Як гібридна хмара створила робочий простір, що не залежить від місця розташування

Designvox страждав від низької продуктивності через дедалі складніше серверне середовище та часті збої серверів. 21-річний консультант зі стратегії, дизайну та технологій з 25 співробітниками зрозумів, що йому потрібен централізований файл керування та доступу, що полегшує редагування та обмін файлами швидше та безпечніше з будь-якої робочої станції або пристрій.

«Ми хотіли рішення, яке позбавило б нас покладатися на апаратне забезпечення, яке нам доводилося обслуговувати та оновлювати щоразу, коли у нас вичерпувалося місце», — сказав системний адміністратор Designvox Джефф Дікінсон. «Ми хотіли уникнути покупки серверів, про які ми знали, що врешті-решт вийдуть з ладу».

Старе середовище являло собою локальний файловий сервер на 22 ТБ, з якого 16 ТБ було виділено для зберігання та 6 ТБ для резервного сховища. Робочий день був постійним шквалом проблем із сервером, які зупиняли роботу під час перезапуску або відновлення файлів із резервних копій.

Співробітники кожного відділу мали доступ до одних і тих самих документів, і незліченні години простою вплинули на продуктивність. І це стосується лише днів, коли всі були навколо; коли співробітники Designvox були на зустрічах з клієнтами або намагалися працювати вдома в сумнозвісні сніжні дні в Гранді Рапідс, штат Мічиган, де розташована компанія, вони витрачали більше часу на усунення несправностей VPN-з’єднань, ніж працює.

Проблеми погіршувалися завдяки збільшенню попиту на простір для зберігання, надійну обробку даних і інструменти для спільної роботи. Нова робота з клієнтами означала, що компанії потрібні більш складні робочі процеси, що включають глибші дослідження, співпрацю та рішення всієї компанії.

Співробітники постійно переробляли файлові сервери відповідно до зростаючих вимог означало ще складніше середовище зберігання, що призводило до ще більшого обслуговування щоразу, коли виникала проблема виникла. Велике, складне файлове серверне середовище, яке потребує високого обслуговування, просто вже не є стійким. Designvox потребував усунення тягаря підтримки ненадійного, постійно застарілого обладнання, і не хотів витрачати ще більше на спеціального ІТ-персоналу.

Хмара співпраці

Рішення мало бути таким, у якому з самого початку було закладено співпрацю, а не просто плагін для зберігання. Перш ніж зупинитися на гібридній стратегії, керівники компаній, які приймають рішення, розглянули близько десятка рішень від Rackspace, Amazon, Box, Alfresco та SharePoint.

«Хоча інші продукти пропонують послуги хмарного зберігання, економія коштів і гнучкість Google Drive for Work у поєднанні з можливостями обміну файлами Egnyte були надзвичайно значними», – сказав Петріт Руді, директор Designvox. технології.

Однією з головних цікавинок стала необмежена пам’ять Google для її облікових записів Drive for Work і підключення до локальної Storage Sync for Synology від Egnyte.

Egnyte для Google Apps розширює Google Drive for Work до гібридного корпоративного файлового сервера, який забезпечує хмара та локальний спільний доступ до файлів у всій організації та централізує адміністрування елементи керування. Поєднавши обидва продукти разом, команда також має єдиний інтерфейс для перегляду, керування та доступу до активів, незалежно від того, де вони фізично зберігаються.

Єдиний вхід від Google також є великою перевагою, що дозволяє користувачам отримати доступ до всіх своїх програм Google, включаючи Egnyte, після одного входу. Співпраця, закладена в ДНК рішення, була важливою через величезну кількість проектів, які відбувалися в Designvox одночасно; десь від 45 до 60. Необмежене сховище Google означало, що компанія могла швидко перемістити всі свої дані, включаючи архівні дані з резервних копій, у хмару. Це означало припинення резервного зберігання на місці, що заощадило компанії від 5000 до 10 000 доларів на рік, а також понад 200 доларів на місяць на рахунках за електроенергію.

Централізація та розширення

Співробітники Designvox використовували Google Docs, Sheets і Slides для створення понад 48 000 документів відтоді, як компанія прийняла гібридний хмарний режим у 2012 році. Вони пишуть і редагують майже 20 стандартних класів внутрішньої документації.

Потім є всі PDF-файли, фотографії, фільми та проекти Adobe Creative Suite. Навіть великі файли, які зазвичай схильні до проблем із затримкою, легко доступні локально.

«Це не те, що ми робимо збоку, — сказав Петріт Руді. «Egnyte для Google Apps став тим способом, яким ми працюємо від початку до кінця. Це підвищує нашу ефективність і, у свою чергу, робить нас набагато більш цінними для наших клієнтів. Це надзвичайно змінило весь потік речей. Незалежно від того, чи потрібно нам отримати доступ до файлу під час зустрічі клієнта за межами підприємства через телефон, планшет чи комп’ютер, чи ми застрягли вдома під час снігової бурі, це просто працює».

Системний адміністратор Designvox Джефф Дікінсон сказав, що більше не сповільнюється через збої, перезапуски чи переналаштування сервера. компанія може зосередитися на допомозі своїм клієнтам досягти успіху, а не на усуненні несправностей, на які щодня витрачалися години тиждень.

«З моменту впровадження Egnyte для Google Apps у нас не було жодного дня, коли б робота повністю зупинялася, а в попередньому середовищі це траплялося часто», — сказав він.