Portare un ufficio Google Voice all'estremo con Ooma

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Questo progetto: La guida pratica definitiva di Google Voice (edizione 2014)

Benvenuti all'edizione 2014 della guida pratica definitiva di Google Voice, presentata dal blog DIY-IT di ZDNet. In questo articolo e nella dozzina di panettieri che lo accompagnano, imparerai praticamente tutto ciò che devi sapere per ottenere il massimo dal servizio Google Voice. Questa guida contiene un aggiornamento completo end-to-end della nostra guida Google Voice 2011, piena zeppa di nuove idee, articoli completamente nuovi e suggerimenti straordinari.

Imparerai come trasferire la tua linea fissa su Google Voice, come configurare i ricevitori del telefono, come integrare Google Voice nel tuo iPhone e Android, come creare un ufficio multilinea, come ottenere il massimo dall'utilizzo di Google Voice e degli SMS e persino come utilizzare Google Voice in modo efficace e sicuro in macchina, e molto altro ancora Di più.

Quindi prepara una tazza di caffè o il tuo tè preferito, prendi qualche snack e preparati a scoprire come le semplici telefonate stanno per trasformarsi in qualcosa di praticamente indistinguibile dalla magia.

Questo articolo è la continuazione della nostra serie Google Voice. In questo articolo vedremo come creare un ufficio domestico complesso con due linee telefoniche e averne più telefoni e consentire a entrambe le persone di rispondere facilmente a entrambe le linee telefoniche da qualsiasi telefono, il tutto utilizzando Google Voce.

Questo articolo presuppone che tu abbia già un account Google Voice funzionante e collegato al tuo telefono. In caso contrario, leggi gli articoli precedenti in questa serie. Siamo anche a conoscenza del voci secondo cui Google potrebbe mettere fine al ciclo di vita di Google Voice o migrare le sue funzionalità in modo più completo in Hangouts e, se ciò accade, aggiorneremo questa serie con tutte le migliori opzioni.

Uno dei motivi per cui stiamo aggiornando questa serie di articoli è offrirti il ​​vantaggio della nostra esperienza a lungo termine nell'uso di Google Voice. In Google Voice: una guida da quattro soldi al VoIP economico, ho descritto al nostro Mark I la configurazione per l'utilizzo di Google Voice in un ambiente di ufficio domestico, che abbiamo iniziato a fare nel 2011 e utilizzata per circa un anno.

In questo articolo ti guiderò attraverso la nostra configurazione Mark II, che abbiamo utilizzato per circa 18 mesi. Sebbene Ooma sia certamente ancora un prodotto valido, sta perdendo la sua integrazione con Google Voice. Anche così, vale la pena leggere questo articolo per avere una prospettiva su come questi sistemi stanno cambiando e su come sono cambiati anche i nostri processi mentali nel corso degli anni.

Nell'articolo che segue, Google Voice e Skype: ripensare GV e la soluzione del telefono fisso, ti guiderò attraverso la configurazione di Mark III, che è ciò che stiamo utilizzando ora.

Passando alla fase successiva

Mia moglie ed io utilizzavamo Google Voice come sistema telefonico principale da circa un anno. Devo dirtelo, è stato un po' incerto per un po'. Ci sono stati momenti in cui la nostra pazienza era messa a dura prova e momenti in cui io e mia moglie pensavamo che saremmo tornati alla rete fissa, nonostante i vantaggi di Google Voice.

Anche se ci ho provato La guida dei tirchi al VoIP economico, come si è scoperto, quella soluzione faceva schifo. Il dispositivo Obi è stata una bella idea, ma le chiamate in uscita erano sempre così cariche di elettricità statica che abbiamo ricevuto continue lamentele. Sapevo che non eravamo soli, perché i forum Obi erano pieni di lamentele simili. Obi è stato così gentile da inviarmi una scatola di seconda generazione da guardare, ma a quel punto eravamo passati alla soluzione Ooma e non voglio davvero sperimentare ulteriormente con Obi (anche se devo dire che le persone in azienda erano molto serie e molto, molto Carino).

