Джоан: Цікаве рішення для кошмару доступності кімнати для зустрічей

Бобу знадобилося майже два тижні, щоб зібрати нараду з планування продукту. Суперечки між учасниками з інженерії, продажів і маркетингу продуктів, узгодження графіків і пошук кімнати для зустрічей були, за його словами, «повноцінним clusterf#$%».

Потім це сталося. Через п’ять хвилин після зустрічі його та його інших учасників вигнали. У Джанет, віце-президента з міжнародних продажів, був гість, і їй потрібна була кімната для зустрічей. Оскільки Різа (конференц-зали в його компанії названі на честь планет із «Зоряного шляху», тому що вони, звичайно, є) була поруч із її офісом, вона заявила про це. Тепер Бобу та його групі довелося шукати конференц-зал, нарешті знайшовши вільне місце трьома поверхами нижче.

З години, призначеної для їхньої зустрічі, було витрачено 20 хвилин. Зараз вони не змогли б об’єднати речі настільки, щоб досягти консенсусу на цій зустрічі. Треба було б запланувати інший.

Досвід Боба не є незвичайним. Відповідно до The Wall Street Journal, «40% працівників витрачають до 30 хвилин на день на пошуки місця для зустрічей». The Wall Street Journal навіть має назву для жертв цього явища: конференц-зал evictee.

Є приблизно 11 мільйонів зустрічей на день у Сполучених Штатах, і якщо ви вважаєте, що багато з цих зустрічей затримуються або перериваються через халепу з плануванням конференц-залу, ми дивимося на величезну втрату часу. Оскільки середня зустріч коштує компанії 338 доларів у перерахунку на зарплату, ми також стикаємося з втратою великої кількості грошей просто через поганий графік.

Програмного забезпечення для планування недостатньо

Щоб вирішити цю проблему, багато компаній взялися за програмне забезпечення. G Suite і Office 365 мають надійні системи планування зустрічей, які також дозволяють бронювати кімнати для зустрічей. це не працює.

Знаєте чому не працює? Тому що програмне забезпечення для планування не наклеєно на двері конференц-залу. Люди, які шукають безкоштовний конференц-зал, дивляться в кімнату, а не в онлайн-календарі чи запуск програми на своєму телефоні.

---

Треба прочитати

• У 2019 році погані та погані зустрічі коштуватимуть підприємствам 399 мільярдів доларів, каже Doodle
• Як Rumpus прагне модернізувати корпоративні відеоконференції (TechRepublic)
• Нові елементи керування календарем дозволяють Alexa перенести ту зустріч, яку ви не можете зробити (CNET)

---

Я знаю, ти це бачив. Зграї відвідувачів мандрівних зустрічей ширяють, відчиняючи двері конференц-залу й обмінюючись універсальним корпоративним вітанням: "Ця кімната зайнята?"

Мало того, що деякі заплановані або імпровізовані зустрічі блокуються, зустрічі, які насправді продуктивно просуваються вперед, регулярно перериваються.

Джоан: можливе програмне та апаратне рішення

Введіть Джоан, вивісок і програмного рішення, яке його творець, Visionect, вважає, що може вирішити описані вище проблеми. Мені було надіслано дві одиниці Джоан для тестування Wellbots, компанія-партнер, яка підтримує Серія відкриттів ZDNet DIY-IT як для виготовлення робочих столів, так і для роботизації.

Мені надіслали а Джоан Виконавчий дисплей. Це 6-дюймовий пристрій вартістю 499 доларів США, призначений для встановлення поза дверима кімнати для переговорів.

Мені також надіслали а Джоан Борд13-дюймовий пристрій за ціною 1199 доларів США, який може забронювати кілька конференц-залів.

Це дисплеї з електронним чорнилом, які живляться від батарейок і кріпляться до стіни за допомогою магнітної пластини. Вони дуже схожі на Kindle тим, що споживають дуже мало енергії та можуть працювати місяцями без підзарядки. Мій працює вже кілька тижнів. Перевагою цього є те, що ви можете встановити його на стіну, не турбуючись про дроти.

Кожен пристрій Джоан підключається до хмари через Wi-Fi. Вони підтримують лише 2,4 ГГц, але більшість роутерів підтримують і 2,4, і 5 ГГц, тому це не є великою проблемою. У мене не було проблем із підключенням пристроїв Joan до моєї мережі, тому що я нарешті мати досить потужний Wi-Fi у всьому моєму оточенні.

