การเปลี่ยนแปลง: วิธีที่บริษัทต่างๆ จัดการการทำงานจากระยะไกลในช่วงที่เกิดโรคระบาด

เว้นแต่คุณจะทำงานให้กับบริษัทที่สนับสนุนรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นบางรูปแบบ และอีกหลายรูปแบบที่สนับสนุนการทำงานจากระยะไกลมากขึ้นเรื่อยๆ การทำงานจากระยะไกลอาจเป็นแนวคิดที่แปลกใหม่เมื่อต้นปีที่แล้ว นั่นก็แน่นอนว่าจนกว่าการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 จะเข้ามาถึง ตอนนั้นเองที่เราเห็นองค์กรต่างๆ ในภาคส่วนต่างๆ ต่างแย่งชิงกันเพื่อหาวิธีดำเนินการต่อไป ขณะเดียวกันก็รักษาสมดุลด้านสุขภาพและความปลอดภัยของพนักงาน วิธีแก้ปัญหาชัดเจน: การทำงานจากระยะไกล

ในขณะที่พนักงานสลับการทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบโต๊ะทำงานแบบเปิดโล่งสำหรับโต๊ะในครัว ในมุมที่เงียบสงบ หรือห้องว่างใน บ้านของพวกเขาฝ่ายบริหารถูกบังคับให้คิดวิธีแก้ปัญหาเพื่ออำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงและทำในลักษณะที่ทำให้เกิดการหยุดชะงักน้อยที่สุด เป็นไปได้.

การแนะนำแอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ และการจัดเตรียมแล็ปท็อปให้กับพนักงานเป็นเพียงส่วนหนึ่งของโซลูชันที่องค์กรต่างๆ เช่น Services Australia หันมาใช้

“จำนวนพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านในช่วงวิกฤตโควิด ทำให้จำเป็นต้องระดมทรัพยากรอย่างรวดเร็วเพื่อสนับสนุน สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลและลดการหยุดชะงักสำหรับพนักงานและลูกค้าของเรา" Michael McNamara CIO แห่งออสเตรเลียกล่าว ซดีเน็ต

เขาอธิบายว่าหน่วยงานรัฐบาลออสเตรเลียซึ่งมีหน้าที่จัดสวัสดิการ ให้การสนับสนุนชาวออสเตรเลียหลายล้านคนในช่วงที่การแพร่ระบาดรุนแรง รวมถึงชาวออสเตรเลียใหม่ 1.5 ล้านคน ลูกค้า ซึ่งไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้เลย -- ต้องจัดส่งชุดอุปกรณ์ "office-in-a-box" ประมาณ 9,000 ชุดให้กับพนักงานภายในเวลาห้าสัปดาห์

“ซึ่งรวมถึงโทรศัพท์และพีซีที่สามารถเชื่อมต่อกับเครือข่ายของเราและจัดการประชุมเสมือนจริงจากที่บ้าน” McNamara กล่าว

"ในช่วงเวลาเดียวกันนี้ เรามีเจ้าหน้าที่เพิ่มเติมประมาณ 2,000 คนจากทั่วทั้ง APS (Australian Public Service) ซึ่งดูแลเรื่อง สัปดาห์ ได้รับการฝึกอบรมและเตรียมความพร้อมด้วยเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อช่วยเรารับสายและดำเนินการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจากทั้งที่บ้านและที่ทำงาน สภาพแวดล้อม ซึ่งจำเป็นต้องมีการปรับและทดสอบเวิร์คสเตชั่นใหม่ทั่วทั้งไซต์งาน 6 แห่งภายในเวลาไม่ถึงสองสัปดาห์"

ในช่วงเวลาเดียวกันนั้น McNamara กล่าวว่าแผนกประสบปัญหาความต้องการ myGov อย่างที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน ซึ่งทำให้เกิด ปัญหาการเข้าถึงในวงกว้าง และบังคับให้แผนกทำ การอัพเกรด เพื่อให้มีระบบที่เหมาะสมกับความต้องการ

"เราขยายขนาดอย่างรวดเร็ว ลดความซับซ้อนของนโยบาย และออกแบบบริการดิจิทัลของเราใหม่ เพื่อให้เราสามารถช่วยเหลือลูกค้า Centrelink ทางออนไลน์จากบ้านของพวกเขาได้อย่างปลอดภัย ในเวลาเพียง 55 วัน เราได้ดำเนินการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจาก JobSeeker 1.3 ล้านครั้ง ซึ่งโดยปกติแล้วปริมาณการเรียกร้องจะดำเนินการภายในสองปีครึ่ง ความสามารถด้านไอทีที่ยืดหยุ่นของเราช่วยให้เราสามารถสนับสนุน myGov และด้วยเหตุนี้ ปัจจุบัน myGov จึงมีความจุที่ใหญ่ที่สุดในบรรดาแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ผ่านการรับรองความถูกต้องใดๆ ในออสเตรเลีย" เขากล่าว