Sapevo anche che il problema delle chiamate scadenti non era colpa della nostra rete, perché Jason Perlow e ho fatto una serie di test su Skype e la qualità del suono era eccellente. Ho pensato di costruire un sistema VoIP tramite Skype, ma non esistono quasi dispositivi gateway Skype ragionevoli per POTS (semplici vecchi telefoni system) i telefoni e quelli disponibili vengono venduti tramite alcune aziende dall'aspetto molto rischioso (con molta affidabilità e spedizione denunce, contestazioni). È un peccato, perché Skype avrebbe fatto impazzire, soprattutto perché lo uso così pesantemente per lo studio.

Quindi Skype non esisteva, almeno allora. Come vedrai più avanti, ripensando il problema in un modo diverso, Skype è diventato parte integrante della nostra soluzione futura. Ma ci è voluto del tempo perché ciò diventasse concreto.

Nel 2012, Jason stava usando l'Ooma e ha detto che in generale ne era soddisfatto. Ovviamente, Jason non stava cercando di gestire più linee Google Voice attraverso un unico sistema, ma ho pensato che finalmente valesse la pena dare un'occhiata a Ooma.

Non è la soluzione del tirchio, ma, dopo un sacco di modifiche e il coinvolgimento dei tecnici senior di Ooma, ho avuto una soluzione Google Voice davvero fantastica. Almeno per un po.

Ooma nozioni di base

L'Ooma Telo è una scatola VoIP, come l'Obi. È una scatola che si trova tra la tua rete e un telefono tradizionale o un sistema telefonico. A differenza dell'Obi, che costa cinquanta dollari (e senza canone mensile), l'Ooma Telo costa $ 149 (era $ 199 un anno fa e $ 250 due anni fa) con una varietà di costi aggiuntivi per diverse funzionalità.

In effetti, uno dei problemi di Ooma è che, sebbene la società affermi che le chiamate sono gratuite, ci sono una serie di piccole tariffe. Nessuno di questi è particolarmente alto e risparmierai sicuramente denaro rispetto a un tradizionale servizio di telefono fisso, ma è un po' difficile comprendere le tariffe sul sito web di Ooma.

C'è una tariffa mensile che si occupa di tariffe, tasse e 911, un'altra per il servizio Premier e altre per numeri di telefono aggiuntivi. Anche sommando tutto questo, le tariffe sono sostanzialmente inferiori alla tariffa base della rete fissa, ma andiamo Ooma, non potresti semplicemente mettere tutte le tariffe in un unico posto sul tuo sito Web?

Ad ogni modo, non lasciarti trasportare troppo dalle tariffe, perché Ooma è ancora una risposta solida e molto conveniente al potente ambiente Google Voice.

Da quando ho installato Ooma Telo, Ooma ha introdotto un prodotto per ufficio più robusto, Ooma Office. A $ 249, costa lo stesso del Telo di fascia bassa quando è stato introdotto per la prima volta.

L'Ooma Office supporta (teoricamente) fino a nove linee, ma quando Jason lo ha provato, supportava solo quattro righe. Ooma mi dice: "Ti vengono addebitati $ 19,98 per il primo interno e numero di telefono. Successivamente il prezzo sarà $ 9,99/mese/numero di telefono e $ 9,99/mese/interno (utente)."

Lo svantaggio finale dell'Ooma Office per quanto ci riguarda per questo progetto è che, a differenza dell'Ooma Telo, non supporta Google Voice. Questo è un problema per noi, ma se stavi cercando una soluzione VoIP non Google Voice, Ooma Office è piuttosto convincente.

L'Ooma Telo

Oh, prima di andare oltre, voglio parlarti di due delle mie funzionalità Ooma preferite: il rifiuto delle chiamate anonime e il filtro antispam delle chiamate della community. Fondamentalmente, se ricevi una chiamata da un numero anonimo, uno in cui non esiste un ID chiamante o in cui gli utenti di Ooma hanno deciso collettivamente che fosse spam, Ooma non ti disturberà facendo squillare i tuoi telefoni.