Пристрої Джоан спілкуються з порталом Джоан. Це послуга за 8,99 дол. США на місяць, яка координує різні пристрої Joan, які є у ваших кімнатах для нарад, і надає послуги з координації зустрічей і сповіщень.

Ключовим елементом порталу Joan є узгодження корпоративних календарів з пристроями Joan. Це робиться шляхом запиту доступу до вашого календаря G Suite або Office 365. Він також підтримує Exchange, iCalendar і 25Live.

Я бачу цінність такого рівня координації, але мені не сподобалося надавати порталу Джоан усі права доступу до календаря, включно з видаленням. Насправді я не міг змусити себе це зробити. Мій календар керує моїм світом і містить інформацію про приватні зустрічі з клієнтами. Я створив фіктивний обліковий запис і використав його для календаря, що значною мірою порушило мету служби Joan.

Вам потрібно буде вирішити, наскільки важливим є планування нарад порівняно з безпекою календаря. Співробітники служби підтримки Джоан (які добре відгукнулися) сказали мені, що «права, надані календарю, можна обмежити. Ви можете надати Джоан посилання на свій календар у форматі .ics або .ical, де Джоан матиме права лише для читання, але це обмежить використання бронювання на місці, реєстрації на зустрічі та скасування зустріч».

Це прикро, тому що ключовою перевагою Джоан є зв’язок між корпоративним календарем і пристроєм. Але я також маю сказати, що не лише моя параноя обмежувала моє бажання ділитися своїми даними. Деякий програміст із Joan подумав, що це мило зробити наступний екран першим, що ви бачите під час взаємодії з продуктом.

Коли програма, якою ви користуєтеся, починається з крилатої фрази Борг, це просто не надихає дух відкритого обміну.

Тим не менш, Джоан дійсно має свої сильні сторони.

Як Джоан може допомогти розгадати кошмар зустрічей

Джоан дозволяє бронювати та визначати статус кімнати для нарад як онлайн, так і в самій кімнаті. Це вирішує велику проблему більшості рішень онлайн-календарів. Часто статус номерів роздруковують раз на тиждень або навіть раз на день, і ці розклади приклеюють на дверях. Але графіки постійно змінюються, і паперові повідомлення не можна вважати актуальними чи точними.

Дисплеї Джоан актуальні на даний момент. Блок Джоан не лише відображає статус своєї кімнати, його також можна використовувати, маючи відповідні дозволи, для зміни календарного статусу кімнати, поки ви стоїте прямо біля дверей. Його видно прямо біля дверей, тому відвідувачам зустрічі (або узурпаторам кімнати для зустрічей) не потрібно витрачати час, щоб відкрити програму на своїх телефонах, щоб перевірити.

Це прямо там. Все, що вам потрібно знати про номер, є в номері.

Джоан також надає низку інших послуг, зокрема сповіщення електронною поштою про зустрічі для сторонніх учасників (разом із вказівками щодо розташування кімнати), API для розробників, а також деякі експериментальні системи, які дозволяють бронювати кімнати через Slack і відображати інформацію, не пов’язану з зустрічами (наприклад, канал Twitter) на дисплеї.

На перший погляд, Джоан виглядає дорого для того, що, по суті, є прославленим Kindle. Але якщо ви розумієте, що кожна зустріч коштує в середньому 338 доларів у вигляді зарплати, Джоан може окупити себе досить швидко. Якщо це допоможе лише кілька зустрічей пройти без проблем або без відправлення співробітників у кочовий пошук вільного місця, це може окупитися протягом першого місяця.

Якщо у вас багато зустрічей на місці та у вас є проблеми з координацією доступності кімнат для зустрічей, Joan, безперечно, варто розглянути.

Якщо, звичайно, ви спочатку не асимілюєтеся Боргом.

---

Ви можете стежити за моїми щоденними оновленнями проекту в соціальних мережах. Слідкуйте за мною в Twitter за адресою @DavidGewirtz, у Facebook за адресою Facebook.com/DavidGewirtz, в Instagram за адресою Instagram.com/DavidGewirtz, а також на YouTube за адресою YouTube.com/DavidGewirtzTV.