ดูสิ่งนี้ด้วย: การกลับมาที่สำนักงานในปี 2564 ถือเป็นเรื่องปกติ

สำหรับบริษัทอื่นๆ เช่น Telstra และ National Australia Bank (NAB) การเปลี่ยนไปใช้การทำงานจากระยะไกลทำได้ง่ายกว่ามาก ส่วนหนึ่งเป็นเพราะมีการจัดเตรียมการทำงานที่ยืดหยุ่นอยู่แล้ว และพนักงานก็คุ้นเคยกับการทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ที่อาศัยอยู่ระหว่างรัฐ

ก่อนเกิดสถานการณ์โควิด-19 เช่น พนักงานของ Telstra ก็ทำงานอยู่แล้ว ทำงาน 1.7 วันต่อสัปดาห์จากที่บ้าน. นอกจากนี้ ในเดือนสิงหาคม 2019 บางส่วนของบริษัทกำลังเปิดตัว Microsoft Teams เพื่อเปิดใช้งานการสนทนาทางวิดีโอ ซึ่งเพิ่งจะเร่งความเร็วขึ้นเมื่อการแพร่ระบาดของโควิด-19

"ผู้คนที่ Telstra เพลิดเพลินกับการทำงานที่ยืดหยุ่นมาเกือบทศวรรษ และนี่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงจากการทำงานเต็มรูปแบบ การจัดการบ้านค่อนข้างราบรื่นสำหรับคนทำงานในออฟฟิศ 25,000 คนของเราเมื่อโควิดโจมตีครั้งแรก” Andy Penn หัวหน้า Telstra พูดว่า.

“การทำงานแบบยืดหยุ่นกลายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา … เราอยู่ใน ยุคใหม่ของการทำงานแบบผสมผสาน ที่ซึ่งชีวิตของใครบางคนไม่ควรเป็นข้อจำกัดในการทำงานอีกต่อไป ดำเนินการ

"ที่ Telstra เรากำลังก้าวไปสู่แนวทาง "ไม่เชื่อเรื่องสถานที่" สำหรับบทบาทในสำนักงานและศูนย์ติดต่อทั้งหมด การเปิดกลุ่มผู้มีความสามารถนอกเหนือจาก CBD ทั่วไป ซึ่งหมายความว่าเราสามารถโฆษณาตำแหน่งงานโดยไม่มีที่อยู่ตายตัวได้ ที่แนบมา. ตัวอย่างเช่น เรามีที่ปรึกษาศูนย์ติดต่อของเรา 80% ในออสเตรเลียที่เลือกทำงานจากที่บ้านในแต่ละวัน และตอนนี้ 100% ก็สามารถทำได้"

เพื่อเป็นแนวทางแก้ไขเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานระยะไกล Telstra จึงเริ่มสร้างมาตรฐานให้กับ อุปกรณ์เทคโนโลยีโดยนำสิ่งที่ Julian Clarke เจ้าของกลุ่ม Telstra สำหรับ Next Gen People Practices อธิบายว่าเป็น "การออกแบบที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลาง เข้าใกล้".

"เราพิจารณาบุคลิกลักษณะต่างๆ ของผู้คนทั่วทั้งบริษัท ดังนั้น ชนเผ่าเทคโนโลยี เชี่ยวชาญการขาย และพูดว่า 'ใช่แล้ว สำหรับงานประเภทนั้น คุณต้องการอะไร?' อย่างเช่นแท็บเล็ตถ้าไปพบลูกค้าบ่อยๆ

“เราเองก็แปลกใจเหมือนกัน เราคิดว่าคนส่วนใหญ่ต้องการจอภาพเดียว แต่บางคนบอกว่าพวกเขาต้องการจอภาพสองจอ ดังนั้นเราจึงอนุญาตให้ใช้จอภาพหลายจอที่บ้านได้ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อเสนอมาตรฐานของเราในตอนนี้"

นอกจากนี้ Telstra เริ่มพิจารณาด้านการออกแบบเมื่อต้องช่วยเหลือพนักงานทำงานเต็มเวลาจากระยะไกลด้วย ทำให้ผู้คนมีทางเลือกในการเลือกขนาดของโต๊ะเพื่อให้พอดีกับบ้านหรือเป็นทางเลือกอื่น โซลูชั่น

“คนส่วนใหญ่ที่บ้านเมื่อก่อนไม่มีกล้อง และถ้าพวกเขาทำ มันก็เป็นกล้องในแล็ปท็อปของพวกเขา และเพราะพวกเขาทำงานจากบ้านมาวันหนึ่ง พวกเขาจึงจัดการเรื่องนั้น แต่เมื่อคุณทำงานจากที่บ้านตลอดเวลา ผู้คนพูดว่า 'ฉันต้องการกล้องที่ติดตั้งไว้ในจอภาพของฉันเพราะมันง่ายกว่า'” Clarke อธิบาย

"เพื่อประหยัดพื้นที่ เรากำลังทดลองใช้จอภาพที่มีกล้องและแท่นวางในตัวเพื่อช่วย ผู้คนลดพื้นที่ในบ้านให้เหลือน้อยที่สุดเพราะบางคนบอกว่ามันกินพื้นที่ทั้งหมดในห้องอาหารของฉัน โต๊ะ."

