Google Docs مقابل Microsoft Word: يلقي المحامون اللوم على "عدم التوافق الفني" في التأخر في تقديم المستندات

يعمل النظام القانوني الأمريكي وفق المواعيد النهائية. كما كتب أحد المحامين الممارسين منشور رسمي لنقابة المحامين الأمريكية، "[M] التخلف عن أي موعد نهائي لتقديم الطلبات هو أسوأ كابوس للمحامي."

وهذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تمثل المدعين في "شكوى طارئة للإعلان المعجل" "والإنصاف الزجري في حالات الطوارئ" المتعلق بالانتخابات الرئاسية للولايات المتحدة أمام إحدى المقاطعات الفيدرالية محكمة. بالنسبة لأولئك الذين يحتفظون بالنتيجة في المنزل، فهذه حالتي طوارئ وواحدة معجلة في حركة واحدة.

كل هذا يجعل الملف الذي تم تقديمه في نهاية هذا الأسبوع من الفريق القانوني للمدعين جوميرت ضد. بنس لافتة للنظر بشكل خاص:

طلب المدعين دون معارضة لتقديم ملخص سريع الاستجابة في وقت متأخر

تعالوا الآن أيها المدعون، النائب الأمريكي. لوي جوميرت (TX-1)، تايلر بوير، نانسي كوتل، جيك هوفمان، أنتوني كيرن، جيمس ر. لامون، وسام مورهيد، وروبرت مونتغمري، ولورين بيليجرينو، وجريج سافستن، وكيلي وارد، ومايكل وارد، بقلم و من خلال محاميهم الموقع أدناه، ونطلب من هذه المحكمة السماح للمدعين بتقديم مذكرة الرد الخاصة بهم متأخرا ساعة. تأييدا لذلك، يقول المدعين:

قام المدعون بتوظيف فريق من المحامين لإعداد ملخصهم الردي. أثناء الإعداد، واجه محامي المدعين العديد من حالات عدم التوافق الفني في إصدارات البرامج بين Google Docs وMicrosoft Word مما أدى إلى صعوبات في التحرير والنص مشاكل.

ولهذا السبب، يطلب المدعيون تمديدًا لمدة ساعة واحدة من الموعد النهائي لتقديم مذكرة الرد الخاصة بهم.

[تم اضافة التأكيدات]

قرأت ذلك واضطررت إلى فرك عيني وإعادة قراءته حوالي خمس مرات أخرى للتأكد من أنني كنت أرى بالفعل ملفًا للمحكمة الفيدرالية حيث قال محامو عضو حالي في كونغرس الولايات المتحدة، يقاضون نائب رئيس الولايات المتحدة، للمقاطعة الفيدرالية المحكمة أنهم بحاجة إلى تمديد لمدة ساعة واحدة لأنهم كانوا يواجهون مشكلة في تشغيل مستندات Google وMicrosoft Word بشكل جيد معاً.

كان الأمر الأكثر إثارة للدهشة هو العثور على محامٍ اعترف باستخدامه لمحرّر مستندات Google. بالنسبة لأولئك العاملين في المجتمع القانوني، فإن برنامج Microsoft Word ليس مجرد معيار فعلي؛ وفي كثير من الحالات يكون هذا هو المعيار القانوني أيضًا. على سبيل المثال، تشير محكمة مقاطعة الولايات المتحدة للمنطقة الشرقية من كاليفورنيا، على سبيل المثال، إلى ملاحظاتها صفحة معلومات المحامي أنها "محكمة Microsoft Word فقط." (تتضمن الصفحة بشكل مفيد قوالب مستندات Word بتنسيقات مختلفة الخطوط، وليس أيًا منها من نوع Comic Sans، بالإضافة إلى تعليمات لحفظ مستندات WordPerfect بتنسيق Word.)

على تويتر، أجريت مسح غير رسمي للمحامين، وكانت النتائج حاسمة. من بين 69 ردًا، قال 57 (83%) إنهم وشركات المحاماة الخاصة بهم يستخدمون برنامج Word حصريًا. كان هذا التعليق من أحد المحامين المقيم في نيوجيرسي ممثلًا: "لم أستخدم محرّر مستندات Google مطلقًا في كلية الحقوق أو كمحامي. نحن نستخدم Word دائمًا. لا توجد محكمة أو شركة عملت بها تستخدم محرر مستندات Google."