Puoi scegliere di dare al chiamante l'opportunità di lasciare un messaggio, quindi Ooma ti invierà quel messaggio via email. In Florida, in una stagione elettorale, le funzionalità di rifiuto delle chiamate anonime e di blocco dello spam di Ooma (soprattutto in aggiunta al set di funzionalità di blocco dello spam di Google Voice) probabilmente ci hanno mantenuto sani di mente.

Ooma è progettato per essere un sistema VoIP autonomo, quindi il supporto di Google Voice è una sorta di ripensamento. Ooma fornisce il proprio VoIP alle chiamate su rete fissa, il proprio set di numeri di telefono in entrata e così via.

Quando ho iniziato a parlare del mio progetto con quelli di Ooma, ho suggerito loro di progettare un pacchetto specifico per Google Voice, poiché penso davvero che Ooma possa essere la migliore soluzione hardware Google Voice in circolazione Là. Due anni dopo, supportano ancora a malapena Google Voice. Ne parleremo più avanti.

Prossimo: far funzionare due linee...

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Ooma e qualità della voce

Voglio ringraziare i ragazzi di Ooma per aver fornito un Ooma Telo e un telefono per i test. Erano disposti a scendere fino in fondo nella tana del coniglio di Google Voice con me per capire come far funzionare la cosa. Ciò che abbiamo imparato è nelle prossime pagine di questo articolo.

Non volevo eseguire un solo account Google Voice sul dispositivo. Volevo gestirne due. Volevo poter far passare l'account Google Voice di mia moglie attraverso Telo così come il mio.

Una volta che io e i ragazzi di Ooma lo abbiamo capito, ha funzionato abbastanza bene. Ma non è stato facile.

Innanzitutto, io e mia moglie abbiamo avuto innumerevoli problemi audio. Ogni volta che parlavamo con altre persone, perdevamo le prime parole dette e c'erano sempre lamentele per l'elettricità statica. Non sono ancora sicuro di quale fosse il problema, ma dopo un'altra teleconferenza al team di Ooma, hanno risolto il problema ho giocato con qualcosa nel provisioning del mio dispositivo e nella loro rete, e il problema per lo più è scomparso lontano.

Quindi, una morale di questa storia è che potresti dover scuotere la gabbia del supporto di Ooma per ottenere esattamente ciò che desideri.

Far funzionare due linee

Quindi, ecco cosa volevo. Volevo che le chiamate in arrivo sul numero di mia moglie o di Google Voice squillassero su Ooma. Volevo poter capire se la chiamata era per me o per mia moglie. Volevo anche che potessimo chiamare dal nostro sistema telefonico wireless. Infine, volevo assicurarmi che se avesse effettuato una chiamata in uscita, quella chiamata in uscita fosse visibile suo ID chiamante e se ho effettuato una chiamata in uscita, quella chiamata in uscita è stata mostrata Mio ID chiamante.

Volevo anche che potessimo essere al telefono entrambi contemporaneamente, ma questo si è rivelato più un limite del nostro sistema telefonico wireless rispetto all'Ooma. Una specie di. Ne parleremo più avanti.

Ad ogni modo, avevo molte richieste per i ragazzi di Ooma. Il piano Premier fornisce una serie di servizi aggiuntivi, tra cui una seconda linea istantanea, chiamate in teleconferenza e così via, ma l'elemento principale qui sono le estensioni di Google Voice. È necessario il servizio Premier da $ 9,99 al mese per far funzionare Google Voice con Ooma.

Una volta ottenuto questo piano, sarai in grado di far squillare le chiamate Google Voice al tuo numero GV sul Ooma e, più precisamente, fai in modo che le chiamate in uscita mostrino il tuo ID chiamante GV quando effettui chiamate.

Per far funzionare la seconda linea Google Voice, devi acquistare un secondo numero di telefono Ooma permanente. Si tratta di una tariffa aggiuntiva di $ 4,99/mese per il tuo piano Ooma complessivo.

