Як позбутися таємниці успішного управління кількома проектами

Приблизно 15 років тому я мав нагоду познайомитися з хлопцем, який керував найбільшим видавництвом колод Таро у світі.

Кожна колода складається з 78 карт, і кожна карта є маленьким витвором мистецтва, який розповідає історію. Образи Таро є архетиповими. Малюнки на картках розповідають історії.

Одним із моїх улюблених цих мініатюрних творів мистецтва є Трійка жезлів із зображенням флоту кораблів виходити з доку, відпливати в морські пригоди, а хтось стоїть на скелі, спостерігаючи за їхнім плаванням геть.

Багато в чому ця картка також може символізувати те, як я дивлюся на проекти. Я часто працюю над кількома з них одночасно. Я думаю про кожного як про новий корабель відкриттів. Я рідко впевнений, коли він повернеться на лаву підсудних або що буде знайдено. Деякі проекти взагалі не встигнуть. Інші досягнуть несподіваних успіхів.

Саме в цьому контексті я хочу поговорити з вами про те, як ви думаєте про проекти та підходите до них. Це стосується як фрілансера, так і невеликої компанії, яка створює нові продукти та послуги.

Проекти передбачають різні рівні інвестицій, креативності, наполегливості та вирішення проблем. Але для сьогоднішнього обговорення я хочу поговорити про фактор, який є універсальним для всіх проектів: час, який вони потребують для завершення.

Формальні або складні проекти часто характеризуються PERT і GANTT діаграми. Ці документи описують розподіл ресурсів, етапи, період часу та залежності в рамках проекту. Найбільша діаграма PERT, яку я коли-небудь створював, була для випуску операційної системи, і вона охоплювала всю стіну нашої інженерної будівлі, приблизно 150 футів у довжину. Це був великий проект.

Як простий приклад, ви не можете почати зйомки фільму, поки не розберете зірок.

Це залежність. Початок основної зйомки не може розпочатися, доки не буде завершено купу інших етапів, включаючи пошук акторів. Вибір акторів залежить від знання персонажів у фільмі. І так далі.

Вважається, що щось знаходиться на критичному шляху, якщо його потрібно завершити перед продовженням іншої роботи. Наприклад, коли підбір акторів знаходиться на критичному етапі перед початком основної зйомки, можна попрацювати на знімальному майданчику під час підбору акторів. І навіть тоді акторам, які знімаються виключно пізніше в списку зйомок, може не знадобитися підбирати до початку перших зйомок.

Продовжуючи нашу аналогію з фільмами, студія часто працює над кількома фільмами одночасно. Насправді суть студійної системи полягає у фінансуванні, нагляді та управлінні кількома фільмами, щоб вивести їх на ринок. Незважаючи на те, що студія може покладати більшу частину своїх надій на мегахіт, навіть якщо один фільм буде відкладено, інші фільми все ще можуть розвиватися швидко.

У прикладі Таро кожен фільм буде одним із цих кораблів. Корабель може пливти, символізуючи процес створення фільму. Щойно фільм буде завершено, інший корабель може відпливти, представляючи фільм для публіки через потокову службу, старовинні DVD-диски та Blu-Ray або в справжніх кінотеатрах.

Іноді кораблі застрягають. Іноді проекти досягають точки, коли вони не можуть рухатися далі, принаймні на деякий час. Хоча хороші менеджери проектів намагаються спланувати цю можливість, я виявив, що мої проекти іноді натрапляють на перешкоди, які зупиняють їх.

У моєму випадку це має сенс, оскільки багато моїх проектів є експериментальними. Як результат, я часто маю кілька проектів на роботі в будь-який конкретний час. Я ніколи не впевнений, що призведе до появи статті чи проекту чи коли.

Ось мій останній приклад, але він далеко не єдиний. Як багато хто з вас знає, я писав про те, як я оновлення Broadband Studio. Я купив купу нового обладнання, створив спеціальні 3D-друковані кріплення, і почав налаштовувати програмне забезпечення зеленого екрана наступного покоління.

Я приніс два продукти, щоб переглянути та порівняти, обидва вони були новими випусками. Хіба ти не знаєш цього? Я знайшов помилки в обох. Помилки, що зупиняють шоу. Під час телефонної конференції для показу екрана менеджер із продуктів одного з продуктів просто повторював: «Це не повинно відбуватися таким чином».

У результаті весь цей багатомісячний проект призупинено, поки один із програмних продуктів не виправить критичні помилки (або я не знайду інший варіант).

Суть цього не в тому, щоб поскаржитися на проект, який зупинився, а в тому, щоб допомогти вам зрозуміти, як це зробити ставте проекти в чергу та керуйте неминучими зупинками, які можуть виникнути, особливо з експериментальними проекти.

