เคล็ดลับการบริหารเวลา: วิธีสร้างการประชุมที่ได้ผล

การประชุมเป็นปัญหาสำหรับธุรกิจยุคใหม่ พนักงานที่เบื่อหน่ายอาจเสียเวลาชีวิตไปหลายเดือนโดยพยักหน้าเมื่อพวกเขาสามารถทำอะไรที่มีประสิทธิผลมากขึ้นได้

การวิจัยชี้ให้เห็น พนักงานโดยเฉลี่ยเข้าร่วมการประชุมทั้งหมด 60 ครั้งต่อเดือน และ 30 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทำงานสูญเปล่าในกระบวนการนี้

เคล็ดลับการบริหารเวลาที่ดีที่สุดสำหรับผู้บริหารคืออะไร? ZDNet พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญสี่คนที่ให้ความเห็นเกี่ยวกับการประชุมที่รัดกุมและประสิทธิผลของพนักงาน

1. ใช้เวลาห้านาทีแรกกับจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์

Andy Williams CIO ระดับโลกของ Save the Children กล่าวว่าทิศทางการประชุมที่แข็งแกร่งเป็นกุญแจสำคัญในเรื่องเวลา ความสำเร็จของการจัดการ - เริ่มต้นด้วยการถามผู้คนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ในตอนเริ่มต้นของแต่ละรายการ รวมตัวกัน

“น่าเสียดายที่เป้าหมายของการประชุมไม่ได้ชัดเจนสำหรับทุกคนเสมอไป” เขากล่าว “ถ้าคุณใช้เวลาห้านาทีแรกกับเป้าหมาย มันสามารถสร้างผลกระทบที่ยิ่งใหญ่ได้ การมีความชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นจะทำให้คุณไม่มีเวลาถึง 45 นาทีและสงสัยว่าการประชุมนั้นจำเป็นหรือไม่"

วิลเลียมส์กล่าวว่าสื่อการอ่านที่เตรียมไว้ล่วงหน้าและวาระการประชุมที่รัดกุมสามารถช่วยได้เช่นกัน แม้ว่าจะไม่รับประกันความสำเร็จก็ตาม แม้ว่าจะมีการเตรียมการที่ถูกต้อง แต่บางครั้งการประชุมก็สามารถเริ่มต้นได้โดยไม่ต้องมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักอยู่ในห้อง ในสถานการณ์เช่นนี้ ความเป็นผู้นำที่เข้มแข็งถือเป็นสิ่งสำคัญ

“คุณต้องถามตั้งแต่เริ่มแรกว่าการประชุมสามารถบรรลุเป้าหมายตามความเป็นจริงได้หรือไม่” เขากล่าว “การประชุมเรียกได้ว่าไร้ความคิด แต่หากคุณแสดงท่าทีอย่างรอบคอบ แม้ว่าจะเป็นเพียงช่วงห้านาทีแรกของการประชุม ก็สร้างความแตกต่างได้มาก"

2. หยุดผู้คนไม่ให้หลงเข้าไปในธุรกิจด้านอื่น

Omid Shiraji CIO ชั่วคราวของสภา Camden มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดมากในการประชุม เขามีแนวทางที่เข้มงวดทั้งในด้านเวลาและเนื้อหา “ผมยืนกรานที่จะเขียนเอกสาร 48 ชั่วโมงก่อนการประชุม” เขากล่าว “ฉันไม่อนุญาตให้ใครหยิบยกธุรกิจอื่นใด หากคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง ให้จัดไว้ในวาระการประชุม” และตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่ามีการดำเนินการเมื่อสิ้นสุดการประชุมที่มีข้อจำกัดอย่างเข้มงวด ซึ่งทุกการกระทำย่อมมีเจ้าของและวันที่"

แล้วพนักงานของเขารู้สึกอย่างไรกับกฎเกณฑ์ในการประชุม? ปฏิกิริยาดังกล่าว ชิราจิบอกว่าผสมปนเปกัน “บางคนมีความสุขที่มันเน้นไปที่ผลลัพธ์” เขากล่าว “มีคนคิดไตร่ตรองและคิดว่าเราไม่มีเวลาพอที่จะคิดอย่างลึกซึ้ง แต่โครงสร้างบังคับให้คนต้องวางแผนและนั่นช่วยให้เกิดประสิทธิภาพ"

Shiraji กล่าวว่าเขามักจะเสนอชื่อใครสักคนให้เขียนบันทึกการประชุมและสนับสนุนให้แต่ละคนใช้สไตล์ของตัวเอง หมายเหตุเหล่านี้เผยแพร่ไปทั่วทีมผู้นำด้าน IT ผ่านทาง Yammer เนื้อหาได้รับการพิสูจน์แล้วว่าน่าสนใจมาก จนผู้คนภายนอกทีมไอทีได้เข้าร่วมกลุ่มเพื่อรับทราบความคืบหน้าในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

บทเรียนที่ Shiraji กล่าวว่าคือการจัดการเวลาที่ดีจะช่วยสร้างวงจรตอบรับที่แข็งแกร่ง และเขามองหาวิธีปรับปรุงการประชุมอยู่เสมอ “สิ่งหนึ่งที่เราเริ่มถามคือคำถามที่เราพิจารณาได้ช่วยทำให้ชีวิตของลูกค้าดีขึ้นหรือไม่” เขากล่าว "แม้ว่าจะต้องใช้เวลาในการฝัง แต่ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งในการสร้างโครงสร้างตามผลลัพธ์"