Avrai essenzialmente due account Ooma principali. Uno per il numero principale di Google Voice e uno per il numero secondario. Abbiamo reso il numero GV di mia moglie il numero principale e il mio numero (che è anche quello che uso per lavoro) il numero secondario.

Configurazione del numero principale di Google Voice

Ora, la prima cosa che dovrai fare è disattivare lo screening delle chiamate e impostare il tempo impiegato da Ooma per rispondere al telefono al massimo, 59 secondi. In questo modo, invece, risponderà Google Voice. Ho consigliato a Ooma di aggiungere un'opzione "non rispondere" per la segreteria telefonica, ma non è ancora successo.

Successivamente, abbiamo abilitato la lista nera della community Ooma, che blocca più chiamate spam. Li abbiamo inviati via e-mail, quindi se avessimo bisogno di vedere qualcosa, lo faremmo. Niente nella lista nera della comunità era altro che spazzatura, quindi ha funzionato bene.

Si scopre che una volta attivate le estensioni di Google Voice, ottieni un secondo numero Ooma (oltre al tuo numero Ooma principale) che si collega alla tua linea Google Voice in entrata e in uscita. Questo è strano, ma funziona.

Ad esempio, immagina che il nostro numero Ooma in entrata sia 555-1111 (non proprio) e il numero Ooma assegnato al nostro numero Google Voice sia 555-2222 (anche questo non proprio). Quando qualcuno chiama il numero Google Voice di mia moglie, abbiamo impostato quel numero in modo che venga inoltrato al numero 555-1111. Abbiamo anche impostato un ident-a-ring su di esso, quindi quando le chiamate arrivano a quel numero, riceviamo tre lunghi squilli.

Quindi, quando qualcuno chiama il numero di mia moglie, il telefono squilla con tre lunghi squilli e arriva il numero Ooma 555-1111. Quando chiama, in realtà sta chiamando il numero Ooma 555-2222, ma l'ID chiamante mostra il suo ID chiamante di Google Voice.

Allora, questo è il numero principale dell'Ooma, che abbiamo assegnato al telefono di mia moglie.

Prossimo: configurare il secondo numero di Google Voice (più costi)...

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Configurazione del secondo numero GV

La configurazione del numero secondario di Google Voice richiede un po' di astuzia controintuitiva. Innanzitutto, hai bisogno di un ricevitore Ooma aggiuntivo e di un adattatore Bluetooth. Insieme, questi ti costeranno un altro centinaio di dollari circa (e il telefono sembra essere esaurito su Ooma, quindi questa potrebbe non essere una soluzione universale).

Perché, potresti chiedere, hai bisogno del ricevitore? Bene, c'è un hack da qualche parte in Ooma che ti consente di creare un altro numero di telefono virtuale collegato ai singoli telefoni. È progettato per dare a un membro della famiglia il proprio telefono e farlo sembrare dedicato linea (ad esempio, se tuo figlio adolescente ha bisogno di un telefono e non vuoi che il tuo telefono principale squilli tutto il giorno). tempo).

Ma il punto è che puoi collegare il tuo numero Google Voice secondario a quel telefono e creare un telefono virtuale numero (chiamiamolo 555-3333) e quindi avere un secondo numero di Google Voice che funziona attraverso l'unico Uhm.

Se dovessi effettuare una chiamata utilizzando quel ricevitore, chiamerebbe in uscita e fornirebbe l'ID chiamante del numero Google Voice secondario. L'ho anche configurato, in modo che quando qualcuno chiama, Google Voice inoltra al 555-3333 e il telefono squilla con tre squilli brevi (rispetto ai tre squilli lunghi quando arrivano chiamate per mia moglie).

Poi è diventato ancora più confuso. Ooma è passato dal ricevitore Ooma al ricevitore HD2. Migliore qualità delle chiamate, ma se vuoi usare il telefono HD2, devi eseguire un aggiornamento del firmware che, aspetta, rompe tutti i vecchi telefoni in modo che non puoi più usarli. Sospiro.

