Woolworths s'est associé à SAP SuccessFactors pour remplacer son système de paie vieux de 20 ans par un nouveau système de gestion du capital humain de bout en bout.
Depuis 20 ans, le géant australien de la vente au détail Woolworths fonctionne avec le même système de paie, ce qui signifiait que de nombreux processus étaient manuels et basés sur des formulaires, et que le système lui-même était arrivé en fin de vie. vie.
En effet, chaque année, 300 000 fax étaient envoyés, tandis que 465 000 modifications de données de base et 250 000 formulaires de congés annuels étaient soumis.
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Dans le même temps, l'ancienne plate-forme était composée de plus de 12 systèmes, qui reposaient fortement sur des systèmes sur site. des outils tels qu'Access et Excel, ainsi que certaines solutions internes prises en charge par le service informatique de Woolworths équipe. Cela signifiait qu'il y avait beaucoup de duplication de données et qu'il n'y avait pas de source unique de données de référence au sein de l'organisation.
S'exprimant lors du récent événement SAP Sapphire Now 2016 à Orlando, en Floride, Alison Merner, alors responsable des ressources humaines de Woolworths transformation, a déclaré que ce système avait un impact sur le niveau d'engagement des employés et sur le temps qu'ils y consacraient. tâches administratives. Elle a déclaré que cela avait déclenché la nécessité pour l'entreprise de remanier l'ensemble de sa fonction de ressources humaines il y a trois ans.
« Nous reconnaissons que pour que notre entreprise puisse perdurer et garder une longueur d'avance, nous devons engager efficacement les 198 000 employés de notre organisation pour pouvoir tenir nos promesses », a-t-elle déclaré.
L'entreprise a établi une stratégie dite RH pour se concentrer sur l'amélioration de quatre domaines clés: le recrutement, le développement et la rétention des talents; développer un plus grand leadership; simplifier les méthodes de travail au sein de l’organisation; et récompenser et reconnaître la contribution de ses employés.
« Ce dont nous avions besoin, c'était de processus simples qui allègeraient la charge administrative des RH et garantiraient que les supérieurs hiérarchiques puissent être responsables du développement de leurs collaborateurs, et les employés possèdent et gèrent leur propre carrière », Merner dit.
« [C'est] que nous pourrions avoir des buts et des objectifs clairs dans l'ensemble de l'organisation, visibles par les équipes et les unités commerciales, afin de garantir que nous étions alignés sur ce que nous voulions réaliser. D'un point de vue RH, c'était le début d'une amélioration continue en termes de personnes et de processus relationnels pour garantir que nous puissions mettre en œuvre cette stratégie en matière de ressources humaines.
Woolworths s'est engagé avec SAP pour fournir un système de gestion du capital humain de bout en bout sur la plateforme SuccessFactors. Le déploiement s'est déroulé en plusieurs modules: objectifs de performance, talent et réussite, paie et libre-service, apprentissage et récompense.
Bernadette King, directrice du programme HCM chez Woolworths, a souligné que la décision de Woolworths de développer ce nouveau Le système était important car il obligeait l'entreprise à décider si elle souhaitait rester sur site ou s'installer dans le système. nuage.
« Nous étions en mesure de décider si nous devions ou non opter pour une solution entièrement cloud. Nous avons décidé de passer à la suite SuccessFactors Talent, mais la décision clé que nous devions prendre concernait la centralisation des employés et la paie. À l'époque, rares étaient ceux qui avaient été mis en ligne sur une solution centralisée des employés ou sur la solution centrale de paie des employés », a-t-elle déclaré.
King a déclaré que la décision de passer au cloud était une décision claire basée sur plusieurs avantages, notamment coût de possession réduit, plus grande flexibilité, processus métier standardisés et sécurité améliorée conformité.
Dans le cadre de l'achèvement de la livraison du module talent et succession de l'entreprise en juillet 2015, Merner a déclaré que l'entreprise était en mesure de terminer le cycle de rémunération pour la première fois en ligne.
Parallèlement à la fourniture de tous les autres modules, l'entreprise a également mis en œuvre la mise en œuvre d'une centrale de paie et d'une gestion centralisée des employés, qui vient de s'achever au début du mois.
Même si Merner a déclaré qu'il était encore tôt, elle a souligné que 166 000 employés sont déjà payés via le système central de paie et qu'il y a eu 82 000 connexions au système; tandis que 10 000 modifications ont été apportées aux détails de l'emploi et 9 000 autres demandes de congé ont été effectuées en ligne.
À la suite de la refonte, Merner a déclaré que les employés de Woolworths ont désormais une visibilité sur leurs fiches de paie, leur solde de congés et un accès à un portail où ils peuvent mettre à jour leurs informations personnelles. des informations telles que les contacts d'urgence et les coordonnées bancaires, ainsi que les offres d'emploi au sein de l'entreprise - quelque chose sur lequel il était difficile d'obtenir des détails jusqu'à ce qu'une embauche soit effectuée. fait.
Divulgation: Aimee Chanthadavong s'est rendue à SAP Sapphire Now 2016 avec SAP.