เช่นเดียวกับ Telstra NAB ได้นำเทคโนโลยีใหม่มาใช้แล้ว เช่น กลยุทธ์มัลติคลาวด์สาธารณะ ก่อนเกิดโรคระบาด สิ่งนี้ได้ผลโดยบังเอิญและทำให้บริษัทสามารถขยายขนาดได้อย่างรวดเร็วเมื่อเกิดโรคระบาด

"การลงทุนด้านเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่องของเราก่อนเกิดวิกฤตโควิด-19 ทำให้เราอยู่ในสถานะที่ดีเยี่ยมในการตอบสนองต่อวิกฤตนี้ได้อย่างรวดเร็ว มันทำให้เรามีความยืดหยุ่นมากขึ้นในระบบของเรา และความสามารถในการให้บริการลูกค้าจากระยะไกลต่อไป” Steve Day ผู้บริหารด้านเทคโนโลยีของ NAB Enterprise กล่าว

"ในเดือนมีนาคม 2020 เราได้เพิ่มพนักงานที่ทำงานทางไกลจากประมาณ 5,000 คนเป็น 30,000 คนในเวลาเพียงสามสัปดาห์ โดยพนักงานฝ่ายปฏิบัติการ 98% ทำงานจากระยะไกลในเวลาเพียงห้าวัน"

"ทีมเทคโนโลยีของเราดำเนินการอย่างรวดเร็วและผ่านการเข้าถึงระยะไกลที่ปลอดภัยสำหรับแอปพลิเคชันบนระบบคลาวด์และในองค์กรที่เราสามารถทำได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานของเรา รวมถึงทีมศูนย์ติดต่อที่แข็งแกร่ง 1,400 คนของเรา ซึ่งทั้งหมดอยู่ในออสเตรเลีย สามารถให้บริการของเราต่อไปได้ ลูกค้า

"ในปีที่ผ่านมา เราได้เปลี่ยนตัวเลือกการสื่อสารใหม่ให้กับลูกค้า รวมถึงฟังก์ชันแชทสดและแชทบอท สิ่งเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่จะยังคงมีอยู่สำหรับลูกค้าหลายล้านรายของ NAB"

คุณสมบัติพิเศษ: ทำงานจากที่บ้าน: อนาคตของธุรกิจอยู่ห่างไกล

นอกจากนี้ ทีมเทคโนโลยีสถานที่ทำงานของ NAB ยังเผยแพร่ Windows 10 ให้กับพนักงานสำนักงานใหญ่ทุกคน พร้อมอัปเกรดสำหรับพนักงานสาขา ยังคงดำเนินการอยู่ และเปิดตัวแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft 365 Teams, OneDrive และ Zoom เข้าสู่สภาพแวดล้อม

ธนาคารสีดำและสีแดงยังได้เลือกที่จะย้ายออกจากการเข้าถึงระยะไกลที่ใช้โทเค็นแบบเดิม เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการจัดส่งอุปกรณ์เครือข่ายส่วนตัวเสมือนให้กับพนักงาน ธนาคารได้จัดเตรียมการเข้าถึงส่วนตัวบนคลาวด์และการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตบนคลาวด์ของ Zscaler ให้กับพนักงาน เพื่อให้พวกเขาสามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันขององค์กรได้อย่างปลอดภัย

ความคุ้มครองที่เกี่ยวข้อง

• งานทางไกลยังคงอยู่ คนทำงานด้านเทคโนโลยีเริ่มกังวลเกี่ยวกับอาชีพของตน
• ข้อบกพร่องใหม่ของ Windows 10 ส่งผลกระทบต่อการทำงานที่บ้าน: Outlook, Office 365, Teams ไม่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้
• WFH ทำให้คนงานรู้สึกถูกทอดทิ้ง ดังนั้นพวกเขาจึงวางแผนสำหรับอนาคตของตัวเองแทน
• Salesforce เปิดตัวแผนการทำงานระยะไกลแบบถาวร
• CEO ประกาศว่าการทำงานจากที่บ้านคืออนาคต การต่อต้านนั้นรุนแรง
• การประชุม Zoom: ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มคำบรรยายสดในการโทรของคุณได้ และใช้งานได้จริง
• ผู้บริหารชาวบราซิลต้องการทำงานจากระยะไกลต่อไป
• การใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีท่ามกลางการทำงานระยะไกลยังคงดำเนินต่อไปได้ดี ตามข้อมูลของ Coupa
• SMB ในเอเชียแปซิฟิกให้ความสำคัญกับการสนับสนุนการทำงานระยะไกลและการขายออนไลน์