Stai seguendo tutto questo? Non preoccuparti, non ci sarà un test. Ma è stranamente ottuso.

Inoltre, non volevo limitarmi al ricevitore Ooma per effettuare chiamate in uscita. Volevo poter utilizzare il mio sistema telefonico senza fili, con i sei telefoni interni sparsi per tutta la casa.

Fortunatamente, anche a questo c’era una risposta. È possibile assegnare un prefisso di chiamata al numero, nel mio caso **2. Quando volevo effettuare una chiamata in uscita, potevo sollevare qualsiasi ricevitore e comporre **2, attendere un secondo per il segnale di linea e comporre il numero. L'ID chiamante mostrato alla persona che ho chiamato era il mio numero Google Voice secondario.

E ha funzionato. Per un po.

Problemi da considerare sul secondo numero di Google Voice

Ci sono alcune questioni da considerare. Innanzitutto i portatili aggiuntivi sono "esauriti". Non so se questo significa che non vengono più prodotti, o su una barca lenta da qualche fabbrica in Asia, ma non puoi comprarli (dal giorno in cui scrivo questo) da Ooma. Puoi, secondo il Web, ancora acquistarli da Staples. Penso che ciò fosse dovuto al fatto che stavano passando al telefono HD2, anche se anche adesso i vecchi telefoni si presentano nel negozio Ooma.

In secondo luogo, ai telefoni originali mancava qualcosa che consideriamo essenziale, altrimenti li avremmo semplicemente utilizzati, invece del nostro sistema telefonico POTS wireless. I ricevitori non dispongono di una presa per collegare le cuffie. Ora, non so voi, ma io non posso passare ore al telefono davanti al computer, tenendo il telefono all'orecchio. Veramente? Non riesci a collegare la tua cuffia telefonica di alta qualità?

Questo problema è stato risolto nella versione HD2 delle cuffie e abbiamo iniziato ad apprezzarle come sostituti di alcuni dei nostri vecchi telefoni POTS.

Un vantaggio, però, del telefono Ooma è che potevo usarlo mentre mia moglie usava un normale telefono sul sistema telefonico senza fili e siamo riusciti entrambi a parlare contemporaneamente con persone separate tempo. Hack? SÌ. Funzionabile? Sì, più o meno.

Alla fine, anche se tutto questo ha funzionato (per un po'), e quelli di Ooma erano più che disposti ad aiutare a capire il tutto, era chiaro che questo non era il loro approccio commerciale principale. Tutto era molto, molto raffazzonato e configurato in modo strano. Ha funzionato per un bel po', ma non era qualcosa che potresti considerare solido di importanza critica (o approvato dalla moglie).

Fattori di costo

Nel complesso, questa non è una soluzione economica. Approssimativamente si parla di $ 300 per Ooma Telo, il telefono e l'adattatore Bluetooth proprietario.

Inoltre, aggiungi circa $ 20 al mese per le varie tariffe, il servizio Premier e un secondo numero di telefono per il secondo numero di Google Voice.

Se usi Ooma per un anno, con questi costi, parli di $ 45 al mese per tutto l'anno, che era comunque inferiore a quanto pagavamo per due telefoni fissi con un servizio a lunga distanza.

Se ammortizzi il costo del Telo e del ricevitore in due anni, insieme alle tariffe mensili, parlerai di più di $ 32,50 al mese, che è comunque molto più alto, ad esempio, di qualcosa come Magic Jack, ma è anche considerevolmente più economico del costo del terreno linee.

Naturalmente non si tratta solo di risparmiare sui costi. Si tratta di ottenere il massimo dal servizio Google Voice. E devo dirtelo, dopo quasi tre anni con Google Voice, nonostante le complessità e le seccature per ottenere il sistema che voglio funzioni nel modo in cui voglio che funzioni, non voglio darlo su. Ci sono troppi vantaggi tangibili.

Prossimo: dove tutto è andato fuori strada e cosa consiglio...

