Співробітники використовували низку інструментів для спілкування, починаючи від SMS, Gmail і Yahoo. Зараз Hersing отримує переваги від переходу на хмарний інструмент для співпраці з низькою початковою вартістю та легкою масштабованістю.
Корпорація Hersing є сінгапурським бренд-менеджером і постачальником послуг, який має диверсифікований бізнес у трьох основних сферах послуг: фінансові послуги, їжа та напої та меблі.
Здійснюючи операції в Південно-Східній Азії, її співробітники використовували різні канали для спілкування. Внутрішньо вони мали власну застарілу систему електронної пошти, тоді як її 5000 польових агентів використовували суміш інструменти обміну повідомленнями, такі як Gmail, Hotmail, Yahoo Mail або навіть миттєві повідомлення та служба коротких повідомлень (СМС).
«Персонал використовував будь-які інструменти, які мали під рукою, щоб надсилати повідомлення або запити, навіть важливі».
«Персонал використовував будь-які інструменти, які мали під рукою, щоб надсилати повідомлення або запити, навіть важливі», — сказав Девід Сі, помічник віце-президента з інформаційних технологій Hersing Corporation. «Тож це створило прогалини в комунікаційній системі та, безумовно, проблеми з аудитом».
Були також наслідки для клієнтів. Через численні канали обміну повідомленнями співробітники виявили, що електронні листи клієнтам іноді затримуються або фільтруються як спам, а вкладені файли втрачаються або пошкоджуються.
Це також ускладнювало співпрацю між відділами. «Нам потрібен був стандартизований корпоративний домен. Але створення локального середовища для обміну повідомленнями та спільної роботи для 5000 користувачів у кількох місцях для адаптації різних технологій вимагатиме великих інвестицій», — сказав Сі. «Було потрібно більше часу, більше робочої сили і, звичайно, набагато більше грошей. Це просто не мало сенсу».
Перехід до хмарної співпраці
Герсінг вирішив, що рішенням є хмарна платформа, яка дозволить розгортати однорідні технології в різних місцях, що також було привабливим завдяки моделі оплати за використання.
Прочитай це
Обговорення CxO: Gartner каже, що співпраця «забезпечуй і молись» не працюватиме
Читайте заразУ жовтні 2011 року Hersing розпочав перший етап переходу від застарілих систем компанії до хмарної платформи, вибравши продукт Microsoft Office365. Протягом двох місяців ІТ-команда запровадила зміни для 200 співробітників, перш ніж запровадити нову платформу електронної пошти для своїх 5000 польових агентів.
Хмарне рішення заощадило майже 100 000 доларів США завдяки відходу від локального рішення, за словами Херсінга. «Грунтуючись на наших прогнозах, ми впевнені, що ще приблизно 200 000 доларів США заощадять від витрат на ліцензування та адміністрування», — сказав Сі.
Співробітники Hersing почали ефективніше спілкуватися за допомогою стандартизованих миттєвих повідомлень, веб-конференцій і каналів обміну файлами. Ще одним плюсом стала додаткова можливість віддаленої ІТ-підтримки для співробітників, які подорожують.
«Без необхідності інвестувати у дорогу внутрішню інфраструктуру, компанія мала можливість масштабуватися відповідно до потреб бізнесу або коли ми виходимо на нові ринки», — сказав Сі.