3. ใช้เทคโนโลยีการทำงานร่วมกันและระวังการนำเสนอ

ผู้นำด้านไอทีในปัจจุบันมักจะตกอยู่ภายใต้แรงกดดันเสมอ Poli Avramidis, CIO ของ Bar Council กล่าว เขากล่าวว่ากลยุทธ์การรับมือที่ดีที่สุดคือการยอมรับข้อเรียกร้อง “ฉันไม่มีงาน ฉันมีความรัก” Avramidis กล่าว “ฉันทำให้ตัวเองพร้อมตลอดเวลาและฉันก็ทำให้ดีที่สุด คุณต้องรักสิ่งที่คุณทำ หากคุณมีความมุ่งมั่น ปัญหาเรื่องการบริหารเวลาจะหมดปัญหาน้อยลง"

สำหรับ CIO ที่ยังต้องการควบคุมสมุดบันทึกให้เข้มงวดมากขึ้น กลยุทธ์บางอย่างสามารถช่วยได้ Avramidis กล่าวว่าผู้บริหารระดับสูงควรเตรียมพร้อมเสมอที่จะตั้งคำถามถึงความถูกต้องของการประชุม พวกเขาควรใช้เทคโนโลยีอย่างเต็มที่และเตรียมพร้อมในการสื่อสารจากภายนอกสำนักงาน

“อย่าเดินทางไปที่นั่นสองชั่วโมงแล้วกลับมาประชุมหนึ่งชั่วโมง” เขากล่าว "ใช้เทคโนโลยีที่คุณสามารถใช้ได้ เช่น Skype และหากจองการประชุมไว้หนึ่งชั่วโมงแต่ทุกอย่างเสร็จสิ้นภายในยี่สิบนาทีก็เตรียมที่จะเรียกให้หยุดชะงัก ผู้คนไม่ควรรู้สึกว่าจำเป็นต้องเติมเต็มเวลาที่ถูกกันไว้”

CIO ควรระมัดระวังในการปล่อยให้ผู้นำเสนอส่งผลต่อรูปแบบความเป็นผู้นำของพวกเขา ผู้บริหารรายย่อยสามารถกินส่วนสำคัญของวันหัวหน้าเทคโนโลยีได้ Avramidis กล่าวว่าการมอบหมายงานเป็นเครื่องมือสำคัญในชุดอุปกรณ์ CIO “ให้อำนาจแก่ผู้คนในการทำสิ่งต่างๆ ในนามของคุณ” เขากล่าว

4. มุ่งเน้นไปที่การเสริมอำนาจ ความเป็นเจ้าของ และการส่งมอบ

"คำแนะนำด้านการจัดการเวลาที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้นำด้านไอทีคือการคิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับการสร้างทีม ความชัดเจนในการเป็นเจ้าของและการมอบอำนาจ รวมถึงวิธีที่ทีมส่งมอบเป็นสิ่งสำคัญ" Richard Corbridge, CIO ของผู้บริหารบริการสุขภาพในไอร์แลนด์กล่าว

หัวหน้าฝ่ายเทคโนโลยีจะต้องจับตาดูลำดับความสำคัญต่างๆ อย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดจะไม่ถูกมองข้าม เขากล่าว

“CIO สมัยใหม่เป็นผู้นำด้านดิจิทัลสำหรับธุรกิจ” เขากล่าว "บทบาทนี้ไม่ใช่แค่การจัดการเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังได้รับประโยชน์สูงสุดจากโซลูชันดิจิทัลอีกด้วย"

เช่นเดียวกับ Avramidis Corbridge เชื่อว่าความต้องการมากมายของบทบาท CIO นั้นทำให้ความสามารถในการพึ่งพาผู้แทนที่เชื่อถือได้เป็นสิ่งสำคัญยิ่ง เขาใช้การประชุมพนักงานเพื่อส่งเสริมวิธีการทำงานที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

“ผู้นำทางดิจิทัลจะต้องมีความคล่องตัว ดังนั้นจึงต้องรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนและไว้วางใจ หากวิธีการทำงานนี้สามารถปลูกฝังลงในวัฒนธรรมของแผนกไอทีการบริหารเวลาของ CIO ได้ กลายมาเป็นทูตของเทคโนโลยีมากขึ้น และเป็นผู้ว่าการกระบวนการน้อยลง”

อ่านเรื่องราวความเป็นผู้นำทางธุรกิจและเทคโนโลยีเพิ่มเติม

• เหตุใด CIO จึงยังมีบทบาทในยุคเงาไอที
• คุณวุฒิมีความสำคัญต่องานด้านเทคโนโลยีมากแค่ไหน?
• การใช้สมาร์ทโฟนอย่างชาญฉลาด: วิธีเปลี่ยนกลยุทธ์มือถือของคุณให้มีความได้เปรียบทางการแข่งขัน
• วิธีนำเสนอไอเดียโปรเจ็กต์ที่ยอดเยี่ยมของคุณอย่างสมบูรณ์แบบ