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Dove è andato fuori dai binari

Abbiamo utilizzato questa soluzione Mark II per circa 18 mesi. Per i primi mesi è stato complesso, ma tollerabile. Abbiamo scoperto di ricevere molte lamentele sulla qualità della voce. Attribuisco questo meno all'Ooma e più alla connessione tra l'ambiente VoIP digitale e i telefoni analogici a cui eravamo collegati. Ciò è stato in qualche modo confermato quando abbiamo utilizzato il ricevitore HD2 per le chiamate; la qualità delle chiamate ha avuto meno lamentele.

Poi, circa cinque o sei mesi fa, la mia linea Google Voice ha smesso di funzionare nell'Ooma. Non riuscivo proprio a ricevere chiamate. Ho provato tutte le solite soluzioni, incluso l'accesso alla dashboard di Google Voice e l'attivazione e disattivazione di Google Chat. Ho impostato e ripristinato tutto e semplicemente non funzionava. Sono stato tagliato fuori dalle chiamate in arrivo.

Stranamente, la linea di mia moglie ha funzionato. Ma ricorda che la sua era la linea Ooma principale e la mia era una seconda linea molto compromessa.

Ho contattato Ooma per chiedere aiuto, sia telefonicamente (lasciando il numero di mia moglie per la risposta) che via e-mail. Aria morta. L'agente PR precedentemente reattivo era irraggiungibile. Niente.

La mia linea telefonica non funzionava e l'azienda non rispondeva per più di un mese. Ho dovuto trovare un'altra soluzione, che è la soluzione Mark III che descriverò nel prossimo articolo.

Alla fine, ben dopo essere passato alla soluzione sostitutiva, l'azienda mi ha contattato. Avevano cambiato agenzia di pubbliche relazioni e apparentemente nessuno ha pensato che fosse una buona idea rispondere alle mie chiamate finché la nuova agenzia non fosse stata a bordo. Non è una buona pratica.

Di conseguenza, la soluzione Ooma è in un cestino nel mio garage. Probabilmente potrei fare un sacco di tentativi per farlo funzionare ora che l'azienda sta rispondendo contattato di nuovo, ma dato che comunque riscontravamo problemi di qualità delle chiamate e reclami, ho deciso di trasferirmi SU.

Quindi, consiglio Ooma?

Quasi due anni fa, quando ho scritto questo articolo, ho detto "Consiglio assolutamente la soluzione Ooma, con alcuni avvertimenti". Tali avvertenze erano:

1. Ooma non semplifica la configurazione, quindi dovrai lavorare (e probabilmente chiamarli molto) per farlo funzionare.
2. Abbiamo avuto alcuni gravi problemi di qualità delle chiamate all'inizio. Probabilmente dovrai anche parlare con loro per risolvere eventuali problemi di qualità delle chiamate esistenti.
3. Non so nulla della stabilità finanziaria o dei finanziamenti di Ooma. Facciamo totale affidamento sulla loro infrastruttura VoIP e sulla loro continua capacità di rimanere in attività.
4. Siete disposti a spendere i soldi che costa questa soluzione?

A parte questi avvertimenti, devo dire che sono rimasto molto favorevolmente colpito dal team di Ooma. Erano sinceramente disposti ad aiutare, finché non sono rimasti offline per alcuni mesi.

Google Voice non è chiaramente al centro dell'attenzione dell'azienda e dato che Google non supporterà più XMPP dopo maggio 2014, è possibile che le estensioni Google Voice di Ooma non funzionino più da quel momento. Per me si sono rotti presto.

Ora, dopo la mia esperienza con Ooma e Google Voice, direi questo. Se stai cercando una buona soluzione VoIP e non hai bisogno di Google Voice, considera Ooma. È piuttosto impressionante. Tuttavia, se sei un utente sicuro di Google Voice, potresti voler cercare altrove. Ed è proprio di questo che parlerò il mio prossimo articolo...

Prossimo nella nostra serie: Google Voice e Skype: ripensare GV e la soluzione di telefoni fissi

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