Тут я маю розрізняти види експериментів, які я проводжу для статей, і проекти, які я роблю з фіксованим терміном для клієнтів. Експериментальні проекти можуть застопоритися. Головне — підтримувати роботу кількох із них, щоб можна було переходити від одного до іншого, чекаючи, поки будь-який із них вирішиться сам.

По-іншому розглядаються клієнтські проекти на основі термінів виконання. По-перше, я рідко беруся за клієнтські проекти, які є експериментальними. Я дуже добре уявляю масштаби проекту. Процес пропозиції та аналізу включає очікуваний час до завершення на основі багаторічного досвіду створення подібних проектів.

Те, як я справляюся з перешкодами чи зупинками в таких типах проектів, полягає в тому, щоб дуже ретельно відстежувати їх на етапах. Я також переконаюся, що витрачаю достатньо часу, щоб впоратися з типовим сценарієм зупинки.

Наприклад, я знаю, що певні клієнти завжди запізнюються з наданням своєї частини проекту. Для них я встановлюю зайвий час, щоб вони могли пропустити дедлайн, прийняти новий дедлайн і, сподіваюся, зробити свій другий, переглянутий дедлайн.

Я також знаю, скільки часу займає типовий проект певного типу для кожного етапу завершення. Щодо мене, бувають моменти, коли я дуже напружено працюю, а бувають періоди в життєвому циклі проекту, коли інші люди працюють над своїми частинами. Отже, я розподіляю свої розділи важкої роботи в шаховому порядку. Таким чином, важка робота над кожним проектом відбувається, поки я чекаю елементів з інших проектів.

Це дозволяє мені підтримувати кілька проектів одночасно.

Я використовую різноманітні інструменти для відстеження, залежно від того, чи є я частиною команди, чи працюю над чимось самостійно. Мій найбільший і найважливіший інструмент — це просто блокування фрагментів часу в моєму календарі, призначених для основного робочого часу.

У Календарі Google я використовую один іменований календар для підтверджених проектів, а інший — для попередніх. Це дозволяє мені побачити, як набуває форми кожен місяць. Я використовую перерви між клієнтськими проектами для роботи над редакційними та сайд-проектами, які часто трапляються Статті DIY-IT.

Багато проектів, над якими я працюю, охоплюють чотири-п’ять різних організацій і часто однакову кількість континентів. Я дуже стежу за тим, щоб дотримуватись своїх дедлайнів, тому що я часто є критичним пунктом шляху.

Якщо ви дуже, дуже зацікавлені в управлінні проектами, це насправді формальна дисципліна, яку ви можете дотримуватися. Але за винятком формального навчання в управлінні складними проектами, я хочу, щоб ви вилучили кілька простих моментів із цієї колонки.

Проекти природно мають життєвий цикл, від початку до кінця. Іноді вони зупиняються, а іноді зазнають невдачі. Не лайте себе. Чим експериментальніший проект, тим більша ймовірність натрапити на заковику. Це нормально.

Складіть розклад своїх проектів і розрізняйте критично важливі проекти (ті з обіцяним терміном виконання) і проекти, над якими ви тільки працюєте. Але заплануйте обидва, щоб знати, над чим ви працюєте.

Виконуйте кілька проектів одночасно, але не перевантажуйте себе. Ви не можете працювати над ними всіма одночасно. Якщо ви впораєтеся з плануванням, ви можете працювати над одним проектом, чекаючи, поки стадії інших проектів завершаться.

Коли ви берете на себе зобов’язання щодо дати виконання та розкладу, переконайтеся, що ви чітко розумієте елементи. Зрештою, якщо ви обіцяєте зробити щось до певної дати, це не лише ваше слово та довіра, а й люди розраховують на вас.

Повертаючись до прикладу Таро, який я використав раніше, пам’ятайте, що ви не просто запускаєте кораблі та сподіваєтеся, що вони успішно повернуться. Для більшості проектів ви або член екіпажу судна, або капітан. Пілотуйте їх усіх обережно, виконуйте свої зобов’язання та використовуйте хорошу карту.

Управління кількома проектами та жонглювання ними — це не магія. Іноді ви можете зробити так, щоб це виглядало, якщо ви зробили своє планування, знаєте свої залежності та можливі перешкоди, спланували свою роботу та працюєте за розкладом.

Ви можете стежити за моїми щоденними оновленнями проекту в соціальних мережах. Слідкуйте за мною в Twitter за адресою @DavidGewirtz, у Facebook за адресою Facebook.com/DavidGewirtz, в Instagram за адресою Instagram.com/DavidGewirtz, а також на YouTube за адресою YouTube.com/DavidGewirtzTV.