Segreti dei relatori professionisti: come tenere presentazioni virtuali di livello mondiale

Come dice il proverbio, Internet cambia tutto. E così è stato la pandemia di COVID-19. Grazie a loro due, ora affrontiamo un futuro in cui gli eventi virtuali svolgeranno un ruolo molto più importante nel modo in cui svolgiamo gli affari. Gli eventi in loco torneranno prima o poi, ma tutti, dai meeting planner ai partecipanti, lo hanno scoperto mentre erano online gli eventi non sono perfetti, possono offrire molti vantaggi rispetto alla tradizionale sala da ballo di un hotel o al centro congressi raduni.

Questo passaggio al virtuale ha significato che i relatori hanno dovuto adattarsi alle nuove condizioni. Che tu sia un dirigente aziendale che parla a una riunione di vendita regionale o un leader del settore che parla a un conferenza associativa o un relatore professionista che tiene un discorso per una grande azienda, il gioco ha cambiato.

Alfredo povero sta aiutando queste persone ad adattarsi a tali cambiamenti. Lo conosco da più di un decennio. I lettori di ZDNet di lunga data potrebbero ricordare quando mi sono seduto con Alfred nel 2012 per discutere le strategie di acquisto dell'HDTV. Alfred ha una profonda conoscenza in una varietà di discipline tematiche (è una delle mie persone a cui rivolgersi quando ho domande). Questa conoscenza lo ha reso un oratore professionista molto richiesto e un esperto di eventi virtuali. Fa parte del consiglio di amministrazione ed è Chief Technology Content Officer di VEG: Il Gruppo Eventi Virtuali. Ed è il conduttore del settimanale Podcast del trampolino dei relatori.

Ho chiesto ad Alfred di condividere con il pubblico di ZDNet alcuni dei suoi migliori consigli per i relatori che vogliono fare la migliore impressione con presentazioni virtuali. Nel corso di alcuni giorni abbiamo avuto una conversazione molto interessante via e-mail. Le mie domande e le sue risposte sono qui sotto.

Cominciamo con il nome che ci è diventato fin troppo familiare: Zoom. Zoom è la strada da percorrere quando si fanno presentazioni o le aziende dovrebbero guardare ad altri strumenti come, ad esempio, ON24 o GoToWebinar?

Questa è una domanda importante a cui è difficile rispondere. È come chiedere: "Quale macchina dovrei comprare?" Se devi trasportare compensato e cartongesso, dovresti procurarti un camioncino. Ma se devi portare un'auto piena di bambini agli allenamenti di calcio, dovresti prendere un minivan. Nessuno dei due funzionerà bene per i compiti dell'altro.

Il punto chiave è che devi iniziare con il risultato; cosa speri di realizzare? Questo ti aiuterà a scegliere lo strumento giusto per il lavoro. Li ho aiutati ad accumulare un database online di oltre 400 piattaforme di eventi virtuali e relativi strumenti e servizi nel mio lavoro con VEG. Non devi cercare per sempre la scelta ottimale, ma assicurati che la piattaforma che scegli può gestire tutte le tue esigenze, come funzionalità, analisi, requisiti di configurazione e, naturalmente, bilancio.

Considerati i rapidi cambiamenti nella nostra era pandemica, qual è lo stato degli eventi virtuali, in loco e ibridi guidato dal COVID?

Lo stato attuale del settore degli eventi è diverso da quello di ieri e diverso da quello che sarà domani. Restrizioni ai viaggi internazionali in rapida evoluzione, capricci dei viaggi aerei commerciali e... L’incertezza sui vaccini e sulle varianti COVID si combina per creare un ambiente altamente instabile per le attività in loco eventi. Non solo gli eventi B2B – come il New York Auto Show – ma anche gli impegni di intrattenimento dei consumatori vengono ridotti o cancellati con poco preavviso.

I meeting planner hanno imparato che gli eventi virtuali offrono vantaggi significativi, soprattutto in questi tempi incerti. I costi sono inferiori perché non è necessario affittare lo spazio, pagare il catering o assumere servizi tecnici per supportare gli eventi sul palco. Gli espositori scoprono di non dover progettare, spedire e assemblare stand complessi o pagare il personale per assentarsi dall'ufficio per una settimana alla volta. E i partecipanti possono partecipare da qualsiasi luogo, spesso secondo il proprio programma. Ciò ha portato alcuni eventi in loco a rilevare che le registrazioni aumentano da cinque a dieci volte quando passano al virtuale.

I dirigenti aziendali e i leader del settore devono presentarsi sia a eventi interni (come riunioni di vendita) che esterni (come conferenze associative) per le loro aziende. Per chi ha anni di esperienza sul palco, in cosa è diverso online?

Una delle sfide più grandi è che non puoi semplicemente salire su un palco e iniziare a parlare. Non hai qualcun altro che allestisca il palco, organizzi le luci e gestisca l'audio per te. È necessario fornire la propria attrezzatura per tutto questo ed essere in grado di configurarla e farla funzionare.

[Per un esempio di questa esatta situazione, leggi la mia storia e guarda il video associato: Costruire uno studio YouTube: aggiornamento a video di qualità broadcast completa per meno di $ 3.000 --DG]

Se lavori per un'azienda abbastanza grande, potrebbe essere in grado di fornire questo supporto internamente o essere disposta ad assumere un servizio esterno per aiutarti. Alcuni organizzatori di riunioni inviano persino "kit per presentatori" con telecamere, luci e microfoni per semplificare il compito.

Come riesci a bilanciare la sensazione intima di presentarti da una camera da letto libera e allo stesso tempo fare colpo e "portarlo" in modo forte e potente?

