไปตอนนั้น ฉันแนะนำให้จัดตั้งอาชีพ Electronic Communication Protection Detail ซึ่งจะช่วยแก้ไขปัญหาประเภทนี้ได้ เนื่องจากเราเห็นรูปแบบเดียวกันของการโกหกหรือการปฏิบัติที่เลวร้ายที่สุด - หรือทั้งสองอย่าง ความต้องการรายละเอียดการป้องกันการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ดูเหมือนจะผ่านการทดสอบของกาลเวลา

ปลายสัปดาห์นี้ ฉันจะคัดลอกข้อเสนอของฉันสำหรับการดำเนินการดังกล่าว จนกว่าเราจะนำความเป็นมืออาชีพด้านไอทีแบบข้ามระบบมาสู่ฝ่ายบริหารและหน่วยงานต่างๆ เราจะได้เห็นอีเมลรัฐบาลเรื่อง "สุนัขกินการบ้าน" มากขึ้นเรื่อยๆ ใน อนาคต.

คุณคิดอย่างไร? การไร้ความสามารถอันเหลือเชื่อหรือการปกปิด? แสดงความคิดเห็นใน TalkBacks ด้านล่าง

อย่างไรก็ตาม ฉันอัปเดต Twitter และ Facebook มากขึ้นกว่าที่เคย อย่าลืมติดตามฉันบน Twitter ได้ที่ @DavidGewirtz และทางเฟซบุ๊กได้ที่ Facebook.com/DavidGewirtz.