وأضاف أحد المحامين في بنسلفانيا: "أجد أن محرر مستندات Google غير قابل للاستخدام في العمل القانوني، ومن الصعب جدًا تشغيل التنسيق النهائي، خاصة إذا كنت تعمل مع محامين آخرين. ربما أستطيع إصلاح هذا من خلال قضاء ساعات في فهمه، ولكن، حسنًا، لن أفعل ذلك. هكذا هي الكلمة."

وقال خمسة مشاركين آخرين إنهم يستخدمون المعيار القانوني السابق، WordPerfect. قال خمسة محامين إنهم يستخدمون كلاً من Microsoft Word وGoogle Docs. كان هذا التعليق نموذجيًا لكلا النظامين الأساسيين: "محرر مستندات Google في 95% من الوقت (G Suite هو ما ندير به مكتبنا). نحن نستخدم Word للمستندات مثل ملخصات الاستئناف التي تحتاج إلى تنسيق أكثر تعقيدًا."

على أي حال، في الحالة الحالية يبدو أن المشكلة تكمن في تلف ملف المستند أثناء عملية متعددة التحويلات من محرر مستندات Google إلى Word والعودة مرة أخرى أثناء انتقالها من يد إلى أخرى، ربما كسلسلة من رسائل البريد الإلكتروني المرفقات. يمكن أن تتعامل عملية التحويل مع معظم تنسيقات المستندات الأساسية، ولكن من المحتمل أن تواجه مشكلات عند إضافة تنسيقات معقدة مثل الحواشي السفلية والتعليقات الختامية وجدول المراجع المصدقة.

إذن، أين أخطأ المستشار القانوني للمدعين، وكيف يمكنك تجنب ارتكاب أخطاء مماثلة في المرة القادمة التي يتعاون فيها فريقك المنتشرين على نطاق واسع في مشروع مهم للغاية مع فريق ضيق جدًا موعد التسليم؟

لدي ثلاث توصيات:

اختر منصة تحرير واحدة للمشروع. فترة. نقطة. إذا بدأت التحرير في محرر مستندات Google، فابق في محرر مستندات Google. إذا بدأت باستخدام Microsoft Word، فابق في Word. في أي وقت تقوم فيه بتحويل مستند إلى تنسيق آخر، فإنك تخاطر بإتلاف المستند بطرق خفية قد لا تلاحظها إلا بعد فوات الأوان. يعد إجراء تحويلات متعددة ذهابًا وإيابًا بمثابة وصفة للفوضى.

استخدم التخزين السحابي للتعاون في الوقت الفعلي. لقد دخلنا القرن الحادي والعشرين، وأي شخص يحاول إدارة مشروع تحرير جماعي باستخدام مرفقات البريد الإلكتروني عليه أن يلحق بالركب. إذا كنت تستخدم Microsoft Word، فيمكنك مشاركة مستنداتك باستخدام OneDrive for Business، أو Dropbox، أو Box، والتي تحتوي جميعها على وظائف إضافية تسمح لك بفتح الملفات وحفظها مباشرة من Word. (تلميح: جوجل لديها تعليمات مفصلة حول كيفية تخزين مستندات Office في Google Drive واستخدام Word لتحريرها.)

لا تعبر الجداول. إذا أصر أحد أعضاء الفريق (أو مساهم خارجي) على استخدام النظام الأساسي المفضل لديهم بدلاً من المعيار الذي استقرت عليه، فقم بعزل مساهماتهم. اجعلهم يقومون بتشغيل وضع "تعقب التغييرات" ثم قم بتعيين عضو آخر في الفريق لنقل تغييراتهم إلى المستند الرئيسي.

في حالة جوميرت ضد. بنس، حصل الفريق القانوني للمدعين على تمديد لمدة ساعة واحدة، لكن ذلك لم يفيدهم كثيرًا، حيث رفضت المحكمة طلبهم في وقت أقل مما يستغرقه تحويل مستند Google إلى تنسيق Word.

ربما كان عليهم أيضًا تشغيل التدقيق الإملائي. ربما لم يكن من المفيد قضيتهم أن العنوان المكتوب بالأحرف الكبيرة في أعلى الصفحة الأولى يحتوي على خطأ إملائي في اسم المحكمة الجزئية. أُووبس.