La chiave è portare energia alla tua presentazione. Un fattore importante è stabilire un "contatto visivo" con il pubblico, il che significa che devi guardare direttamente l'obiettivo della fotocamera mentre parli. Molte persone lo trovano difficile e imbarazzante perché non ottieni il feedback visibile che otterresti da un pubblico di persona. Molti relatori, me compreso, ritengono che sia utile stare in piedi quando tengono una presentazione online poiché ciò inietta più energia nella tua presentazione.

Quali sono alcuni dei problemi che le persone incontrano online e come potrebbero evitare che si verifichino?

Inizia con questa premessa; tutto quello che hai imparato sul parlare su un palco è sbagliato per una presentazione virtuale. Non puoi passeggiare per la stanza, facendo grandi gesti. Anche se riesci a rimanere davanti alla telecamera, il movimento sarà fonte di distrazione.

Guarda invece come i giornalisti trasmettono i loro contenuti. Mantieni i movimenti del corpo più piccoli e controllati; utilizzare le espressioni facciali per trasmettere emozioni ed enfasi. E non avvicinarti così tanto alla telecamera da riempire lo schermo con la testa. Questo può far sentire il pubblico che sei troppo vicino a lui e farlo sentire a disagio.

Qual è il miglior investimento per migliorare le tue presentazioni online?

Le persone sopporteranno quasi tutto in una presentazione online tranne la scarsa qualità del suono. Se devono sforzarsi per ascoltare quello che stai dicendo, si disconnetteranno e si allontaneranno. Puoi ottenere un eccellente microfono USB per meno di $ 100 in grado di fornire un suono di qualità professionale. Procurati un buon microfono e fai pratica, così sarai sicuro di offrire un suono eccezionale al tuo pubblico.

Qual è il modo migliore per offrire una presentazione "esagerata" per un evento?

Purtroppo, non ci vuole molto per essere migliore della maggior parte degli altri oratori. Puoi distinguerti semplicemente avendo uno sfondo ben pensato, una buona illuminazione e un controllo fluido delle diapositive o di altri materiali. Se puoi, utilizza software aggiuntivo per fornire uno sfondo virtuale di qualità e un modo semplice per presentare diapositive senza utilizzare la funzione di condivisione dello schermo della piattaforma, sei sulla buona strada per un livello mondiale presentazione.

Qual è l'errore numero uno che le persone commettono con le presentazioni online (compresi relatori e organizzatori di eventi)?

Quante volte hai visto un presentatore alzarsi sul palco e armeggiare con il telecomando, cercando di capire come far avanzare le diapositive? Questo è uno degli errori più comuni ed è facilmente risolvibile anche con una breve prova tecnica.

Lo stesso vale per gli eventi virtuali. Se l'organizzatore della riunione non suggerisce una prova, insisti comunque per farne una. Le numerose combinazioni di piattaforme, hardware, software e altri componenti implicano che esistono infiniti modi in cui le cose possono andare terribilmente storte.

Assicurati di sapere come accedere alla piattaforma e come apparirà mentre aspetti il ​​tuo turno per parlare. Alcune piattaforme non dispongono di una "stanza verde" per i relatori in attesa e potresti ritrovarti "sul palco" mentre l'altro relatore sta finendo!

Scopri come disattivare il microfono e il video e come riattivarli. Assicurati che la tua attrezzatura funzioni con la piattaforma. E sappi cosa dovresti fare al termine della presentazione. Quindici minuti trascorsi a controllare tutto in anticipo possono aiutare a prevenire spiacevoli sorprese quando l'evento avrà luogo.

Cosa non tengono in considerazione troppi relatori quando si preparano per una presentazione virtuale?

In una parola: guardaroba. Potresti non pensare troppo a ciò che indossi sul palco, o forse hai già un'immagine di "marchio" a cui attenersi. Non tutti gli outfit funzionano per un evento virtuale.

Ad esempio, molte webcam hanno problemi con il rosso brillante; alcuni possono lampeggiare tra il magenta e il cremisi mentre parlano, distraendo. Stampe fini e plaid possono provocare motivi di interferenza che possono brillare, quindi attenersi ai colori solidi ove possibile.

Ed evita di indossare il bianco; le fotocamere funzionano meglio con molta luce, ma il bianco puro può sovraccaricare l'immagine della fotocamera. Il blu pallido è quasi sempre una buona scelta.

Dovresti utilizzare le diapositive con la tua presentazione virtuale e, in tal caso, in che modo dovrebbero essere diverse da quelle che potresti utilizzare sul palco?

Tieni presente che il tuo pubblico vedrà le diapositive riempire lo schermo anziché visualizzarle a distanza. Rendili evocativi ma usa meno testo possibile. Ripensa ad alcune delle presentazioni di Steve Jobs per Apple e a come spesso utilizzava un'immagine gigante con solo una o due parole. Usa le tue diapositive per trasmettere emozioni e contesto e fornisci il contenuto con le tue parole. Ciò contribuirà a mantenere l'attenzione del pubblico perché non sarà in grado di "leggere in anticipo" e decidere di sapere già cosa dirai.

Avvolgendo

È chiaro che non si può resistere alla pandemia nella speranza che tutto ritorni come prima. Gli eventi virtuali costituiranno una parte importante del settore dei meeting e ciò fornirà nuove opportunità a coloro che sono esperti nel fornire presentazioni online efficaci.

Un grande ringraziamento ad Alfred per aver dedicato del tempo con noi. Un'ultima nota: Alfred ha aiutato molti relatori attraverso le sue dimostrazioni gratuite. Si tengono il quarto martedì di ogni mese e puoi registrarti presso il suo Trampolino per altoparlanti sito web. Alfred è forte. Vale sicuramente la pena dedicargli un ascolto. Imparo sempre qualcosa ogni volta che lo faccio.

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